Molnar, Branka: Metodologija izrade obavijesnih pomagala za obiteljske i osobne fondove i zbirke u Državnom arhivu u Zagrebu

40. savjetovanje HAD-a
Topusko, 2004.

Branka Molnar,
Državni arhiv u Zagrebu

METODOLOGIJA IZRADE OBAVIJESNIH POMAGALA ZA OBITELJSKE I OSOBNE FONDOVE I ZBIRKE U DRŽAVNOM ARHIVU U ZAGREBU

Pravilnik o evidencijama u arhivima člankom 2. definira obavjesna pomagala kao jednu od evidencija koje se vode u državnim arhivima, a člankom 22. preciznije opisuje njihovu namjenu, vrstu i sadržaj.

Primjena ISAD(G)-a pri izradi obavjesnih pomagala u Državnom arhivu u Zagrebu počela je 1998. godine, ali nije dovela do bitnih promjena u odnosu na dotadašnju praksu arhivističkog opisivanja fondova i zbirki.

Inventari nastali u Državnom arhivu u Zagrebu prije primjene ISAD(G)-a sadržavali su sve elemente opisa koji su bitni za međunarodnu razmjenu opisane obavijesti o fondu i pružali su sve elemente obavijesti iz područja opisa "Identifikacija/prepoznatljivost", "Kontekst", "Sadržaj i ustroj". Nakon uvođenja ISAD (G)-a inventari su prošireni elementima iz sljedećih područja opisa: "Dostupnost i uvjeti korištenja jedinice opisa", "Dopunski izvori", "Napomene" i "Kontrola opisa". I dalje je zadržana dotadašnja praksa da se u inventarima daje obavijest o valorizaciji fonda. Osim ISAD(G)-a, prilikom izrade obavjesnih pomagala u Državnom arhivu u Zagrebu primjenjuju se i druge međunarodne norme, naročito ISAAR (CPF) i MARC.

Svakodnevni rad na gradivu nameće potrebu stalnog preispitivanja. arhivista. Inventar mora biti točan, jasan, nedvosmislen i precizan, ali prije svega razumljiv, jer tek onda je gradivo na koje se odnosi dostupno.

Ako strukturu inventara prikažemo shematski na primjeru jednog obiteljskog fonda, ona može izgledati ovako:

NASLOVNA STRANICA INVENTARA
TEKSTUALNI DIO INVENTARA (opis fonda i serija)
INVENTARNI POPIS (opis pojedinačnih opisnih jedinica)
PRILOG 1 . (npr. Konkordantska tabela starih i novih signatura)
PRILOG 2. (npr. Popis literature i Bibliografija)
PRILOG 3. (npr. Rodoslovno stablo tvorca fonda)

U praksi, u inventarima postoje dvije vrste opisa. Prvu vrstu opisa nalazimo u početnom, takozvanom "tekstualnom dijelu" inventara gdje se opisuje cjelina fonda ili serije, a ponekad i nižih razina. Druga vrsta opisa primjenjuje se u drugom dijelu inventara, u inventarnom popisu koji sadrži opis pojedinačnih opisnih jedinica.
Osim prema položaju unutar obavjesnog pomagala, ovi opisi razlikuju se i prema svom sadržaju, opsežnosti i vizualnom prikazu.

1. Tekstualni dio inventara

Opis u tekstualnom dijelu inventara relativno je opširan, ponekad se sastoji od desetak stranica i čita se u kontinuitetu poput knjige. Danas taj opis u potpunosti podliježe standardu ISAD(G) i ISAAR i pratećim normama, te sadrži 26 pretpostavljenih elemenata u sedam skupina. Važno je znati da su, bez obzira na klasifikacijsku određenost fonda ili zbirke, temeljna pravila sastavljanja ovog opisa jednaka za sve fondove i zbirke.

Prije primjene ISAD (G)-a, tekstualnom dijelu inventara uvijek je prethodila neka vrsta kratkog sumarnog opisa fonda, njegove "osobne iskaznice".

