Svim arhivistima potpuno je jasna činjenica da arhivsko gradivo nastaje negdje izvan arhivskih ustanova. Međutim, način kako doći do arhivskog gradiva, kako ga zaštiti, odnosno metode koje se koriste u međunarodnoj arhivskoj zajednici  različite su i nisu toliko poznate. Metodološka raznolikost uvjetovana je društveno-političkim uređenjem, stupnjem razvijenosti određene zajednice, njezinom standardu življenja, tj. razvojnim mogućnostima. Kao produkt cjelokupnog drušvenog proizvoda i segment arhivske službe razvija svoje metode i pruža nove mogućnosti u zaštiti pisane baštine.
Gledajući retrospektivno razvoj arhivske službe, kako u svijetu tako i kod nas, metode i razlozi zaštite arhivskog gradiva, ili bolje rečeno prikupljanje i čuvanje  bili su isti ili slični. Prikupljanje nije bilo organizirano, nego su određene okolnosti naprosto prisiljavale da se nešto sačuva jer se bez toga nije moglo dalje funkcionirati (npr. povlastice, kupnja, prodaja i sl.). Mora se priznati da je tada i takovog pisanog materijala bilo malo. Osobe koje su skrbile o najvažnijim dokumentima, bile su također malobrojne ili ih uopće nije bilo. Taj period u evoluciji arhivske službe poznat je pod imenom rizničko čuvanje arhivskog gradiva (naime  gradivo se čuvalo u škrinjama, riznicama, zajedno s ostalim dragocjenostima).
Razvojem društva, jačanjem pojedinih država metode zaštite, tj prikupljanja i čuvanja pisane baštine počinju se razlikovati. Jedan dio međunarodne zajednice uspostavlja organiziranu zaštitu arhivskog gradiva, dok drugi dio, onaj manje razvijeni, još uvijek ovisi o savjesnim pojedincima i zajednicama. Razlike koje su se pojavile nisu suštinske. Naime, radi se o sljedećem, i dalje svi moramo komunicirati sa stvarateljima gradiva, znači, komunikacija je temelj svih aktivnosti i osnovni metodološki pristup. Međutim, modeli putem kojih obavljamo zaštitu ponešto se razlikuju.
Dok kod nas arhivi još uvijek obavljaju niz stručno-tehničkih poslova (nadzor, savjeti u svezi s uvjetima čuvanja, sređivanja, izlučivanja i sl), u drugim zemljama taj dio posla obavljaju  stvaratelji.
Zanimljivo je da jedan dio arhivističke zajednice, u prvom susretu s terminom služba zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva u potpunosti ne razumije o čemu se radi ili pak misle da se radi o records managementu. Iz ove konstatacije možemo nazirati postojeću raznolikost u oblicima rada sa stvarateljima i zaštiti arhivskog gradiva izvan arhiva (u međunarodnoj arhivističkoj zajednici). Očito je da se mi još uvijek bavimo poslovima koje su kod njih preuzeli stvaratelji, odnosno records manager.
Nakon ove spoznaje logično postavlja se pitanje, zašto i mi ne učinimo isto ili nešto slično. U svakom slučaju bilo bi jednostavnije. Također, mogli bismo više vremena odvojiti na ostale zadatke arhiva i arhivistike. Kao što sam napomenuo, razvoj društva, oblik društvenog uređenja i niz drugih faktora, koji su preduvjet za prijelaz na novi metodološki pristup zaštiti, kod nas nisu u potpunosti uređeni i određeni. Zato moramo, aktivno sudjelovati u kreiranju preduvjeta kao polaznoj točci prema novim, kvalitetnijim oblicima rada. Kao top tema tog polazišta izdvaja se valorizaciju gradiva i paralelno kategorizacija stvaratelja istoga. To je onaj segment arhivske djelatnosti s kojim se stalno susrećemo i samo ga  započinjemo rješavati. U zadnjem desetljeću naša pozornost  bila je usmjerena u tom pravcu. Neke korake smo učinili, nažalost, nedovljno organizirano. Usudio bih se reći, valorizacija je bila prepuštena aktualnim situacijama koje su diktirale prioritete, i tako nas vraćale na početak. Ovom prigodom, naglašavam, bez obavljene valorizacije gradiva i kategorizacije stvaratelja istoga ne možemo očekivati poboljšanja u primarnoj zaštiti, niti možemo voditi sustavnu akvizicijsku politiku arhiva, a također ne možemo prijeći na novi način rada kojemu stremimo ili bolje rečeno kojim želimo krenuti.
Iz navedenog možemo zaključiti da ni naša sekundarna zaštita neće biti cjelovita čime se ugrožava osnovna funkcija arhiva.
Zaštita arhivskog gradiva u nastajanju realizira se u Hrvatskoj putem arhiva odnosno putem službe zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva.
Kako to danas činimo?
Iako je poznato, dobro je ponoviti. Članak 43. stavak 3., 4., 5. i 6. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97)  jasno određuje koje poslove treba obaviti arhiv odnosno služba zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva. Također u bliskoj svezi s navedenim su članci 7- 17., istoga Zakona. Ono što je bitno za ovo izlaganje jesu načini kako u praksi provodimo naše zakonske obveze. Drugo, što je važno za temu našeg savjetovanja, jest standardizacija tih metoda.

