Molnar, Branka: Arhivisti kao europski stručnjaci za informacije i dokumentaciju
41. savjetovanje HAD-a
Karlovac, 2006.
Branka Molnar,
Državni arhivu Zagrebu
ARHIVISTI KAO EUROPSKI STRUČNJACI ZA INFORMACIJE I DOKUMENTACIJU
1. Uvod
Godine 2005. objavljeno je drugo izdanje Europriručnika I&D kojeg je u okviru programa "Leonardo da Vinci" uz pomoć Europske komisije pripremilo Europsko vijeće informacijskih i dokumentacijskih udruga (ECIA), a prevelo Hrvatsko informacijsko i dokumentacijsko društvo (HIDD). Kao što se iz predgovora Europriručnika može pročitati, HIDD je prepoznalo i ocijenilo ovaj priručnik kao "osnovni i neophodni dokument za svakog informacijskog stručnjaka koji ima namjeru prijaviti se za polaganje europskog stručnog ispita u cilju dobivanja europskog certifikata". Eurocertifikaciju je za sad moguće obaviti na nekoliko jezika (njemačkom, španjolskom, francuskom ili engleskom) tako da je prijevod ovog priručnika zapravo prvi korak u otvaranju mogućnosti da se takvi ispiti počnu polagati i u Hrvatskoj.
Europriručnik se sastoji od dva sveska. Prvi svezak nosi naslov "Znanja i odlike europskih stručnjaka za informacije i dokumentaciju". Osim opisa dvadeset glavnih odlika informacijskih stručnjaka, u ovom svesku je njihovo potrebno znanje razvrstano u u 33 područja, grupirano u pet skupina i rangirano na četiri razine. Drugi svezak Europriručnika ima naslov "Razine kvalifikacije europskih stručnjaka za informacije i dokumentaciju". U njemu su opisane razine kvalifikacije i iznesena sistematizacija radnih mjesta informacijskih stručnjaka (u nastavku: I&D stručnjaci). Oba sveska u hrvatskom prijevodu mogu se naći na internetu, na web-stranici HIDD-a: www.hidd. hr//projects/europrirucnik/europrirucnik.php, a izvornik na www.certidoc.net .
Prema Europriručniku, četiri su razine kvalifikacije u informacijsko dokumentacijskim službama:
1. Pomoćnik
2. Tehničar
3. Rukovoditelj
4. Specijalist
Preduvjeti za sve razine, koje mora imati svaki I&D stručnjak koji želi da mu se kvalifikacija prizna su:
- određena razina kulturnog i intelektualnog obrazovanja, koja se dokazuje posjedovanjem akademske, opće ili stručne diplome;
- barem temeljno znanje (terminologija, praktična primjena) iz različitih polja informacijsko-dokumentacijskih službi, koje je stečeno obrazovanjem ili praktičnim profesionalnim iskustvom tijekom dovoljno dugog vremena;
- utvrđeni plan trajnog stručnog usavršavanja da bi se znanja mogla redovito nadopunjavati.
Zahtjevi postaju to stroži što je razina viša.
2. Znanje
Europriručnik pod znanjem podrazumijeva "zbir sposobnosti koje su potrebne za obavljanje profesionalne djelatnosti i za primjenu odgovarajućeg ponašanja". Znanje se može mjeriti, stiče se i razvija tradicionalnim obrazovnim procesom i cjeloživotnim obrazovanjem. Rezultati znanja su očiti pa je pravog stručnjaka lako razlikovati od onoga koji se samo pravi kompetentnim.
Sistematizacija znanja prema Europriručniku temelji se na svojevrsnom sveeuropskom inventaru znanja kojima se služe informacijski stručnjaci (arhivisti, bibliotekari, dokumentalisti, specijalisti za praćenje i nadzor informacija) u raznim aktivnostima. Jedna te ista osoba ne mora nužno imati jednaka znanja iz svih područja, a pojedina područja između osnovnih trideset i tri mogu joj biti potpuno nepoznata.
Razine znanja:
Europriručnik poznaje četiri osnovne razine znanja:
1. razina: Osnove.
- korištenje osnovnog alata,
- posjedovanje osnovnog znanja,
- poznavanje osnovnog vokabulara,
- izvršavanje jednostavnijih zadataka)
2. razina: Poznavanje praktičnog rada ili tehnika.
- vješto korištenje osnovnog alata,
- suradnja sa specijalistima za određeno područje,
- obavljanje specifičnih i repetitivnih radnji,
- umijeće interpretiranja i umijeće izražavanja potreba,
- predlaganje poboljšanja i osmišljavanje novih usluga
3. razina: Učinkovito korištenje alata.
- vladanje tehnikama zanimanja,
- umijeće stvaranja novog alata,
- umijeće interpretiranja,
- sposobnost procjene trenutačne situacije,
- sposobnost prilagođavanja trenutačnoj situaciji,
- kombiniranje jednostavnih radnji u složene aktivnosti
4. razina: Učinkovita primjena metodologije.
- vladanje tehnikama zanimanja,
- sposobnost njihovog poboljšanja i prenošenja na nova područja,
- sposobnost kreiranja novih sustava,
- sposobnost kontrole informacija (u ustanovi ili na mreži),
- sposobnost upravljanja informacijama (u ustanovi ili na mreži)
Skupine znanja:
Znanja informacijskih stručnjaka grupirana su u pet skupina:
1. Informacije (temeljna znanja koja svi I&D stručnjaci moraju imati)
2. Tehnologije (informacijske tehnologije i Internet)
3. Komunikacija (svi koji se profesionalno bave I&D djelatnošću moraju usvojiti znanja iz ove skupine)
4. Upravljanje (znanja koja moraju imati stručnjaci koji se bave globalnim upravljanjem informacijama i aktivnostima
5. Ostala znanja (znanja koja se odnose na područja u kojima djeluju korisnici ili vrlo specijalizirane informacije)
Europriručnik vrlo precizno nabraja koja se znanja traže u različitim skupinama znanja, sistematizirajući ih prema razinama. U nastavku iznosimo sumarni pregled tih znanja, ne povezujući skupine znanja s pripadajućim razinama.
Skupina znanja Informacije obuhvaća znanja iz sljedećih područja:
- odnosi s korisnicima i klijentima:
- zaprimiti korisnikov zahtjev, razumjeti ga i smjestiti u kontekst procesa traženja informacije;
- imati spreman odgovor i u slučaju neočekivanog zahtjeva;
- upoznati i predvidjeti zahtjeve korisnika;
- izmisliti alate koji će pridonijeti interakciji s korisnicima (npr.metodološki priručnici, obrasci za "učestala pitanja" i dr.);
- poznavati organizaciju profesije u svojoj i u drugim zemljama;
- razvijati institucionalnu suradnju;
- prilagoditi informacijski proizvod ili uslugu tako da bude u skladu sa zakonom (autorsko pravo, intelektualno vlasništvo, industrijsko vlasništvo, zaštita privatnosti);
- voditi kampanju s ciljem da se povećaju i poštuju prava korisnika informacija;
- odrediti lako prepoznatljive opisne elemente za neki predmet ili zapis, bez obzira o kojem se mediju radi, radi evidentiranja ili klasificiranja;
- odrediti informativne elemente karakteristične za neki zapis i prevesti ih u deskriptivni sustav pomoću standarda (na primjer: standardi za opis arhivskog gradiva;
- u dokumentacijskom fondu pronaći glavne kategorije zapisa;
- odrediti razne tipove unutarnjih i vanjskih izvora;
- procijeniti kvalitetu i komplementarnost izvora;
- osmisliti i voditi popis izvora informacija: adresar ustanova, vodič web lokacija, bibliografija, tematski portal;
- razvrstati dokumente prema tematskoj klasifikacijskoj shemi;
- sastaviti kazalo;
- znati upotrijebiti klasifikacijsku shemu i tezaurus, predložiti moguće deskriptore;
- razlikovati tri tipa odnosa u tezaurusu: ekvivalentni, hijerarhijski, asocijativni;
- načiniti popis korisničkih pitanja u vezi s nekim zahtjevom u cilju nalaženja relevantnih informacija;
- kreirati profile i jednadžbe traženja ili zahtjeva;
- odmah odgovoriti na korisnikova jednostavna pitanja: dati adresu, poslati dokument;
- učinkovito upotrebljavati različite komplementarne istraživačke alate: rječnike, enciklopedije, atlas, adresare, baze podataka, tražilice,metatražilice, nevidljivi Web;
- analizirati složen ili neprecizan zahtjev za informacijom, načiniti dijagnozu i izraditi odgovarajuću istraživačku strategiju;
- učinkovito se koristiti naprednim funkcijama tražilica i metatražilica kao i drugih alata za pretraživanje na webu, kombinirajući ih;
- održavati bazu znanja, s pitanjima i odgovorima koja omogućava brz i jasan odgovor na učestala pitanja (FAQ);
- sastaviti jednostavan katalog s obrascem za upis podataka;
- koristiti se alatima (katalozima, bibliogra.jama, kazalima, itd.) radi traženja i nalaženja željenih dokumenata;
- čuvati zapise ili ih ukloniti na odgovarajući način, vodeći računa o vijeku trajanja različitih tipova zapisa;
- predvidjeti potrebu prijenosa na druge medije i alate koji će omogućiti čitanje i upotrebu u budućnosti;
- osuvremeniti virtualne zbirke i popise veza;
- provesti globalno istraživanje o korištenju zbirke ili fonda;
- primijeniti politiku razmjene dokumenata da bi se fond obogatio na najjeftiniji način;
- definirati i učinkovito provoditi politiku akvizicije dokumenata i kompletan lanac nabave;
- rasporediti dokumente u predviđene prostore: police, registratore, registre, spremišta, podrumska skladišta, itd.
- razvrstati i odvojiti dokumente prema jednostavnim kriterijima (abecedni, brojčani, geografski, kronološki);
- kontrolirati očuvanost dokumenata;
- poznavati i kontrolirati uvjete arhiviranja i pohranjivanja;
- uključiti u digitalne zapise različite metapodatke koji se odnose na fizičko rukovanje zapisima radi lakšeg nalaženja;
- provjeriti dostupnost zapisa;
- ocijeniti i primijeniti sustave koji garantiraju trajno čuvanje elektroničkih zapisa i istodobni razvoj formata;
- razraditi plan za hitni postupak u slučaju nesreće;
- fizički organizirati radni prostor i mjesta gdje se čuvaju zapisi;
- isplanirati raspored prostorija za konzultacije za razne kategorije javnosti tako da sve usluge koje očekuju budu dostupne;
- načiniti plan i predvidjeti prostor za različite namjene i namještaj;
- osmisliti i postaviti znakove za orijentaciju radi lakšeg pristupa različitim tipovima informacija;
- formulirati i ispravno prenijeti jednostavnu informaciju;
- usmjeriti korisnika prema proizvodu ili usluzi koji najbolje odgovaraju njegovim potrebama ili profesionalnom interesu;
- osuvremeniti proizvod (datoteku, rubrike dokumentacijskog portala, preglede sadržaja, itd.) u skladu s definiranim postupcima i jasnim kriterijima;
- definirati internu organizaciju i prezentaciju tipskog informacijskog proizvoda (tematska datoteka, rezultat istraživanja, učestala pitanja (FAQ), elektronički novinski osvrt, vodič web lokacija, itd.) i prilagoditi ga navikama korisnika;
- odrediti arhitekturu informacijskog portala;
- surađivati s drugim tijelima u poduzeću ili izvan njega, u razvijanju globalne strategije pristupa informacijama i/ili njihovog širenja;
U skupini znanja Tehnologije nalazimo sljedeća znanja:
- računalno zasnovano oblikovanje informacijskih sustava
- uporaba različitih funkcija sustava za elektroničko upravljanje zapisima, sustava za traženje informacija, sustava za upravljanje sadržajem i znanjima;
- objedinjavanje različitih informacijskih sustava u jednu zamisao i jednu globalnu viziju;
- planirati i razvijati složeni informacijski sustav;
- korištenje programskog jezika/skripta ili makronaredbi u aplikacijskom programu;
- uporaba jezika sustava za upravljanje bazama podataka kao npr.SQL;
- poznavanje jezika za opis dokumenata (npr. SGML, HTML, XML, Javascript, ASP, PHP
- poznavanje uobičajenih tipova programiranja (ciljano, strukturirano) i odgovarajućih jezika (npr. Java ili C++) ili alata i razvojnih okružja;
- upotrebljavati sustave za upravljanje bazama podataka kao npr.Oracle, Informix, SQL-poslužitelj;
- objediniti tekst i slike, npr. u datoteci ili na web stranici;
- načiniti stranice s jednostavnim informacijama i staviti ih na web ili ih snimiti na CD-ROM;
- kreirati ili modificirati primjer ili model za prezentaciju;
- osmisliti i kompletno pripremiti dokument za objavljivanje;
- koristiti se internetskim standardima i tehnologijama za stvaranje web stranice;
- odrediti izdavačku strategiju u skladu s potrebama tržišta, konkurencijom i prioritetima službe i/ili poduzeća;
- koristiti se uslugama Interneta i njegovim temeljnim tehnologijama u cilju pristupa raznorodnim izvorima informacija ili radi organiziranja informacija (tražilice, katalozi);
- povezati vlastite sustave i baze podataka s Internetom;
- služiti se aktualnom strojnom i programskom opremom;
- koristiti se glavnim funkcijama operativnog sustava;
- postaviti dijagnozu i razlikovati grešku na strojnoj opremi od različitih poruka o greški koje javlja sustav;
- poznavati mjere za zaštitu podataka, osobito šifriranje, vatrozidove, antivirusne programe i sustave za filtriranje;
- postaviti i održavati mrežu, mijenjati je na fizičkom i logičnom planu;
- služiti se različitim operativnim sustavima (npr. Windows NT, Unix);
Jedna od najvažnijih, skupina znanja Komunikacija sadrži sljedeća znanja:
- usmena komunikacija
- izraziti se u vezi sa stručnim pitanjem jednostavnim riječima koje će biti razumljive i nestručnjaku;
- razgovarati istodobno s nekoliko sugovornika;
- pomoći sugovorniku, kroz razgovor da drugim riječima postavi pitanje ili zahtjev za informacijom;
- održati usmeno izlaganje koje traje bar pola sata, s vizualnim pomagalima.
