Simić, Denis i Validžić, Damir: Zahtjevi i pretpostavke Norme ISO 15489
38. savjetovanje HAD-a
Vodice, 2002.
Denis Simić,
Ministarstvo znanosti i tehnologije
Damir Validžić,
Ministarstvo vanjskih poslova
ZAHTJEVI I PRETPOSTAVKE NORME ISO 15489
(sažetak izlaganja)
U uvodnom dijelu Norma ISO 15489 odgovara na osnovna pitanja:
Od pretpostavki Norme: odlučnosti uprave, odgovornosti, utvrđene politike i strategije, materijalni h uvjeta, osposobljenosti kadrova, kontrolnih mehanizama, normativnog okruženja, više je pažnje posvećeno:
Analiza u kojoj mjeri su zahtjevi norme pokriveni u postojećim propisima u RH pokazala je da iznimno razvijen zakonski okvir u RH od arhivskih, administrativnih i posebnih propisa koji se izravno ili neizravno dotiču spisovodstvenog sustava.
- svrhe
- namjene,
- načina
- što normira
- na kakve se zapise odnosi
Od pretpostavki Norme: odlučnosti uprave, odgovornosti, utvrđene politike i strategije, materijalni h uvjeta, osposobljenosti kadrova, kontrolnih mehanizama, normativnog okruženja, više je pažnje posvećeno:
- normativnom okruženju
- odgovornosti
- obrazovanju
- nadzoru i kontroli.
Analiza u kojoj mjeri su zahtjevi norme pokriveni u postojećim propisima u RH pokazala je da iznimno razvijen zakonski okvir u RH od arhivskih, administrativnih i posebnih propisa koji se izravno ili neizravno dotiču spisovodstvenog sustava.
Odgovornost za provođenje Norme je u prvom redu na upravi koja je zadužena i odgovorna da osigura provođenje utvrđene politike i strategije te da stvori uvjete u kojima će se svi postupci obavljati nesmetano, pravilno, poštujući zahtjeve Norme, ali i posebno postojeće propise. Obrazovanje članova uprave, stručnjaka za spisovodstvo kao i svih zaposlenih koji dolaze u dodir sa spisima neophodno je i treba biti permanentno. Nužna je uspostava i funkcioniranje nadzora poglavito unutrašnjeg kojeg Norma zahtjeva, a koji uspješno može biti uspostavljen tek ako se prethodni uvjeti zadovolje. Nadzor i kontrola ne iz straha pred sankcijama, već kao dio poslovnog procesa usmjeren na što bolje funkcioniranje ustanove i organizacije u cjelini.

