Već duži niz godina pokušava se riješiti pitanje ustroja arhivske službe na  području bivše općine Dubrovnik, a danas Dubrovačko-neretvanske županije. Bila je to često tema brojnih sastanaka na tadašnjim razinama jedinica lokalne samouprave, a kasnije i onima nastalim nakon osamostaljenja Republike Hrvatske i njenim preustrojem na županije, gradove i općine. O istome se raspravljalo ne tako rijetko i u brojnim znanstvenim, intelektualnim i javnim krugovima poglavito u gradu Dubrovniku i gradu Korčuli, no sve rasprave zadržale bi se na razini deklarativnog koncenzusa svih o iznimnoj vrijednosti dubrovačkoga arhiva i želji da se «otvori korčulanski arhiv». Držim kako se danas s jedne kvalitetne vremenske distance može slobodno kazati da na žalost ni od strane stručnih arhivističkih krugova nije bilo znatnijih organiziranih inicijativa u pravcu kvalitetnih rješenja, izuzimajući dakako djelo ravnatelja gospara Mata Kapovića koji uspijeva 1982.godine od tadašnje općine Dubrovnik za potrebe gradnje novih arhivskih spremišta dobiti, odnosno kupiti zemljište. U promišljanjima kako ustrojiti arhivsku službu na području cijele naše Županije, koja bi jamčila ne samo kvalitetno čuvanje i obradu postojećeg arhivskog gradiva koje je u Državnom arhivu u Dubrovniku (dalje u tekstu: Arhivu), već i nadzor nad stvarateljima registraturnog gradiva ili arhivskog gradiva u nastajanju, došlo se do zaključka da je potrebno ustrojiti Sabirni arhivski centar Metković-Ploče-Opuzen i Sabirni arhivski centar za otok Korčulu i Lastovo kao ustrojstvene jedinice Arhiva, čemu je prethodila odluka Ministra kulture od 16.listopada 2002. kojom je promjenjena  nadležnost Državnog arhiva u Splitu nad Neretvom i dodjeljena našem Arhivu.  Istovremeno je kao temeljni kriterij za organizaciju Arhiva i rješavanje prostora postavljeno jasno razdvajanje usluga Arhiva na način da se u Palači Sponza zadrže oni arhivski fondovi i zbirke koji imaju zbog svog sadržaja i vremena nastanka prvenstveno znanstveno-istraživački karakter, a za novu zgradu Arhiva planirano je izmještanje iz arhivskih spremišta u Palači Sponza arhivskih fondova i zbirki od 1945.godine koji prvenstveno koriste građanima, te onoga registraturnog gradiva trajne vrijednosti odnosno arhivskog gradiva koje se nalazi u pismohranama stvaratelja. Isti kriterij primjenjen je i za Korčulu, gdje će u Palači Arneri biti ustrojen odjel za obradu i sređivanje starijega arhivskog gradiva, a u Žrnovu arhivski fondovi novijega vremena. Na ovaj način usklađuju se nepromjenjive gabaritne vrijednosti prostora spomenika kulture kakvi su Palača Sponza u Dubrovniku i Palača Arneri u Korčuli i arhivskih fondova koji se u njima imaju trajno čuvati, stručno i znanstveno obrađivati, koristiti i uopće javno prezentirati kao unikatna povijesna dokumentacija. Ne manje važno je istovremeno rješavanje vlasništva nad Palačom Sponza i statusa prava korištenja dijela Palače Arneri čime se trajno osigurava čvrsta pozicija Arhiva i perspektiva korištenja navedenih prostora kao iznimno vrijednih s obzirom na njihov karakter i lokaciju. Arhivsko gradivo koje će sukcesivno pristizati postalo je time problem organizacije prostora u objektima koji unatoč svojom jednako tako vrijednom arhitekturom austrijske vojarne u Gružu i stare škole u Žrnovu dozvoljavaju potpunu prilagodbu potrebama suvremenog arhiva. Bez namjere detaljnog izlaganja svih radnji koje su uslijedile od dana kada se prišlo realizaciji ideje novoga Arhiva u ex vojarni Gruž ipak moram naglasiti značaj dva ključna momenta; prvi je stvarna želja i nastojanje svih čimbenika, od Vlade Republike Hrvatske, Ministarstva kulture, Dubrovačko-neretvanske županije i Grada Dubrovnika, Državne agencije za osiguranje štednih uloga građana i sanaciju banaka i Dubrovačke banke, Ministarstva pravosuđa, Općinskoga suda u Dubrovniku i konačno Ureda državne uprave Dubrovačko-neretvanske županije, da se ovaj projekt uistinu i realizira; drugi je osiguranje vlastitih sredstava Arhiva ostvarenih vlastitom djelatnošću i prodajom zemljišta za potrebe kupnje dijela čestice zgrade i okolnog zemljišta, što u naravi jest prilazna cesta i parkiralište, te za potrebe financiranja izrade projektne dokumentacije. O složenosti ovog postupka govori i vrijeme njegova trajanja od svibnja 2000. godine do konačnoga ishodovanja pravomoćne građevne dozvole 14.studenoga 2003.godine. Ovim rješenjem zadovoljene su tri temeljne smjernice i to sigurnost, svrsishodnost i funkcionalnost prostora i organizacije rada u Arhivu. One osiguravaju da se arhivsko gradivo naslijeđeno od proteklih stoljeća, kao i ono koje pridolazi, čuva u što boljim uvjetima, kako za tekuće potrebe, tako i za buduća vremena, a ujedno arhivskim djelatnicima pružaju izrazito kvalitetne uvjete rada s konačnim ciljem da se javnosti tj.građanima omogući što efikasnije korištenje arhivskog gradiva. Izrađujući projektni zadatak kao osnovni dokument koji je bio podloga projektantu za