41. savjetovanje HAD-a
Karlovac, 2006.

mr. sc. Dražen Kušen,
Državni arhiv u Osijeku

OBRADA I OPIS ARHIVSKOGA GRADIVA U ARHIVIMA FRANJEVAČKIH SAMOSTANA ISTOČNE HRVATSKE

Sažetak
Arhivi nastali radom vjerskih zajednica, njihovih hijerarhijskih ustrojbenih jedinica te vjerskih organizacija i ustanova, po svojoj naravi imaju status privatnih arhiva. Ipak, jednim dijelom svojega sadržaja oni često imaju i javni značaj, a ukupnim svojim informacijskim karakterom predstavljaju vrijedan segment pisane kulturne baštine.

Samostanska registratura i uz nju često povezana župna registratura, u kontinuitetu su bili stvaratelji temeljnih fondova arhiva franjevačkih samostana istočne Hrvatske. Osim toga, arhivsko gradivo drugih crkvenih i javnih ustanova i pojedinaca, osobni fondovi pojedinih redovnika, a često i zbirke arhivskoga gradiva oblikovane u skladu s posebnim ili praktičnim potrebama, dodatno obogaćuju i upotpunjuju sadržajni značaj samostanskih arhiva. Sadržaj i stanje arhivskoga gradiva u arhivima franjevačkih samostana istočne Hrvatske široj je javnosti do sada bilo poznato tek u najkraćim crtama. Odlaganje i čuvanje dokumenata u crkvenim ustanovama ima dugu tradiciju, ali je ona na području istočne Hrvatske ograničena i uvjetovana povijesnim okolnostima. Stoga franjevački samostani toga područja u svojim arhivima uglavnom čuvaju arhivsko gradivo koje je nastajalo tek od njihove obnove ili osnivanja nakon oslobađanja tih krajeva od osmanlijske vlasti u drugoj polovici 17. stoljeća. Rezultati obavljenih istraživanja pokazuju kako je praksa sustavnog odlaganja arhivskoga gradiva i način njegovog daljnjeg čuvanja u samostanskom arhivu, često ovisila ne samo o pozitivnim odredbama mjerodavne crkvene vlasti, nego uvelike i o ljudskom faktoru.

Zbog svoga opsega, sadržaja i vrijednosti, to arhivsko gradivo zaslužuje pažnju crkvene i šire društvene javnosti, a sukladno tome i sustavnu arhivističku obradu i opis. Obrisi moguće perspektive u tome pravcu ocrtavaju se na temelju analize postojećeg stanja, aktualnog rada na planu obrade i opisa, primjene suvremene arhivske teorije i prakse te smjernica Sekcije za crkvene arhive i arhive vjerskih zajednica Međunarodnog arhivskog vijeća.

Ključne riječi: arhiv, arhivsko gradivo, samostan, franjevci, crkva.


1. KONTEKSTUALIZACIJA

1.1. Vlastiti institucionalni kontekst
Tradicionalne vjerske zajednice i crkve, a Katolička Crkva među njima osobito, od najranijih vremena svoga institucionalnog oblika postojanja imaju osobit sensus za pohranjivanje i čuvanje dokumenata i drugih vrsta zapisa, bilo da su oni nastali u njihovu radu, bilo da su one na koji drugi način došle u njihov posjed. Pisana kulturna baština vjerskog karaktera u Hrvatskoj, a njezin je značajan dio i arhivsko gradivo, uvelike je nastala djelovanjem Katoličke Crkve i njezinih institucija: nadbiskupija, biskupija, dekanata i župa, provincija i samostana redovničkih zajednica te raznih drugih institucija koje su kao crkvene ustanove djelovale ponajviše na području kulture i školstva. Arhivi nastali njihovim radom po svojoj naravi imaju status privatnih arhiva. Ipak, jednim dijelom svojega sadržaja oni često imaju i javni značaj.