Taj sumarni opis, napušten nakon uvođenja ISAD(G)-a, sadržavao je sljedeće rubrike (na primjeru osobnog fonda NUGENT ALBERT):

Redni broj arhivskog fonda u pregledu Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ, SRH, Bgd.1984. 847
Redni broj arhivskog fonda u Općem inventaru Državnog arhiva u Zagrebu 847
Naziv arhivskog fonda Osobni fond NUGENT ALBERT
Mjesto - sjedište stvaraoca fonda Zagreb, Beč, London
Raspon godina postojanja stvaraoca fonda 1816. – 1896.
Raspon godina sačuvanog arhivskog gradiva [1803./1815.] 1816./1888.
Količina arhivskog gradiva u arhivskim jedinicama 1 kutija
Arhivska obavjesna pomagala Analitički inventar / AI

i redovno je završavao opisom u jednom retku, na primjer:
847. NUGENT ALBERT – Zagreb, Beč, London; (1816.– 1896.), [1803./1815.] 1816./1888., kut. 1; AI

Opis u tekstualnom dijelu inventara sadržavao je nekoliko poglavlja, koja su zadržana i nakon uvođenja ISAD(G) standarda. Ta su poglavlja imala sljedeće naslove:

Povijesna bilješka o fondu
Povijesna bilješka o tvorcu fonda
Sadržajna fizionomija i valorizacija fonda
Klasifikacijska shema fonda

Sadržaj pojedinih poglavlja je sljedeći:
Povijesna bilješka o fondu: podaci o:

načinu preuzimanja gradiva u Arhiv
primopredajnom zapisniku
evidentiranju u Urudžbenom zapisniku Arhiva
evidentiranju u Knjizi ulaza arhivskog gradiva

Povijesna bilješka o tvorcu fonda: naziv i historijat stvaratelja fonda

Sadržajna fizionomija i valorizacija fonda: podaci o:

količini gradiva u fondu
vremenskom rasponu gradiva
postojanju vremenskih i sadržajnih praznina, odnosno o cjelovitosti i homogenosti gradiva
vrstama gradiva u fondu
jeziku i pismu u gradivu
koja su arhivistička načela primijenjena prilikom sređivanja fonda
kakav je poredak gradiva u fondu, odnosno, kakva je uspostavljena struktura fonda
serijama u fondu, odnosno: naziv pojedinih serija (i njima pripadajućih podserija), njihov sadržaj, vremenski raspon i količina gradiva
valorizacija fonda

Klasifikacijska shema fonda: shematski prikaz serija i podserija

2. Inventarni popis
Druga vrsta opisa, odnosno inventarni popis, sadrži kratke i sažete opise svih pojedinih opisnih jedinica. Opis svake opisne jedinice sadržan je u jednom retku i raspoređen obično kroz četiri ili pet rubrika:

signatura opisne jedinice,
sadržaj,
vremenska oznaka,
napomena

Sastavljanje ovog opisa je delikatan posao. U praksi, proces njegove izrade nije se bitno mijenjao uvođenjem ISAD (G)-a zato što su temeljna načela koja preporučuje taj standard (opis od općega ka posebnome, obavijesti prilagođene razini opisa, neponavljanje obavijesti i povezivanje opisa) već od ranije ugrađena u osnove sređivanja arhivskih fondova u Državnom arhivu u Zagrebu.

