Cilj ovoga rada je ukazati na nužnost nastavljanja procesa standardiziranja i normiranja rada arhivske službe Republike Hrvatske, odnosno na važnost ugrađivanja kriterija razvoja službe u arhivsko zakonodavstvo.

Standardizacija i normiranje u arhivskoj službi je svakako značajan korak prema organiziranom razvoju i modernizaciji arhivskih ustanova (posebice državnih arhiva). Proces standardiziranja i normiranja rada naše službe započet je utvrđivanjem državnog statusa arhivskih ustanova (1993). Zakonom o ustanovama), nastavljen je donošenjem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (1997.) kao i donošenjem odgovarajućih provedbenih propisa. To je proces koji niti nakon donošenja svih predviđenih zakonskih provedbenih propisa neće biti okončana, već će njegov daljnji razvoj određivati naša svakodnevna praksa. Standardizacija i razvoj službe su teme o kojima bi struka uvijek imala i morala ponešto reći.
Utvrđivanje nužnog minimuma u pogledu prostora, kako radnog tako i spremišnog, kadrova, opreme pa i načina rada pojedinih odjela unutar službe, trebalo bi stvoriti temelj za rješavanje trenutnog, a za državnu službu i nedopustivog stanja, u kojem poneke arhivske ustanove nemaju niti minimum radnih uvjeta. Isto tako, možemo konstatirati da postoji i određeni nesrazmjer u odnosu broja zaposlenih službenika, (koji opet ovisi o raspoloživim radnim uvjetima) s jedne strane te zaduženja utvrđenih Zakonom i drugim propisima, s druge strane, koja su naravno jednaka za sve arhive. Sigurno je da bi ujednačenost našeg rada, prvenstveno našeg nastupa prema imateljima arhivskog gradiva kao i korisnicima gradiva u arhivima, doprinosila pozitivnijoj društvenoj percepciji ove službe.
Normiranje i standardizacija trebaju olakšati proces planiranja rada, osiguranja nužnog radnog prostora kao i osnovne principe djelovanja arhivske službe Republike Hrvatske. Na ovaj način utvrđena mjerila i principi detaljnije su razrađena do sada objavljenim provedbenim propisima (do sada je objavljeno ukupno osam pravilnika). Analizom donesenih propisa možemo konstatirati da su utvrđeni temelji za postojanje i funkcioniranje službe, no i dalje nam nedostaju osnovni kriteriji razvoja. Mislim da utvrđivanjem minimuma nismo osigurali razvoj službe već njenu stagnaciju. Jedna od osnovnih karakteristika predmeta našeg rada, dakle arhivskog gradiva, je da je ono neprestano u nastajanju, što je osim onog prirodnog procesa prilagođavanja službe zahtjevima života suvremenog društva, dovoljan razlog da ova služba itekako mora razmišljati o svom razvoju.
S problemom nedostatka pravih razvojnih kriterija suočila sam se, nastavljajući rad svojih prethodnika, pri pokušaju da u Državnom arhivu u Sisku stvorim, prije svega normalne (zadovoljavajuće) radne uvjete i, naravno, zadovoljavajući smještaj za gradivo koje se zbog nedovoljnog prostora za njegov smještaj u Arhivu još uvijek nalazi kod imatelja i to nerijetko u neadekvatnim uvjetima. Normaliziranje uvjeta rada bilo je moguće samo do određene mjere koju nam je opet diktirala količina raspoloživog prostora. Pokazalo se da je povećanje radnog i spremišnog prostora osnovni preduvjet bez čijeg zadovoljenja ova ustanova ne može na zadovoljavajući način izvršavati sve svoje zakonom utvrđene obveze.
Nakon višegodišnjih pokušaja da se pronađe adekvatno rješenje dogradnja postojeće zgrade u Frankopanskoj ulici u Sisku pokazala se kao najbrže i najjeftinije rješenje. Ovim zahvatom trajno ćemo riješiti problem nedostatka radnog prostora i time ne samo normalizirati uvjete rada već stvoriti tehničke pretpostavke za daljnji razvoj ustanove i stvoriti uvjete za adekvatan smještaj gradiva koje se još uvijek nalazi kod imatelja.
No, odgovore na pitanja kako odrediti potrebne radne i smještajne kapacitete, kako utvrditi neophodan broj stručnih djelatnika pa i namještenika, kako utvrditi količinu i kvalitetu neophodne i prateće opreme, nisam pronašla u pozitivnom arhivskom zakonodavstvu. Sa sličnim problemima susrest će se neminovno i eventualni osnivač neke nove arhivske ustanove koji bi u skladu sa Pravilnikom o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva (objavljenom u svibnju 2004. NN br. 65.) prilikom osnivanja arhiva treba izraditi studiju opravdanosti i izvedivosti u kojoj osim utvrđivanja postojanja minimalnih uvjeta za rad novoga arhiva, mora izraditi i procjenu potrebnoga spremišnog, radnog i korisničkog prostora i pripadajuće opreme, utvrditi broj i strukturu potrebnoga stručnog, administrativnog i pomoćnog osoblja. Ovaj Pravilnik doduše rješava neke od dotadašnjih dilema, na primjer utvrđuje neophodan broj stručnih djelatnika za obradu gradiva na svakih 1000 dužnih metara gradiva kao i broj djelatnika na zaštiti gradiva u arhivu na svakih 2000 dužnih metara, ali kriterij utvrđivanja broja neophodnog pratećeg osoblja – namještenika, nije utvrđen niti ovim niti bilo kojim drugim propisom.
Kao temelj za stvaranje planova razvoja službe, odnosno eventualnu izradu studija o opravdanosti osnivanja novih arhiva, mogla bi poslužiti precizna vizija tipičnog, idealnog arhiva, utkana u pokušaj izrade normativa i standarda arhivske djelatnosti na nivou Republike Hrvatske 1987. godine (nije nikada realiziran do kraja) utvrđenog prema kriteriju količine gradiva smještenog u njegovim spremištima.
Pri formiranju razvojnih kriterija službe trebalo bi razmotriti i utvrđivanje određenih ustrojbenih jedinica koje bi morale imati u svom sastavu sve arhivske ustanove. Pri tom naročito mislim na dilemu oko nužnosti postojanja stručnih knjižnica pri arhivskim ustanovama kao i stručnih laboratorija za restauriranje i konzerviranje arhivskog gradiva.
I na kraju, istakla bih ovdje još jedan problem koji bitno utječe na opći dojam društva o ovoj službi, a to je neujednačenost našega poslovanja. Ova neujednačenost proističe dijelom iz nedorečenosti postojećih propisa, ali dijelom je nastala i zbog njihova neprimjenjivanja. Posebno značajnim smatram ujednačenost naših postupaka pri obavljanju nadzora nad zaštitom gradiva kod imatelja kao i ujednačenost našega nastupa pri izdavanju gradiva na korištenja, rješavanju zahtjeva stranaka, a naročito naplati usluga arhiva.

1. Gradivo Historijskog arhiva u Sisku, opći spisi 1977.: "Jedinstvene orjentacione norme rada u arhivima Socijalističke Republike Srbije"
2. Gradivo Historijskog arhiva u Sisku, opći spisi 1987.: "Normativi i standardi u arhivskoj djelatnosti SR Hrvatske - Prijedlog"

Literatura:
1. Arhivistički standardi i postupci Državnog arhiva Quebeca, Zagreb 1944.
2. Zakon o ustanovama, (NN br. 76/1993.)
3. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN br. 105/1997.)
4. Pravilnik o korištenju arhivskog gradiva (NN br. 67/1999.)
5. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN br. 90/1999.)
6. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN br. 90/2002.)
7. Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN br. 90/2002.)
8. Pravilnik o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci (93/2004.)
9. Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/2004.)
10. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN br. 63/2004.)
11. Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva (65/2004.)
12. Standardi za narodne knjižnice u Republici Hrvatskoj