Koliko je od presudne važnosti bilo u prošlosti stvoriti, primjereno odlagati i brižno čuvati svjedočanstvo tih vremena, toliko je važno i danas u suvremenom okruženju povesti računa o daljnjem očuvanju toga segmenta naše pisane kulturne baštine, njegovom evidentiranju, eventualnoj restauraciji i konzervaciji te daljnjem primjerenom čuvanju i korištenju. U tome smislu je Hrvatska biskupska konferencija 2002. godine donijela Uredbu o crkvenim arhivima. Ta uredba konstatira kako u Hrvatskoj, prema djelatnosti ureda i crkvenih tijela, postoje: Biskupijski ili dijecezanski arhivi i arhivi biskupijskih središnjih ustanova; Kaptolski arhivi; Dekanatski i župni arhivi; Arhivi redovničkih zajednica; Arhivi bratovština i pobožnih društava; Arhivi ostalih crkvenih organa i ustanova. Kod redovničkih arhiva Uredba razlikuje: Arhive generalnih kurija ili kuća matica; Provincijalne arhive; Samostanske, kućne i ostale arhive. Pod četiri naslova i kroz 39 članaka, Uredba konstatira i regulira postojanje crkvenih arhiva Katoličke Crkve u Hrvatskoj i definira njihov status, djelovanje, vođenje i stavljanje gradiva na raspolaganje zainteresiranim strankama i istraživačima.

Na tragu brige za arhivsko gradivo u nastajanju, što je i inače aktualna tema i problematika suvremene arhivske službe u svijetu i kod nas, Katolička je Crkva u Hrvatskoj putem HBK također dala određene smjernice koje su sadržane u Pravilniku o crkvenim maticama i drugim uredskim knjigama. Njime se regulira nastajanje arhivskoga gradiva te vrste u uredskom i matičnom poslovanju Katoličke Crkve u Hrvatskoj danas, što će se u budućnosti uvelike odraziti na postojanje, očuvanje i korištenje toga arhivskoga gradiva kao dijela sveukupne pisane kulturne baštine.

1.2. Širi kontekst u okviru pisane kulturne baštine
Odabir teme ovog rada vremenski je i tematski usko povezan s pripremanjem projekta u okviru znanstvenog programa koji se bavi pitanjima očuvanja pisane kulturne baštine u baštinskim ustanovama istočne Hrvatske. Pristup vrednovanju, obradi, istraživanju, očuvanju i korištenju pisane kulturne baštine zahtijeva danas kontinuiranu interdisciplinarnu suradnju knjižničara, arhivista, muzealaca, restauratora i konzervatora, informatologa i informatičara. Naime, pored toga što djeluju u izmijenjenom okruženju koje se i nadalje neprestano mijenja, baštinskim je ustanovama, arhivima, knjižnicama i muzejima, trajno obilježje i nadalje - odabir i čuvanje gradiva, a glavna im je zadaća – osiguravanje što bolje dostupnosti informacija i gradiva. U tome smislu, pokretač programa, u suradnji sa stručnjacima iz arhiva, knjižnica i muzeja, između ostaloga želi poticati znanstveno problematiziranje tema vezanih uz organizaciju, očuvanje i uporabu hrvatske pisane kulturne baštine pohranjene u baštinskim ustanovama. Na tragu tih nastojanja priređen je i ovaj rad.

Franjevački samostani istočne Hrvatske za ovaj su rad izabrani kao reprezentativan sadržajni kompleks tipičnih crkvenih ustanova koje su u svome postojanju i djelovanju objedinjavale raznorodne sadržaje crkveno upravnog i redovničkog, duhovnog i svjetovnog, a napose pastoralnog tipa. To osobito dolazi do izražaja u onim slučajevima kod kojih je uz samostansku redovničku zajednicu djelovala i župa. Sadržaj i stanje arhivskoga gradiva u arhivima franjevačkih samostana istočne Hrvatske do sada je bilo u javnosti poznato tek fragmentarno i u kratkim crtama. Stoga se činilo vrijednim napraviti osobni uvid u relevantne činjenice o stanju te dosadašnjoj obradi i opisu njihovoga arhivskoga gradiva. Taj je primarni uvid sada podloga za plan budućeg, prijeko potrebnog sustavnog rada na njegovoj obradi i opisu.


2. PERCEPCIJA STANJA I PROBLEMA

2.1. Provenijencija i osnovne crte sadržaja gradiva
Povijest franjevaca na istočnohrvatskim prostorima seže u srednji vijek, ali pisani tragovi o njihovu životu i djelovanju u tom razdoblju nisu sačuvani u postojećim samostanima i njihovim arhivima nego u onim crkvenim i svjetovnim arhivima i ustanovama u Hrvatskoj i Europi koji su imali sreću očuvanja kontinuiteta postojanja i djelovanja, ili barem sukcesije, od srednjovjekovlja do danas. Naime, srednjovjekovni su franjevački samostani u istočnoj Hrvatskoj dijelili sudbinu i samoga područja i njegovih stanovnika, njihova pada pod osmansku vlast i proživljavanja svega onoga zbog čega to područje nema lokalno sačuvanih povijesnih izvora svoga bivstvovanja i djelovanja u srednjem vijeku.

Ti franjevački samostani, stoga, u svojim arhivima posjeduju i čuvaju arhivsko gradivo tek od oslobođenja Slavonije i Srijema od osmanske vlasti i povratka franjevaca te ostaloga klera i crkvene hijerarhije na oslobođena područja (krajem 17. stoljeća), pa sve do suvremenosti. Život i djelovanja franjevaca u okviru samostanskih zajednica, te pastoral na župama koje u samostanskim sjedištima ili na okolnim filijalama kontinuirano vode do danas, ostavio je traga u prepoznatljivoj kulturnoj baštini. Dio te baštine nastao je i do danas je očuvan kao pisani trag toga života i djelovanja - arhivsko gradivo. Ti su dokumenti dijelom nastajali, odlagani i čuvani pod utjecajem pozitivnih odredaba crkvenih i svjetovnih vlasti, a dijelom spontanim dokumentiranjem ili zaprimanjem dokumenata o odnosima i događajima u samostanu, župi, mjestu i šire. Fondovi i zbirke koji se u tim samostanskim arhivima čuvaju dokumentiraju stanje, osobe, odnose i zbivanja u samostanima, župama, a djelomično i u društvenom kontekstu pojedinog mjesta, tijekom gotovo tristo godina, a u pojedinim samostanima i dulje.


2.2. Stanje arhiva i arhivskoga gradiva
Posljednje obuhvatnije predstavljanje crkvene arhivske baštine u nas bilo je u pregledu arhivskih fondova i zbirki u SFRJ6, po republikama, iz 1984. godine novi pregled fondova je u pripremi za tisak. Budući da taj dio naše pisane kulturne baštine do danas nije sustavno i u cijelosti obrađivan niti sveobuhvatno predstavljan znanstvenoj i široj javnosti, svaki rad te vrste doprinosi novim spoznajama o njegovoj vrijednosti i sadržaju.

Tijekom istraživanja provedenog u okviru pripreme ovog rada, uz konzultaciju s onima koji su za to gradivo izravno zaduženi ili su se do sada njime bavili, primarni uvid je napravljen u sljedećim samostanskim arhivima:

• Ilok
• Šarengrad
• Vukovar
• Osijek

Organizirana arhivska služba Historijskog arhiva u Osijeku (danas Državni arhiv u Osijeku) je najprije u drugoj polovici dvadesetog stoljeća započela sustavno prikupljanje podataka o matičnim knjigama vjerskih zajednica koje su nakon 1945. godine oduzete vjerskim zajednicama i otada čuvane u državnim matičnim uredima i korištene u svrhu državne matične službe. Vremenom su matične knjige koje su zbog svoje starosti bile izvan uporabe preuzimane u osječki arhiv. O njima su vođene sustavne evidencije, oblikovana je njihova zbirka i sve su mikrofilmirane. U sljedećem koraku, devedesetih su godina 20. stoljeća prikupljeni i u jedinstvenoj evidenciji objedinjeni podaci o matičnim knjigama svih vjerskih zajednica na području nadležnosti Državnog arhiva u Osijeku, podaci o njima su razvrstani po (mjestima) župama, s naznakom u kojem se obliku i gdje čuvaju: DAOS, matični ured, župni ured, neki drugi imatelji) te su mikrofilmirane i one preostale matične knjige iz župnih ureda koje do tada nisu bile evidentirane. Osim sustavnog prikupljanja podataka o matičnim knjigama i njihovom preuzimanju, osječki je arhiv pokazao zainteresiranost i organiziranu brigu također i za ostalo arhivsko gradivo vjerskih zajednica na području svoje nadležnosti. Stoga je od početka sedamdesetih godina dvadesetog stoljeća pa nadalje sustavno obavljen nadzor nad pismohranama pojedinih župnih ureda i samostana. Tako su u to vrijeme službenici osječkog arhiva također izvršili nadzor i onih samostana koji su relevantni za ovaj rad, odnosno nadzor nad arhivskim gradivom koje se u njima čuva. Temeljem tih nadzora napravljeni su i zapisnici u čijem sastavu ili u prilogu su također određeni popisi gradiva. Zapisnici i popisi koji su napravljeni sedamdesetih i osamdesetih godina 20. stoljeća, međutim, uglavnom ne sadrže sve gradivo koje se u dotičnim arhivima čuva, nego tek djelomično popisane najvažnije arhivske knjige ili količine i serije spisa koje su službenicima arhiva kod nadzora dane na uvid, odnosno koje su i samim redovnicima pojedinih samostana u tom trenutku bile dostupne i evidentne. Naime, u mnogim samostanima su knjižnice i arhivi bili odloženi u istom prostoru, a gradivo se vremenom i stjecajem okolnosti izmiješalo jer se sukcesivno odlagalo sad jedno sad drugo, prema prostornim mogućnostima. K tome su svi ovi samostani pretrpjeli i posljedice velikosrpske agresije tijekom Domovinskog rata pa su njihovi knjižnični i arhivski fundusi bili izmještavani, a dijelom i otuđivani. Zbog svega toga su spomenuti zapisnici o nadzorima, provedenim sedamdesetih i osamdesetih godina dvadesetog stoljeća, u ovom slučaju bili tek orijentir, ali ne i stvarni pokazatelj stanja tih arhiva danas.

Kao temelj za istraživanje i pripremu ovog rada priređen je, stoga, upitnik prema kojemu je bilježeno stanje arhiva i gradiva, toliko koliko je to u pojedinoj situaciji s obzirom na raspoloživo vrijeme i mogućnosti u pojedinim arhivima bilo izvedivo.

UPITNIK:
.. Ukupna količina arhivskoga gradiva?
.. Raspon gradiva?
.. Stvaratelji/fondovi?
.. Materijalno stanje arhivskoga spremišta?
.. Materijalno stanje arhivskoga gradiva?
.. Način i mjesto odlaganja?
.. Dosadašnji rad na popisivanju, obradi i opisu arhivskoga gradiva?
.. Evidencije arhivskoga gradiva (popisi, inventari)?
.. Mogućnost korištenja gradiva za goste istraživače?


