39. savjetovanje HAD-a
Karlobag, 2003.

Hrvoje Kirić,
Elizabet Kuk,
Hrvatski državni arhiv

IZRADA KATEGORIZACIJE ZA TIJELA DRŽAVNE UPRAVE:
KATEGORIZACIJA  –  TEMELJ AKVIZICIJSKE POLITIKE ARHIVA
(sažetak izlaganja)

Tekst izlaganja, kao što sam naslov upućuje, odnosi se na izradu kategorizacije za tijela državne uprave. Također, izlaganje zahvaća i nešto širi kontekst. Razmatra se tzv. "stara" kategorizacija (Popis imalaca arhivske i registraturne građe prve i druge kategorije u nadležnosti Arhiva Hrvatske, NN15/1989), nastavlja se s osvrtom na inozemno iskustvo u izradi, postupcima i principima oko kategorizacije (kanadsko iskustvo kao reprezentno), a zaključuje se s onim što je polazište i naslov teme: izrada kategorizacije za tijela državne uprave. Riječ je o izradi tzv. "nove" kategorizacije. U tom pogledu navode se razlike u pristupu staroj i novoj kategorizaciji (stara kategorizacija polazila je od imatelja kao subjekta nadzora, nova polazi od stvaratelja kao subjekta nadzora, stara kategorizacija razvrstavala je subjekte nadzora prema vrstama organizacija odnosno institucionalnoj hijerarhiji, dok je nova primarno okrenuta prema djelatnostima i funkcijama stvaratelja i sl.). Navode se i sličnosti u pristupu (i stara i nova kategorizacija moraju konzultirati formalno-pravne okvire kako bi doznale o djelatnostima i funkcijama stvaratelja, uvažavati i konzultirati postojeće evidencije i uvažavati prioritete uvriježene nadzorne politike odnosno dosadašnji izbor stvaratelja te nadzorne politike i sl.). Nadalje, tekst izlaganja zaokreće prema inozemnim iskustvima, referirajući se poglavito na kanadsku praksu. Upravo kanadsko iskustvo polazi od kategoriziranosti stvaratelja prema njihovom djelokrugu, djelatnostima, i što je najvažnije – njihovim funkcijama. To znači da se stvaratelji ne tretiraju primarno hijerarhijski (Predsjednik, Vlada, parlamanet, ministarstva) već se stvarateljima dodjeluje kategorija s obzirom na važnost odnosno specifičnost funkcija koju zahvaćaju. Dakako, kako god, pokazat će se da sama vrsta stvaratelja već unaprijed determinira važnost i primarnost funkcija nekog sistema odnosno šire – društva, ali isto tako, pokazat će se, da neka "beznačajna" vrsta stvaratelja, npr. neki Odbor, Vijeće ili sl., može referirati neku specifičnu ali izrazito važnu funkciju istog sistema odnosno društva – a koja nije obuhvaćena djelatnošću temeljnih institucija. Takav će Odbor, odnosno takvo će Vijeće, temeljem takvog rezoniranja, dospjeti u prvu kategoriju. Zaključno, izlaganje tematizira postupke, principe i iskustva na izradi "nove" kategorizacije.

Za sada je u izradi kategorizacija za tijela državne uprave. Postupak se sastoji u tome da se prvo popišu sva ikako istaknuta tijela od državnog značaja. Principi za njihovo kategoriziranje variraju od pozicioniranosti u upravnoj hijerarhiji, preko djelokruga i djelatnosti do funkcija koje zahvaćaju – last but not least, štoviše, oni počinju od funkcija stvaratelja. Iskustva žele ukazati na probleme na koje se nailazi tijekom rada na kategorizaciji (šturost, nepostojanje ili nemarnost propisa kao jednih od izvora za kategorizaciju, jednostavna nemogućnost da se utvrdi odnosno locira postojanje određenog detektiranog stvaratelja i dr.).

Kategorizacija ili makrovrednovanje, kao uostalom i svi drugi zadaci vanjske službe kao što su evidentiranje, mikrovrednovanje (odnosno odabiranje i izlučivanje), nadzor i preuzimanje, proizlaze iz zakonske obveze prikupljanja arhivskog gradiva, odnosno u funkciji su zaštite dokumenata. Podlogu za organizaciju poslova čini nadležnost arhiva. U stručnom smislu kategorizacija se zasniva na evidencijama, a s obzirom na značaj, mora se vršiti po jedinstvenim kriterijima na cijelom području države.

Budući je zbog količine gradiva nemoguće procjenjivati i analizirati svaki pojedini dokument, kategorizacija se kao prethodno vrednovanje provodi nad čitavim arhivskim cjelinama, odnosno ukupnim gradivom pojedinog stvaratelja: stvaratelji gradiva razvrstavaju se u kategorije ovisno o značenju cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem. Smisao kategorizacije sastoji se u određivanju ustanova od kojih će arhivi preuzimati gradivo i nad kojima će obavljati pojačani nadzor, ali također i u određivanju redoslijeda sređivanja gradiva i izrade informativnih pomagala, određivanja redoslijeda konzervacije i restauracije, mikrofilmskog snimanja u zaštitne svrhe, utvrđivanja prioriteta u poduzimanju mjera zaštite u slučajevima opasnosti i sl. Ipak, kao vrlo važan kriterij kod vrednovanja arhivskog gradiva i dalje ostaje sadržaj i to kod kategorizacije ne treba smetnuti s uma.

Akvizicija ili preuzimanje arhivskog gradiva u arhive sastavni je dio procesa vrednovanja i odabiranja arhivskog gradiva, odnosno njegova posljednja faza, u kojoj se očituju kvantitativni i kvalitativni rezultati vrednovanja u obliku odabranog i preuzetog arhivskog gradiva. Politiku preuzimanja arhivskog gradiva od strane arhiva utvrđuju metodologija, načela i kriteriji vrednovanja arhivskog gradiva. Dobro definirana načela i kriteriji su odlučujući faktori. Na odgovornost, stručnost i objektivnost pri vrednovanju obavezuje i Etički kodeks arhivista, prihvaćen na XIII. Međunarodnom kongresu arhiva 1996. u  Pekingu koji određuje da arhivisti moraju čuvati integritet arhivskog gradiva i na taj način pružiti jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti.