Jedan od temeljnih zadataka službe za zaštitu arhivskoga gradiva izvan arhiva jest nadzor nad gradivom stvaratelja i imatelja, a što je definirano člankom 43. al.3. Zakona o arhivskome gradivu i arhivima, u kojemu stoji da "državni arhivi obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskog gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuju mjere njegove zaštite".

Upravo zbog važnosti toga segmenta, stručni djelatnici dotičnih službi već dulje vrijeme nastoje oko standardizacije postupaka koji se tiču nadzora, ali jednako tako, nastoje i oko uobličavanja standardnih dokumenata koji će dotične postupke pratiti. Jedna od posljednjih takovih akcija započela je 2002., kada je oformljena radna skupina koja je trebala donijeti prijedloge svih obrazaca koji prate postupke nadzora. Skupinu je činilo četiri arhivista iz vanjskih službi Državnoga arhiva u Karlovcu, Rijeci, Zagrebu te iz Hrvatskoga državnoga arhiva, te je iznesen prijedlog o obaveznim i preporučenim obrascima. Budući na godišnjem savjetovanju arhivista u Vodicama koje je potom usljedilo nije došlo do konačnoga dogovora oko prihvaćanja ili neprihvaćanja istih, a tema je konstantno aktualna, svrha ovoga izlaganja bit će predstavljanje dotičnih, ali unekoliko promijenjenih obrazaca, u skladu s novim arhivskim propisima, odnosno, s novim spoznajama proizašlima iz prakse arhivske službe.

Kao obavezni obrasci koji prate postupak nadzora, predlažu se:

•  ovlaštenje stručnome djelatniku
•  godišnji plan nadzora
•  zapisnik o nadzornome pregledu
•  rješenje o mjerama
•  opomena zbog neizvršavanja mjera
•  izvješće o kontrolnome pregledu
•  prekršajna prijava
•  (kaznena prijava)

Kao preporučeni obrasci predlažu se:

• mjesečni operativni plan nadzornih pregleda (kod arhiva u kojima dotičnu službu obavlja jedan do dva djelatnika, dovoljan će biti i kvartalni operativni plan)
• pismena obavijest o nadzornome pregledu
• rokovnik za praćenje propisanih mjera
• službene bilješke o drugim kontaktima sa stvarateljima/imateljima (telefonski ili na licu mjesta savjeti, pomoć, upute,…)

Prilikom izlaganja ponuđeni obrasci će se kratko prokomentirati, uz pojedine napomene o važnijim elementima svakoga od njih, te se svakako očekuju pitanja i primjedbe sudionika..

Osim pitanja nadzornih postupaka, na izlaganju će biti ponuđen i katalog ostalih poslova vanjske službe, koji proizlaze iz pozitivnih zakonskih propisa, te također dokumentacija koja prati njihove postupke i provjeru provođenja.

Ponuđeni katalog sastoji se od sljedećih poslova:

• vođenje evidencija
• nadzor nad gradivom izvan arhiva
• nadzor nad izlučivanjem
• odobravanje internih pravilnika o zaštiti gradiva
• suglasnosti na posebne popise gradiva s rokovima čuvanja
• preuzimanje gradiva
• obavljanje stručnoga savjetovanja
• izdavanje informacija iz službenih evidencija
• statistička izvješća

Kroz izlaganje će biti intenzivirano pitanje svrhe i dobrobiti koja proizlazi iz standardizacije postupaka. U tome smislu dva su bitna elementa koja se postižu ovakovim pristupom: jedan je povećanje učinkovitosti, budući svaki standardizirani postupak i obrazac bitno smanjuju vrijeme potrebno za pripremu i obavljanje nekoga rada; dok je druga, ne manje bitna korist, uspostavljanje vjerodostojnosti arhivske službe na cijelome prostoru Republike Hrvatske. Naznačit će se, kao jedna od poteškoća uspostave takove vjerodostojnosti, i nedorečenost zakonskih odredbi, odnosno, neusklađenost podzakonskih akata sa Zakonom o arhivskome gradivu i arhivima.