Uvid je, dakle, napravljen bez detaljnog istraživanja. Ono bi, naime, iziskivalo dugotrajniji i sustavniji rad najprije na obradi, a onda i popisivanju i opisivanju fondova i zbirki u svakom pojedinom samostanu. Međutim, već i na temelju ovako izvršenog uvida stječe se globalna slika sadržaja i njegove vrijednosti. Radi lakšeg uvida i preglednijeg predstavljanja rezultata obavljenog istraživanja, podatke koji su  njime dobiveni donosimo u tablicama:

ILOK

• Ukupna količina gradiva - cca 10 d/m (registraturne knjige, rukopisne knjige, spisi u kutijama)
• Raspon gradiva - 17.-20. stoljeće
• Stvaratelji/fondovi - samostan, župa
• Materijalno stanje spremišta - vlažno (postavljen aparat za isušivanje), opremljeno metalnim policama
• Materijalno stanje gradiva - knjige prilično oštećene, korice napadnute crvima
• Način i mjesto odlaganja - posebna prostorija u sklopu samostanske knjižnice; spisi su u kutijama i odloženi na policama, knjige odložene na policama
• Dosadašnji rad na popisivanju, obradi i opisu - Vatroslav Frkin
• Evidencije - u samostanu nema; u dosjeu DAOS postoje rukopisni popisi gradiva župe i gradiva samostana ; u DAOS se vodi cjeloviti popis svih postojećih matičnih knjiga župe, s naznakom u kojem se obliku i gdje čuvaju (DAOS, matični ured, župni ured, neki drugi imatelji)
• Mogućnost korištenja gradiva - po dogovoru

ŠARENGRAD

• Ukupna količina gradiva - cca 7 d/m (registraturne knjige, rukopisne knjige,  spisi u kutijama)
• Raspon gradiva - (prijepisi iz 17. stoljeća) 18.-20. stoljeće
• Stvaratelji/fondovi - samostan, župa, „Obitelj Žitvaj“ (ostavština)
• Materijalno stanje spremišta - suho, prozračno, opremljeno kancelarijskim regalom u prizemlju i metalnim policama u potkrovlju (nedovoljno prostora)
• Način i mjesto odlaganja - spisi u kutijama i rukopisne knjige odloženi zajedno s registraturom u kancelariji župnog ureda; starije registraturne knjige odložene u potkrovnoj knjižnici
• Dosadašnji rad na popisivanju, obradi i opisu - Mato Batorović; o. Budimir Cvitković; o. Vatroslav Frkin; gradivo je više puta izmještano (izgradnja novog samostana, rat)
• Evidencije - u samostanu, kao i u dosjeu DAOS, dostupan je Zapisnik o nadzoru djelatnika osječkog arhiva 1971. godine s djelomičnim popisom arhivalia ; u DAOS se vodi cjeloviti popis svih postojećih matičnih knjiga župe, s naznakom u kojem se obliku i gdje čuvaju (DAOS, matični ured, župni ured, neki
• drugi imatelji)
• Mogućnost korištenja gradiva - po dogovoru

VUKOVAR

• Ukupna količina gradiva - cca 7,5 d/m (registraturne knjige, rukopisne knjige, spisi u kutijama, spisi u fasciklima, spisi u rinfuzi, glazbeni materijali)
• Raspon gradiva - (prijepisi pojedinih dokumenata od 13. stoljeća); 17.-20. stoljeće
• Stvaratelji/fondovi - samostan, župa, ostavštine redovnika
• Materijalno stanje spremišta - suho, prozračno, opremljeno metalnim policama (nedovoljno prostora)
• Materijalno stanje gradiva - knjige prilično oštećene, korice napadnute crvima
• Način i mjesto odlaganja - u arhivu koji je ujedno radna prostorija za obradu knjižne građe (pod ključem); na metalnoj polici na samostanskom hodniku (klauzurni dio zgrade)
• Dosadašnji rad na popisivanju, obradi i opisu - Stjepan Sršan (prilikom službenog nadzora 1981.); o. Vatroslav Frkin nakon poratnog povrata gradiva razdvojio arhivsko gradivo od knjižnoga, posebno odložio i obilježio
• Evidencije - u samostanu nema; u dosjeu DAOS čuva se Zapisnik o nadzoru djelatnika osječkog arhiva 1981. godine s popisom arhivalia ; cjeloviti popis svih postojećih matičnih knjiga župe, s naznakom u kojem se obliku i gdje čuvaju (DAOS, matični ured, župni ured, neki drugi imatelji) vodi se u DAOS; na kutijama i knjigama su naljepnice s naznakom pripadnosti i sadržaja
• Mogućnost korištenja gradiva -po dogovoru

