Članak 1.
Ovim  Pravilnikom propisuje se postupak, način i uvjeti dodjele nagrada i priznanja Hrvatskog arhivističkog društva (u daljnjem tekstu: nagrade i priznanja).

Članak 2.
Nagrade i priznanja dodjeljuju se svake godine za vrijeme održavanja redovite Skupštine Hrvatskog arhivističkog društva.

Članak 3.
Nagrada se može dodijeliti članu Društva za:

• iznimne rezultate u ostvarivanju ciljeva Društva,
• unapređenje arhivske službe i arhivistike.

Priznanje se može dodijeliti pojedincu ili organizaciji koji nisu članovi Društva:

• za pomaganje u ostvarivanju ciljeva Društva u materijalnom ili bilo kojem drugom obliku

Članak 4.
Predsjedništvo Hrvatskog arhivističkog društva (u daljnjem tekstu: Predsjedništvo) svake godine određuje područja za koja će se dodijeliti nagrade i priznanja.

Članak 5.
Nagrade i priznanja dodijelit će se ako dostignuća udovoljavaju tehničkim, deskriptivnim, etičkim i drugim standardima arhivske struke koje je usvojilo Međunarodno arhivsko vijeće i ako proizlaze iz profesionalnih obveza te dodatnoga rada i zalaganja predloženika na područjima za koja se dodjeljuju nagrade i priznanja.   

Članak 6.
Nagrade i priznanje dodjeljuju se u obliku povelje.

Članak 7.
Povelja je veličine 35x25 cm, tiskana je na tvrdom papiru u srebrnoj boji.

Članak 8.
Prijedlozi za dodjelu nagrada i priznanja prikupljaju se javnim natječajem što ga raspisuje Hrvatsko arhivističko društvo, najkasnije do 1. veljače tekuće godine. Natječaj iz stavka 1. ovog članka objavljuje se najmanje u dva javna glasila. U tekstu natječaja iz stavka 1. ovoga članka objavljuju se uvjeti, područje, postupak i rok za dostavljanje prijedloga za dodjelu nagrada i priznanja, sukladno odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 9.
Prijedlozi za dodjelu nagrada i priznanja se podnose u pisanom obliku. Prijedlog za dodjelu nagrada i priznanja mora sadržavati:
1. ime/naziv i adresu predloženika,
2. područje za koje se predlaže dodjela nagrade, odnosno priznanja,
3. širi popis dostignuća na području ostvarivanju ciljeva Društva ili unaprjeđenja arhivske službe i arhivistike    
4. kratak opis predloženog dostignuća,
5. pisanu izjavu predloženika da želi sudjelovati u postupku izbora, sukladno odredbama ovog pravilnika,
6. ime/naziv i adresu predlagatelja,
7. ime ovlaštene osobe u pravnoj osobi predlagatelja i predloženika.
Uz prijedlog se prilaže potrebna odgovarajuća dokumentacija: objavljeni radovi, prikazi, kritike i dr.

Članak 10.
Prijedlozi za dodjelu  nagrada i priznanja dostavljaju se Povjerenstvu za dodjelu nagrada i priznanja Hrvatskog arhivističkog društva (u daljnjem tekstu: Povjerenstvo) u roku 45 dana od dana objave u sredstvima javnog priopćavanja.

Članak 11.
Povjerenstvo čini pet članova i jedan zamjenik. Članove Povjerenstva imenuje Predsjedništvo Hrvatskog arhivističkog društva  na vrijeme od 4 godine vodeći računa o zastupljenosti specijalista iz pojedinih stručnih područja arhivistike te o regionalnoj zastupljenosti. Predsjednik Hrvatskog arhivističkog društva član je Povjerenstva po funkciji.

