U domaćoj i stranoj literaturi, u zakonodavstvu, u praktičnome radu arhivskih djelatnika, u razgovorima i razmjeni iskustava, kao i na stručnim skupovima, arhivski djelatnici prepoznaju kategorizaciju stvaratelja arhivskoga gradiva kao postupak koji je presudan za sveukupan pristup određenoj cjelini gradiva, bilo na terenu,  bilo u procesu preuzimanja u arhiv, odnosno u postupku njegove stručne obrade i opisivanja.
U ranijim pristupima govorilo se i o kategorizaciji stvaratelja i o kategorizacija imatelja arhivskoga gradiva. Važeći Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN 90/02) govori o kategorizaciji stvaratelja. To ima svoju vrijednost i težinu osobito u pristupu gradivu koje je u nastajanju, ali u hrvatskim prilikama posebno i stoga što gradivo nekadašnjih stvaratelja relativno često mijenja svoga imatelja. Učestale promjene društvenih i političkih struktura, te izmjene odnosa prednika i slijednika, staratelja i imatelja arhivskoga gradiva, u praksi stvaraju nemale poteškoće
Kriteriji razvrstavanja stvaratelja arhivskoga gradiva u odnosu na značenje cjeline gradiva nastaloga njihovim djelovanjem, sasvim su jasni i neprijeporni.
S obzirom na njih, međutim, poseban osvrt treba napraviti iz perspektive područnih arhiva. Oni osjećaju da u obzir moraju uzimati ne samo funkcije, nadležnosti i položaj s obzirom na obavljanje pojedinih djelatnosti unutar struktura, nego, također, uvažavati i regionalni i lokalni karakter svoje uloge, budući da druge arhivske ustanove koje bi taj karakter uzimale u obzir uopće ne postoje. Informacijska, kulturna i povijesna vrijednost gradiva, pak, često prisiljava arhivske djelatnike da mijenjaju i prilagođavaju zadane kriterije.