OSIJEK

• Ukupna količina gradiva - cca 8 d/m (registraturne knjige, rukopisne knjige, spisi u kutijama, glazbeni materijali)
• Raspon gradiva - 18.-20. stoljeće
• Stvaratelji/fondovi - samostan, franjevačko učilište
• Materijalno stanje spremišta - suha prostorija na katu, pod ključem
• Materijalno stanje gradiva - knjige i pojedine diplome prilično su oštećene, korice knjiga napadnute crvima
• Način i mjesto odlaganja - prostorija se inače koristi i za odlaganje drugih stvari, a arhivske kutije i knjige su odložene na podu i na polici; svi spisi su u arhivskim kutijama
• Dosadašnji rad na popisivanju, obradi i opisu - Stjepan Sršan (prilikom službenog nadzora 1983.); o. Vatroslav Frkin odvojio knjižni fond i arhivsko gradivo koje je razvrstao na sadržajne cjeline i obilježio
• Evidencije - u samostanu nema; u dosjeu DAOS čuva se Zapisnik o nadzoru djelatnika osječkog arhiva 1983. godine s djelomičnim popisom arhivalia ; na kutijama i knjigama su naljepnice s naznakom pripadnosti i sadržaja
• Mogućnost korištenja gradiva - po dogovoru

Percepcija koja je tijekom pripreme ovoga rada stečena na temelju postojeće službene dokumentacije i na temelju uvida u stvarno stanje arhivskoga gradiva i arhiva u obuhvaćenim franjevačkim samostanima istočne Hrvatske, sumirano upućuje na sljedeće zaključke:

• O arhivskom gradivu je do sada vođena određena briga, ali uz nedovoljnu stručnu kompetenciju.
• Za pohranjivanje arhivskoga gradiva se koriste razni prostori: kancelarijski, knjižnični, priručni, a rijetko je, ali ipak prisutno, i pohranjivanje u posebno namijenjene prostore (arhive, pismohrane).
• Arhivske knjige su uglavnom razvrstane, dijelom popisane i opremljene arhivskim naljepnicama s naznakom pripadnosti i sadržaja.
• Spisi su uglavnom po svome sadržaju odvojeni na serije, odloženi u kutije s naljepnicama s naznakom pripadnosti i sadržaja.
• Dosadašnji rad na popisivanju vršen je parcijalno i obavili su ga u jednom navratu stručni djelatnici osječkog arhiva (Ilok, Šarengrad, Vukovar, Osijek), a u posljednje vrijeme, osobito na razvrstavanju, uglavnom o. Vatroslav Frkin (Ilok, Vukovar, Osijek), o. Budimir Cvitković i Mato Batorović (Šarengrad). Cjelovita obavijesna pomagala nisu nikada rađena.
• Korištenje gradiva je moguće uz prethodan dogovor.

3. PERSPEKTIVE

3.1. Mogućnosti
Postojeće stanje, utvrđeno na temelju analize napravljene u okviru ovog rada, upućuje na potrebu da se na arhivsku baštinu crkvenih ustanova usmjeri dio pažnje stručne arhivističke javnosti, kao i one koja se bavi širim pojmom pisane kulturne baštine. Dosadašnja iskustva u nas upućuju na zaključak kako je posve moguće zamisliti i praktično ostvariti suradnju između arhivskih stručnjaka i crkvenih ustanova, u ovom slučaju franjevačkih samostana, kako bi se imatelju pomoglo u obradi, opisu i korištenju arhivskoga gradiva te provenijencije. Naime, samo će tako biti moguće, u svrhu očuvanja i korištenja tog segmenta kulturne baštine, u proces njegove obrade, opisa i ostvarivanja uvjeta za njegovo korištenje, implementirati dostignuća suvremene arhivske teorije i prakse.

