39. savjetovanje HAD-a
Karlobag, 2003.

Radmila Dujmović,
Krunoslava Čuljat,
Gradski zavod za automatsku obradu podataka - Zagreb


UREDSKO POSLOVANJE –  IZLUČIVANJE GRADIVA U PISMOHRANI
(sažetak izlaganja)


Uredba o uredskom poslovanju daje pravne okvire razvoja projekta automatiziranja poslova prijema i obrade akata. Pod pojmom automatiziranog postupka prijema i obrade akata podrazumijeva se automatizirani prijem, evidentiranje i delegiranje primljenog akta, praćenje obrade akata na način koji sadržava osnovne podatke o predmetu, te njegove otpreme, odnosno arhiviranja.

Projektom Uredskog poslovanja podržavaju se poslovi pisarnice i pismohrane. Povezivanjem izlučivanja gradiva u pismohrani s postojećom aplikacijom Uredskog poslovanja, taj postupak se uvelike olakšava. Djelatnici pisarnice primjenom aplikacije Uredskog poslovanja unose u baze podataka podatke o predmetima onako kako to propisuje Uredba. Postojeći podaci nadopunjuju se specifičnim podacima koji su djelotvorna pomoć djelatnicima pismohrane pri izlučivanju gradiva. Uz dosje unosi se orijentacijski rok čuvanja za dosje, a uz predmet rok čuvanja za predmet izražen u godinama i/ili kalendarski datum do kojeg se predmet čuva.

Postupak izlučivanja odvija se u nekoliko faza :

• Gradski ured za opću upravu donosi prijedlog za provođenje postupka izlučivanja s određenim datumom, te ga upućuje Državnom arhivu u Zagrebu
• Državni arhiv u Zagrebu donosi odobrenje za izlučivanje svih predmeta kojima je do predloženog datuma istekao rok čuvanja
• Na temelju popisa registraturnog gradiva koje se predlaže za izlučivanje, Gradski zavod za AOP izrađuje sintetičke i analitičke popise gradiva

Na temelju analitičkog popisa moguće je provesti izlučivanje gradiva s točnošću do nivoa predmeta i svih njegovih akata, a ne kao do sada do nivoa klase.
Uvidom u predmet, aplikacija daje sigurnu informaciju da li je predmet arhiviran i s kojim datumom, te da li je predmet izlučen i s kojim datumom.