Za izradu dobrog inventarnog popisa najvažnija je pravilna i dosljedna primjena terminologije, naročito u rubrici "sadržaj". Drugim riječima, u inventarnom popisu jedan od najvažnijih zahtjeva je dosljednost, tj za jednaki sadržaj treba rabiti jednaku terminologiju. Osim toga, ovdje je naročito važno da korištena terminologija bude jasna, precizna, točna i razumljiva dok aproksimacije treba izbjegavati. Tako se, na primjer, ne treba bojati izraza "signatura opisne jedinice", ako smo se odlučili za njega. Mogli smo se odlučiti za izraz "oznaka opisne jedinice", ili neki drugi, važno je samo da se zna što taj izraz znači i da ga se dosljedno koristi. Jednako tako, ako smo, na primjer, odlučili rabiti izraz "primljena korespondencija" onda taj izraz treba ponavljati svaki put kad se radi o gradivu toga sadržaja, a ne jednom ga opisati kao "primljena pošta", drugi put kao "pasivna korespondencija" ili nekako drugačije. Jer, kad se sastavlja inventarni popis, istovremeno treba razmišljati o pojmovima koji će ući u kontrolirani terminološki rječnik, u tezaurus. Tek iz nedvosmislenih termina moći ćemo napraviti dobar tezaurus. S druge strane, dobro sastavljen tezaurus olakšat će i pojednostavniti opis arhivskog gradiva.

To, s druge strane, zahtijeva postojanje određene discipline unutar arhiva ili odjela za sređivanje i obradu arhivskog gradiva kako bi se postigla ujednačenost opisa na institucionalnoj razini. Tek onda će i istraživači moći jasno prepoznati naš arhivistički opis i pravilno citirati podatke o korištenim izvorima.

Neke vrste arhivskog gradiva, na primjer tiskovine i fotografije traže primjenu većeg broja rubrika inventarnog popisa. Za njih smo u Državnom arhivu u Zagrebu kreirali specifične inventarne popise.

Tako inventarni popis serije PLAKATI koja se nalazi u sastavu zbirke TISKOVINE sadrži tri skupine rubrika:

rubrika: FORMALNA OBRADA:

Redni broj
Broj kopija
Naslov
Podnaslov
Namjena
Mjesto održavanja događaja zapisanog na plakatu
Vrijeme održavanja događaja zapisanog na plakatu
Izdavač plakata (naziv i sjedište)
Godina izdanja plakata
Tiskara (naziv i sjedište)

rubrika: MATERIJALNI OPIS:

Dimenzije u cm
Boja
Tehnika

rubrika: SADRŽAJNA OBRADA:

Osoba vezana uz plakat, njezina uloga
Tema
Vremenska odrednica
Geografska odrednica
Napomena

Inventarni popis zbirke MEMORANDUMI sadrži sljedeće rubrike:

Redni broj
Naziv tvrtke, vlasnik
Sjedište tvrtke
Vremenska odrednica
Boja
Sadržaj
Napomena

Inventarni popis zbirke FOTOGRAFIJE sadrži sljedeće rubrike:

signatura
broj kopija
namjena
naslov
podnaslov
sadržaj
fotograf
vremenska odrednica
geografska odrednica
fotografski postupak
polaritet
format
boja
napomena.

U sva tri slučaja radi se o opisivanju gradiva koje pruža tekstualnu i vizualnu informaciju i koje, osim svog dokumentarnog značaja, ima i estetsku vrijednost, te je potrebno opisati i njegov fizički izgled.

Iz navedenih primjera vidi se da kreiranje inventarnog popisa traži izvjesnu fleksibilnost i prilagodbu opisa vrsti gradiva. Arhivist mora posjedovati određeni senzibilitet koji će mu omogućiti da njegov opis pojedinih jedinica opisa bude cjelovit, informativan i dovoljno sažet. Opisujući fond ili zbirku, arhivist nastoji istraživaču pružiti potpune, točne i provjerene informacije o onome što se u fondu ili zbirci nalazi, upućujući ga na ono što tek treba istražiti. Inventar time postaje katalizator za nova područja istraživanja. Istovremeno, sadržavajući standardizirani opis, indeksirane termine i obavijesti o dopunskim izvorima, inventar postaje dijelom veće cjeline, jedinstvenog arhivskog informacijskog sustava.

Ažurirano (Ponedjeljak, 28 Prosinac 2009 16:22)