Stručna arhivistička javnost na svjetskom planu nije taj segment arhivske baštine prepustila slučaju ili samim imateljima. Ona svoju pažnju u tom pravcu usmjerava do te mjere, da je u okviru Međunarodnog arhivskog vijeća osnovana i djeluje posebna Sekcija za crkvene arhive i arhive vjerskih zajednica.  Osnovna je zadaća Međunarodnog arhivskog vijeća, naime, usmjerena na promicanje zaštite, razvoja i korištenja svjetske arhivske baštine, a među glavnim zadacima organizacije navode se i oni koji se odnose na arhive crkava i vjerskih zajednica. Posebna Sekcija za crkvene arhive i arhive vjerskih zajednica ima zadatak da promiče profesionalnu i školsku suradnju i komunikaciju među arhivima i arhivistima crkava i vjerskih zajednica. Tako su aktivnosti ove sekcije usmjerene: da pomažu imateljima oko čuvanja arhivske baštine; da omoguće pristup korisnicima; da pomažu u temeljnoj i trajnoj izobrazbi profesionalnoga osoblja arhiva crkava i vjerskih zajednica; da razvijaju i rasprostranjuju standarde za zaštitu arhivske baštine crkava i vjerskih zajednica, i da razviju posebne kriterije za njegovo opisivanje i obradu. Ta je sekcija 2002. godine u Kotoru (Crna Gora) organizirala međunarodnu konferenciju pod naslovom Crkveni arhivi i knjižnice (Church archives & libraries) na kojoj su iznošena međunarodna iskustva u zaštiti, vrednovanju, obradi i predstavljanju kulturnoga blaga koje se čuva u baštinskim ustanovama toga tipa.
Našoj stručnoj arhivističkoj javnosti, kao i samim imateljima, ta svjetska iskustva, pomognuta i usmjeravana nastojanjima Međunarodnog arhivskog vijeća, itekako mogu u teorijskom i praktičnom smislu pružiti određene spoznaje ili uputiti na određene postupke i mogućnosti koje netko u praksi već primjenjuje.

3.2. Praksa i praktične smjernice
Osim samoga samostanskog i crkvenog života i djelovanja, evidentno je da arhivska baština samostanskih arhiva često sadrži zapise i širega konteksta i nekih drugih protagonista prošlosti. U okvirima pojedinih samostana u pravilu su djelovale, a u nekima i danas djeluju župe kao najniže crkvene upravne jedinice koje svojim radom stvaraju svojevrsnu i posebnu tipologiju arhivskoga gradiva. Osim toga, arhivsko gradivo drugih crkvenih ili svjetovnih javnih ustanova i pojedinaca, osobni fondovi pojedinih redovnika, a često i zbirke arhivskoga gradiva oblikovane u skladu s posebnim ili praktičnim potrebama, zajedno s temeljnim fondovima samostana i župe dodatno obogaćuju i upotpunjuju sadržajni značaj samostanskih arhiva. Istovremeno, sve to dodatno opterećuju identifikaciju, obradu i sređivanje arhivskih fondova i zbirki. Iskustvo kod sređivanja arhivskih fundusa toga tipa upućuje na neke činjenice koje se ne smiju zanemariti prilikom planiranja rada na njegovoj obradi i opisu.

