Lakić, Zdenka: Koji su najteži problemi kod obrade i opisa gradiva?
II. kongres hrvatskih arhivista,
Okrugli stol: Obrada i opis arhivskog gradiva
Dubrovnik, 2005.
Zdenka Lakić, arhivist
Državni arhiv u Slavonskom Brodu
1. Obrada gradiva
Najteži problem kod obrade gradiva svakako je podjela gradiva na fondove i serije, te iskazivanje količine gradiva u serijama kod malih fondova gdje serije sadrže vrlo malo gradiva.
Kod podjele gradiva na fondove do teškoća dolazi zbog dilema oko količine gradiva koja može činiti fond iako se u Preporuci o uvjetima i načinu oblikovanja arhivskog fonda i arhivske zbirke lijepo kaže da: "Obrazovanje fonda nije uvjetovano količinom nastale i sačuvane arhivske građe". ( Arhivi i arhivsko gradivo: Zbirka pravnih propisa 1828-1997, Zagreb,1998., str.280.), te kruta klasifikacijska shema fondova koja je proizašla iz zakonske i pravne regulative dok je praksa često kasnila za zakonskim odlukama i promjenom društveno-političkog uređenja.
Mali fondovi, osobito stariji, gotovo u pravilu sadrže gradivo koje kod stvaratelja nije bilo registraturno sređeno. Problemi se, međutim, pojavljuju i kod novijih fondova jer su stvaratelji često mijenjali sustav odlaganja spisa te u istom fondu imamo primjenu odlaganja gradiva po odjelima i arhivskim znakovima, a kasnije samo po klasifikacijskim oznakama, zajednički za sve odjele zajedno. Zato nije moguće dosljedno primjenjivati nijedan kriterij za osnivanje serija, ni formalni (administrativno tehnički po odjelima ) ni sadržajni (po klasifikacijskim oznakama) kod utvrđivanja serija. Zbog aljkavosti u odlaganju spisa mnogo se spisa nađe izvan sustava odlaganja itd.
Nepostojanje softvera za obradu arhivskog gradiva ostavlja nas na primitivnom stupnju obrade gradiva bez korištenja širokih mogućnosti koje danas pruža računalna obrada podataka. Neki arhivi posjeduju svoje programe, u drugima se pojedinci snalaze kako znaju, ako za to imaju volje, dok neki rade strogo klasično. Računalna razmjena podataka u takvim uvjetima je gotovo nemoguća kao i izrada boljih sadržajnih (predmetnih) analiza i kazala. Čekamo ARHIS!
2. Najteži problemi kod opisa gradiva su sljedeći:
- Nepostojanje podataka o stvarateljima u dosijeima stvaratelja, nepostojanje shematizama za određene djelatnosti, nedostatak literature i drugih izvora za istraživanje povijesti stvaratelja u regionalnim centrima i istovremeno nepostojanje stručnog knjižničara koji bi razmjenom, ili na druge načine pomagao u prikupljanju potrebne literature i podataka;
- Nepostojanje kontroliranog pojmovnika ( tezaurusa ) arhivske struke i arhivskog gradiva, kao i metodološke, teoretske, nedorečenosti struke u pogledu korištenja izvorne terminologije iz arhivskog gradiva u obavijesnim pomagalima;
- Nepostojanje softvera za primjenu međunarodnih standarda pri izradi obavijesnih pomagala za konvencionalno i, osobito, nekonvencionalno arhivsko gradivo kao i za vođenje svih drugih evidencija. Nestrpljivo čekamo ARHIS!
Ažurirano (Ponedjeljak, 21 Prosinac 2009 11:49)