Svi arhivi u Hrvatskoj obavljaju nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskog gradiva putem redovitih općih  i izvanrednih pregleda. Nakon utvrđenog činjeničnog stanja sačinjavaju zapisnik koji bi trebao sadržavati sve relevantne  podatke o zaštiti gradiva. Detalji, odnosno sastavni dijelovi zapisnika su opće poznati ili bi to trebali biti. O pojedinim elementima zapisnika više će govoriti sljedeći izlagatelji koji će predložiti određene standarde, kojih bi se morali pridržavati. Razloge, nadam se nije potrebno posebno navoditi.

Drugi korak, koji se pokazao vrlo važnim u zaštiti arhivskog gradiva izvan arhiva, jest izdavanje pismenog rješenja o zadanim mjerama koje su utvrđene zapisnikom o redovnom ili izvanrednom pregledu. Pokazalo se da stvaratelji ozbiljnije pristupaju izvršavanju svojih obveza ako su dobili zapisnik i na temelju njega rješenje. U bliskoj vezi sa navedenim nalazi se kontrola zadanih mjera. Ovaj oblik zaštite u praksi se pokazao kao vrlo efikasno pomagalo u realizaciji primarne zaštite. Nažalost, njegova primjena od strane nas arhivista nije konstanta. Često se preskače ili se uopće ne primjenjuje. Razlog je vjerojatno u neprepoznavanju vrijednosti ovog elementa zaštite.

Treći korak u zaštiti arhivskog gradiva izvan arhiva je nadzor nad odabiranjem i izlučivanjem gradiva. Ovaj segment zaštite od izuzetne je važnosti, iako sam primjetio da se smatra najjednostavnijim i olako se izdaju suglasnosti na zahtjeve koji pristižu u arhiv. Iz navedenog moglo bi se zaključiti: mi smo obavili valorizaciju, jasno nam je koje gradivo mora završiti u arhivu, dubioze su svedene na minimum, mi smo u pravom smislu riječi čuvari pisane baštine. Drugi zaključak: nismo svjesni što znači pravilno odabrati, odnosno izlučiti (jer jednom izlučeno, nepovratno se gubi i teško je pronaći supstitut ili ga uopće nema). Osim toga zaboravljamo, ponekad, da nismo obavili već spomenute preduvjete sa stajališta valorizacije. Također previše se oslanjamo na diskreciono pravo i na odredbe pojedinih zakona koji rješavaju trenutni interes određene djelatnosti ne promišljajući koja je vrijednost neke informacije s povijesnog gledišta. Zaokupljeni smo poslom koji je interesantan pojedincu, jednom pravnom subjektu, jednoj djelatnosti, prvenstveno. Tek na drugom mjestu nalazi se skrb nad arhivskim gradivom i njegova zaštita kao spomenika kulture jednog naroda, jednog vremena.

Četvrti korak ili završna faza zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva je primopredaja gradiva. Njezina realizacija je produkt prethodno, ispravno obavljenih oblika zaštite. Ostali postupci prilikom primopredaje trebali bi biti čista formalnost u skladu sa zakonskim odredbama i načelima arhivske struke. U slučaju kada nismo uspješno izvršili prethodne faze zaštite, primopredaji moramo pristupiti vrlo oprezno, ispraviti sve nedostatke potrošiti veću ili manju količinu vremena na samoj pripremi arhivskog gradiva za primopredaju u arhiv. U ovakvoj situaciji često smo se nalazili (u zadnje vrijeme sve manje) iako ne nužno svojom krivicom.

Pod točkom "Ostalo" u primarnoj zaštiti želio bih skrenuti pažnju na službene zabilješke, rad na vrednovanju s pojedinim djelatnostima i pravnim subjektima (izrada popisa) usmenu komunikaciju i evidencije o gradivu i stvarateljima gradiva.
Sve navedeno nalazi se u službi primarne zaštite. Evidencije su određene provedbenim propisom tj Pravilnikom (NN 90/02), za sve ostale segmente primarne zaštite trebali bismo odrediti načelne standarde koje ćemo svi, na području naše države, prihvatiti i provoditi.
Ne bih želio da netko krivo shvati, mi smo i do sada  radili na temelju zajedničkih pretpostavki i u skladu sa strukom i zakonom, ono što želimo jest, pomoću standarda, olakšati provođenje primarne zaštite, također, učiniti naš rad vjerodostojnim i stvoriti preduvjete za kvalitetniji i efikasniji rad.