Prilikom razvrstavanja gradiva u samostanskim arhivima toga tipa treba voditi računa o fondovima i zbirkama: vjerske ustanove (samostan, župa); osobni fondovi (ostavštine pojedinih redovnika, ostavštine pojedinih osoba ili obitelji povezanih sa samostanom); zbirke (musicalia, manuscripta, fotografije). Kod njihovog sređivanja, opisivanja i popisivanja važno je napomenuti da dio tih fondova ima redoviti prirast gradiva koje i nadalje neprestano nastaje u odgovarajućoj registraturi. U tome smislu
treba, zapravo, naglasiti razliku odlaganja, sređivanja i signiranja gradiva koje se u arhiv prima kao gradivo stvaratelja koji je prestao djelovati i predstavlja zaokruženu cjelinu, u odnosu na preuzimanje, odlaganje, sređivanje i signiranje gradiva onih stvaratelja koji i dalje djeluju i svoje gradivo iz registrature u redovitim vremenskim razmacima kontinuirano predaju u arhiv. Takvi fondovi imaju kontinuirani prirast gradiva pa im način odlaganja i signiranja to mora i sustavno omogućiti. U samostanskim arhivima koji su predmet ovog rada ima jednih i drugih takvih fondova i zbirki.

U najnovije vrijeme bi kod samostana, osobito kod onih uz koje djeluje i župa, bilo preporučljivo u arhivu oblikovati također takve zbirke kao što su: audiovizualni magnetni zapisi, audiovizualni elektronički zapisi, sigurnosni backup elektroničkih dokumenata. Potreba oblikovanja takvih zbirki, odnosno odlaganja takvoga gradiva u zbirku, a ne u fond često se nameće iz praktičnih razloga. Naime, dio gradiva koje se odlaže u takve samostanske arhive, uopće se ne može provenijencijski pridružiti ovom ili onom stvaratelju, jer se radi o gradivu koje istovremeno predstavlja svjedočanstvo o samostanu i župi, a nastalo je isprepletenim djelovanjem jednoga i drugoga, pa se kao posljedica takvoga nastajanja tako u arhiv i odlaže.

ZAKLJUČAK
Obavljena analiza postojećeg stanja, dosadašnjeg načina odlaganja, evidentiranja, obrade i korištenja arhivskoga gradiva u arhivima franjevačkih samostana istočne Hrvatske, obnavlja dosadašnje spoznaje, pruža nove i upućuje na moguću perspektivu. Ona se nameće kao prepoznatljiva potreba sinergije i komplementarne brige za tu vrstu arhivskoga gradiva koje je na savjesti vjerske i svjetovne, crkvene i državne, a ponajviše stručne arhivističke brige za pisanu kulturnu baštinu. Dio te baštine i onih koji su je "nestručno" uspjeli sačuvati doista zaslužuje divljenje, ali njezina fragmentarnost upozorava i poziva na odgovornost. Najlakše bi bilo tu baštinu i nadalje prepustiti onome kome pripada, pa neka se s njom snalazi. Uz to bi, po mišljenju nekih, bilo dobro pokušati ponešto od toga "oteti zaboravu", prije nego li to učini netko drugi, i tako iskoristiti za objavljivanje i vlastitu promidžbu. Ipak, jedino bi bilo ispravno da se ponašamo kao savjesni informacijski stručnjaci kojima je stalo do kvalitetnog i trajnog očuvanja, predstavljanja i korištenja naše pisane kulturne baštine. Mogućnosti je, dakle, više, a perspektiva ovisi o htijenju, znanju i uzajamnoj spremnosti na suradnju.

Zbog svoga opsega, sadržaja i vrijednosti, to arhivsko gradivo u svakom slučaju zaslužuje pažnju crkvene i društvene javnosti, a sukladno tome i sustavnu arhivističku obradu i opis. Na to upućuje i rad posebne Sekcije za crkvene arhive i arhive vjerskih zajednica Međunarodnog arhivskog vijeća kada upozorava da arhivsko gradivo crkava i vjerskih zajednica predstavlja vrijedan segment sveukupne arhivske baštine u okviru nacionalnih, europskih i svjetskih kulturnih vrijednosti.