Rubčić, Darko: Stanje i prioriteti rada vanjske službe u Hrvatskoj

38. savjetovanje HAD-a
Vodice, 2002.

Darko Rubčić,
Državni arhiv u Zagrebu

STANJE I PRIORITETI RADA VANJSKE SLUŽBE U HRVATSKOJ
(sažetak izlaganja)

Razvoj arhivske službe, odnosno prikupljanje arhivskog gradiva kroz stoljeća, prirodno je nametnuo blisku suradnju između arhivista i djelatnika u pismohranama. U Hrvatskoj, već krajem 19.stoljeća, jasno je naglašena povezanost pismohrane i arhiva ( kao programsku osnovu odredio dr. Bojničić osnivanjem Viestnika Zemaljskog arhiva). Međutim, ona je praktično saživjela tek nakon 1945.godine ustrojem službe zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva, popularno nazvane "vanjske službe".

U svijetu, suradnja stvaratelja i arhiva manifestirala se kroz druge oblike, (npr. u Francuskoj "misije " arhivista, u Kanadi jedinstven program obrazovanja za arhiviste i djelatnike u pismohranama te pojava records managera). Kod nas sve nabrojeno bila je i još uvijek jest vanjska služba.

Vanjska služba kao ustrojbena jedinica unutar arhiva, specifičan je oblik suradnje arhiva i stvaratelja arhivskog gradiva. Mogli bismo je nazvati premosnicom između ta dva subjekta. Njezini osnovni zadaci jesu nadzor, evidentiranje, vrednovanje, odobravanje izlučivanja i preuzimanje arhivskog gradiva. Ona služi akvizicijskoj politici arhiva i bez adekvatne vanjske službe nemoguće je sustavno obavljati zaštitu arhivskog gradiva, kao dijela kulturne baštine jednog naroda.
Danas sve više uviđamo da nije dovoljno, obaviti nadzor nad arhivskim gradivom u nastajanju. Moramo se aktivnije, upotrijebio bih izraz agresivnije, uključiti u cjelokupni životni ciklus dokumenta, znači pratiti ga od nastanka do uporabe. To podrazumijeva konstruktivnu ulogu arhivista u izradi pravnih propisa i stručnih standarda vezanih uz nekonvencionalne medije.
Status Vanjske službe u posljednjih 50 godina doživljavao je određene promjene koje su se odnosile, u prvom redu, na ulogu koju je imala prema stvarateljima arhivskog gradiva, odnosno u kojoj se funkciji kod njih pojavljivala (sjetimo se naziva “administrativni inspektor” (upravna funkcija) za kojim neki i danas žale), dok danas Vanjska služba u svom djelovanju akcentira ulogu zaštite i očuvanja pisane baštine na svom području. U kakvom će se obliku pojavljivati u budućnosti, nije presudno, ali je sigurno da će zadatke vanjske službe uvijek netko u nekom obliku izvršavati. Na to će utjecati društveno političke promjene, tehnološki napredak kao i uloga arhiva u društvu koja će se na određeni način mijenjati, a time i profil obrazovanja i način rada arhivskih djelatnika.

Prioriteti i budućnost rada vanjske službe

Na temelju prikupljenih informacija, o stanju vanjskih službi u Hrvatskoj, koje su pristigle anketiranjem svih Arhiva te na osnovu višegodišnjeg praćenja rada istih, neophodno je poduzeti slijedeće korake:

kadrovi i struktura (osnažiti vanjsku službu brojčano, te što je još važnije stručno, znači adekvatne naobrazbe i afiniteta (uz stručne djelatnike VSS, svakako odgovarajući evidentičar (SSS), a valja razmisliti o potrebi osobe s odgovarajućim informatičkim znanjem, radi davanja uputa o zaštiti gradiva na novim medijima - takav djelatnik ne mora biti vezan samo za Vanjsku službu)
kontinuiran rad na vlastitoj edukaciji, praćenju zbivanja drugih arhivističkih zajednica i trendova (Primjena i prilagodba ponajboljih iskustava, ali kritički, bez doslovnog preslikavanja propisa koji ne odgovaraju našoj faktičnoj i zakonskoj praksi i okruženju.
nužno je povećanje utjecaja na aktivan život dokumenta - za sad nemamo nikakove ovlasti glede uredskog poslovanja, niti u kontroli izvršenja, a kamoli u kreiranju sustava, što se vrlo nepovoljno odražava na stanje gradiva kad jednom dođe u pismohranu, da ne govorimo kad završi u arhivu.
hitno i neodložno poboljšati kvalitetu suradnje s odjelima za sređivanje i obradu gradiva unutar arhiva, i to ne suradnje formalnog karaktera, već stvarno korištenje njihovih stručnih potencijala (proizišlih iz gradiva i evidencija). To bi znatno pojačalo učinkovitost vanjske službe
ujednačiti rad vanjskih službi (evidencije, nadzor, primopredaja)
obaviti vrednovanje stvaratelja gradiva, na temelju čega je potrebno izraditi kvalitetnu kategorizaciju kao osnovu akvizicijske politike arhiva. Prilikom svrstavanja stvaratelja u pojedine kategorije ( I, II, III, kateg.) potrebno je služiti se zadanim kriterijima (Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, NN 90/02), poštujući posebnosti određenog područja i značaja stvaratelja u tom okruženju.
premještanje težišta rada vanjskih službi na arhivsko gradivo
izraditi popise gradiva (opći, granske, posebne)
poboljšanje kvalitete i intenziteta edukacije stvaratelja, do konačnog sustavnog rješenja njihove izobrazbe.
riješiti problem (djelomično, jer su nam zakonske mogućnosti sužene) gradiva kod privatnih vlasnika, realizacijom postojećih zakonskih propisa (prvenstveno se misli na formiranje Upisnika privatnih vlasnika arhivskog gradiva), koji će nam ipak proširiti mogućnost nadzora i prikupljanja informacija o ovom važnom dijelu arhivske baštine.

Sve dosad nabrojeno nije ostvarivo ako ne osiguramo mehanizme za realizaciju i i ne poradimo na vlastitoj dosljednosti u provođenju zakonom propisanih zadataka u cilju zaštite arhivskog gradiva.

Ažurirano (Ponedjeljak, 21 Prosinac 2009 14:10)