Članak 12.
Povjerenstvo radi i odlučuje na nejavnim sjednicama. Predsjednika Povjerenstva i zamjenika predsjednika Povjerenstva članovi Povjerenstva biraju na prvoj sjednici. Povjerenstvu predsjeda predsjednik, a u slučaju njegove spriječenosti zamjenik. Povjerenstvo vodi zapisnik o radu. Stručne i administrativno-tehničke poslove Povjerenstva za dodjelu nagrada i priznanja Hrvatskog arhivističkog društva obavlja tajnik Hrvatskog arhivističkog društva. Povjerenstvo donosi poslovnik o svom radu.

Članak 13.
Povjerenstvo donosi odluke većinom glasova svih članova. Povjerenstvo javnim glasovanjem odabire kandidate za dodjelu nagrada  i priznanja. Kada je za dodjelu nagrada i priznanja predložen koji od članova Povjerenstva, on ne može sudjelovati u radu Povjerenstva o prijedlozima za nagrade ili  priznanja za područje za koje je predložen. U slučaju iz stavka 3. ovoga članka odsutnog člana Povjerenstva zamjenjuje izabrani zamjenik. Član Povjerenstva koji se ne suglasi s odlukom Povjerenstva može tražiti da se njegovo izdvojeno mišljenje s obrazloženjem unese u zapisnik sjednice povjerenstva.

Članak 14.
Povjerenstvo može zatražiti od stručnih ustanova ili pojedinaca ocjenu dostignuća na području za koji se predlaže dodjela nagrada i priznanja.

Članak 15.
Povjerenstvo može zatražiti dopunu prijedloga od predlagatelja ako utvrdi da prijedlog nije podnesen sukladno odredbi članka 9. stavka 1. ovog Pravilnika. Rok za dopunu prijedloga je 5 dana od dana zaprimljenog zahtjeva za dopunu. Ako predlagatelj ne dopuni prijedlog u roku iz stavka 2. ovog članka, smatra se da prijedlog nije niti podnesen.

Članak 16.
Povjerenstvo može donijeti odluku da se priznanja i nagrade iz pojedinih područja neće dodijeliti u tekućoj godini, ako ocijeni da podneseni prijedlozi ne ispunjavaju uvjete propisane člankom 5. i 9. ovoga Pravilnika. Prosudba o prijedlogu dodjele nagrada i priznanja mora biti u skladu s Pravilnikom o radu Povjerenstva (čl. 12. ovog Pravilnika).

Članak 17.
Povjerenstvo, nakon što je razmotrilo sve prijedloge, za svako područje obavlja uži odabir do najviše tri predloženika za dodjelu nagrada i tri predloženika za dodjelu priznanja radi podnošenja konačnog prijedloga na odlučivanje Skupštini Hrvatskog arhivističkog društva. Imena i/ili nazive predloženih Povjerenstvo je dužno čuvati kao tajnu do svečane sjednice Skupštine.

Članak 18.
Konačni odabir predloženika obavlja i odluku donosi Skupština Hrvatskog arhivističkog društva tajnim glasovanjem.
 

Članak 19.
Povelju o nagradi odnosno priznanju potpisuje predsjednik Hrvatskog arhivističkog društva. Nagrade i priznanja nagrađenima, nakon održane redovne Skupštine Hrvatskog arhivističkog društva na kojoj je donesena odluka o nagradama i priznanjima, uručuje predsjednik Hrvatskog arhivističkog društva ili osoba koju predsjednik ovlasti.
 

Članak 20.
Odluka o dodjeli priznanja i nagrada objavljuje se u časopisu "Arhivski vjesnik" Hrvatskog državnog arhiva ukoliko se s tim složi uredništvo dotičnog časopisa.
 

Članak 21.
O dobitnicima nagrada i priznanja Hrvatskog arhivističkog društva vodi se posebna evidencija s odgovarajućom dokumentacijom. Evidenciju iz prethodnog stava vodi i čuva tajnik Hrvatskog arhivističkog društva.
 

Članak 22.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja odluke Skupštine Hrvatskog arhivističkog društva o njegovom prihvaćanju, a bit će objavljen u Arhivskom vjesniku.