projektiranje adaptacije, rekonstrukcije i dogradnje zgrade ex vojarne prvenstveno se, vodeći gore navedenim smjernicama, postavilo za cilj iznaći najkvalitetnije moguća rješenja, s obzirom da se radi o već zadanom objektu, vanjske i unutarnje komunikacije. Četiri su zasebna vida komunikacije i to; arhivskoga gradiva, djelatnika Arhiva, građana odnosno korisnika arhivskoga gradiva i gostiju Arhiva. Sve četiri komunikacije organizirane su na način da su zasebne u prostoru, izdvojene jedna od druge čime se omogućava njihovo istovremeno nesmetano odvijanje. Hod arhivskog gradiva od dolaska do zgrade, unošenja u prostor, čišćenja, oprašivanja i ostalih tretiranja, obrade, sređivanja, kartoniranja i konačnog smještanja na police riješen je osiguravanjem dostatnog prostora u prizemlju zgrade i vertikalne komunikacije teretnim dizalom s mogućnošću korištenja električnih viljuškara odnosno specijaliziranih prijevoznih sredstava  s obzirom na širinu hodnika i ulaze u spremišta na I. i II. katu zgrade. Ovim prostorima moguć je pristup isključivo djelatnika Arhiva u vrijeme trajanja radnoga vremena, i to ovisno o arhivskom gradivu koje isti obrađuje. Komunikacija dolaska djelatnika u svoje radne prostore-kancelarije i korisnika dijelom se podudara i omogućena je iz ulaznog prostora svojevrsne recepcije stubištem i liftom do III. kata gdje su planirani radni prostori za djelatnike i korisnike i to čitaonica, predavaonica, kancelarije i sanitarni čvor. Zasebnim stubištem i navedenim teretnim liftom osigurana je komunikacija djelatnika iz svojih radnih prostora odnosno kancelarija do arhivskih spremišta na I. i II. katu, dok ona nije moguća za korisnike i djelatnike stubištem i liftom kojim dolaze u zgradu. Suvremen elektronički sustav kontrole ulaska ograničava komunikaciju djelatnika na način da imaju pristup isključivo spremišnim prostorima u kojima se nalazi arhivsko gradivo koje oni obrađuju i o kojem skrbe. Time je jasno praktično preciziran i čimbenik odgovornosti. Kako bi se djelatnicima i građanima odnosno korisnicima arhivskog gradiva ujedno i vizualno pojednostavnilo kretanje primjenjeno je načelo da će sva ulazna vrata u spremišta i prostore kojima je ograničen pristup biti metalna od vatrootpornih materijala, a radni prostori i hodnici u kojima je nesmetan prolaz biti će odvojeni staklenim vatrootpornim stijenkama sa zvučnom izolacijom. Projektom je planirano zasebno krilo na III. katu, a odnosi se na dormitorij, stan domara, kancelariju i prostor za sastanke ravnatelja, djelatnika i gostiju Arhiva. Ovaj prostor ima zaseban ulaz i može se van radnoga vremena u cijelosti izolirati od navedenih službenih prostora Arhiva te i u to vrijeme ostati dostupan gostima Arhiva. Veličina pristupnih prostora arhivskim spremištima na I. i II. katu omogućava njihovo uređenje i za potrebe obrade i sređivanja arhivskog gradiva čime je isključena potreba njegova iznošenja u kancelarijske prostore. Cjelokupan prostor arhivskih spremišta imati će ugrađen računalni sustav i intranet mrežu tako da se djelatnici u istima njime mogu koristiti. Oba kata na kojima su spremišta imati će izdvojen sanitarni čvor s garderobom i čajnu kuhinju za odmor čime je omogućeno svakom djelatniku brzo i nesmetano korištenje istih bez nepotrebnog gubitka radnog vremena odlazeći na III.kat. U prizemlju zgrade planirani su prostori za odjel za restauraciju arhivskog gradiva i odjel za mikrografiju, reprografiju i digitalizaciju arhivskog gradiva te prostori za preuzimanje, obradu, sređivanje, čišćenje  i kartoniranje arhivskoga gradiva koje se preuzima u Arhiv. Dakako da se kod ovog rješenja vodilo računa i o kapacitetima smještaja arhivskoga gradiva. S obzirom da se radi o konstruktivno i statički iznimno kvalitetnoj građevini, gdje su u podlozi podova budućih arhivskih spremišta tzv. pruski svodovi građeni od cigle poprečno ojačani željeznom konstrukcijom, u koje će se inkorporirati armirano-betonska ploča, projektnim izračunom predviđeni su suvremeni sustava pokretnih regala kojima se ostvaruju i do 60% uštede prostora u odnosu na nepokretne sustave. Pretpostavka njihove ugradnje je statika zgrade s obzirom na opterećenja po metru kvadratnom koje ovaj sustav zahtjeva, koja je ovdje temeljem statičkih izračuna projektanta i više nego neupitna. U planiranom volumenu spremišnog prostora za trajno čuvanje arhivskoga gradiva na I. i II. katu zgrade projektom je osiguran smještaj cca 15 000 metara dužnih arhivskoga gradiva, čime je s obzirom na cca  3500 metara dužnih arhivskoga gradiva koje se ima prenijeti iz arhivskih spremišta u Palači Sponza i onih cca 2000 metara dužnih iz pismohrana stvaratelja, zadovoljen i kriterij osiguranja rezervnog slobodnog  prostora i to više od 100% od popunjenog spremišta. Taj prostor može se u međuvremenu po tržišnim cijenama ustupati poslovnim bankama koje su za njega već iskazale interes te i drugim institucijama u gradu Dubrovniku koje imaju takvu zakonsku i poslovnu potrebu.