- organizirati okrugli stol na kojem će se pojedinci predstaviti skupini;
- voditi diskusiju oko okruglog stola i javno podržati stručnu raspravu;
- govoriti bez pripreme o različitim i složenim činjenicama i idejama;
- izabrati i mijenjati način usmenog izražavanja u skladu s ciljevima ili okružjem;
- dati intervju u tisku ili na televiziji;
- ispravno napisati (ortografski i gramatički) jednostavnu poruku nakon razgovora s posjetiocem ili nakon telefonskog razgovora;
- sastaviti dopis ili zapisnik jednostavnog sastanka;
- smisliti naslove ili natpise koji će privući pozornost;
- osmisliti i napisati scenarij ili stručni tekst, npr. izlaganje o ustanovi;
- izraziti se na razumljiv način uz pomoć različitih medijskih alata koji se koriste slikom i zvukom;
- predstaviti jednostavne informacije u obliku grafikona, dijagrama,nacrta;
- kreirati sliku, dijagram, grafikon u funkciji željene poruke;
- koristeći se redovitim funkcijama operativnog sustava pokrenuti program, pohraniti dokument;
- kreirati jednostavan dokument uz pomoć uredske aplikacije;
- kontrolirati stanje računala i upotrijebiti odgovarajuće alate (antivirusni program, kompresiju, defragmentaciju, itd.);
- instalirati mrežni sustav za pristup zajedničkim datotekama ili za zajedničko korištenje pisača na mreži;
- razumjeti osnovni sadržaj nespecijaliziranog dokumenta, npr. članka u novinama;
- uspostaviti kratak dijalog sa sugovornikom uz pomoć nekoliko jednostavnih rečenica;
- rezimirati jednostavan profesionalni dokument;
- sudjelovati u radnom sastanku ili seminaru na stranom jeziku;
- napisati članak, pismeni izvještaj, sinopsis ili pripremiti izlaganje na stranom jeziku;
- prevesti složeni stručni dokument;
- prepoznati svoj položaj o odnosu prema sugovornicima i primijeniti odgovarajući ton;
- proslijediti informaciju i uvjeriti se da je primljena i shvaćena;
- prilagoditi slušateljima jezik, metode i edukacijske postupke;
- predvidjeti krizne situacije i postupiti na odgovarajući način;
- pripremiti i instalirati promotivnu opremu: transparencije, dijapozitive, dijaprojektor, magnetoskop, video projektor, stalak;
- promoviranje aktivnosti u poduzeću i izvan njega;
Skupina znanja Upravljanje obuhvaća sljedeća znanja:
- globalno upravljanje informacijama
- odrediti sastavne elemente mehanizma za upravljanje informacijama:ljudske, tehničke, financijske i zakonske;
- utvrditi tijek informacija: ulazne, izlazne, interne;
- primijeniti pravila za zaštitu informacija: povjerljivost, pohranjivanje podataka, antivirusnu zaštitu, kontrolu pristupa, itd.;
- otkriti propuste u funkcioniranju koji ometaju rad informacijskog sustava;
- poduzeti mjere koje garantiraju kontinuitet rada informacijskog sustava;
- pridonositi prepoznavanju informacije kao strateške prednosti poduzeća;
- znati razlikovati informacijske proizvode i usluge ustanove i različite kategorije korisnika i klijenata;
- sakupljati objektivne podatke o korisnicima i klijentima: o broju upisanih, o učestalosti zahtjeva, o usmenim zahtjevima, konzultacijama, posudbi;
- integrirati rezultate anketa o zadovoljstvu klijenata u tržišnu strategiju na osnovi interakcije s klijentima i korisnicima;
- pratiti inovacije radi predviđanja promjena u ustanovi;
- pripremiti propagandni materijal;
- predložiti promocijsku ili reklamnu akciju;
- pripremiti cjenik
- odabrati i utvrditi put širenja (intranet, ekstranet, pretplata, itd.) ili način distribucije (prema dogovoru, mjesečno, godišnje, itd.) koji odgovara tržištu informacijskog proizvoda ili usluge;
- prikupiti detaljne statistističke podatke ili više pouzdanih pokazatelja: broj radnih sati, radni učinak itd.;
- utvrditi proračun, kontrolirati i maksimalno ojačati financijske resurse poduzeća i njihovo korištenje;
- razraditi jednostavan raspored za obavljanje zadataka;
- procijeniti koliko je vremena potrebno da se obavi određeni broj zadataka;
- osigurati koordinaciju među članovima projektnog tima;
- utvrditi prednosti i slabosti proizvoda ili usluge, dokumentacijskog sustava, primijeniti pokazatelje za njihovu ocjenu, pobrinuti se za potvrdu o kontroli kvalitete;
- načiniti statistički pregled, izvještaj (na primjer odrediti broj posjetilaca, pitanja, posjeta web lokacijama, konzultiranih stranica, itd.);
- načiniti komparativnu ocjenu dokumentacijskih alata (tezaurusa, softvera, itd.) ili proizvoda pomoću mjerne tablice/benchmarking
- izraditi cjelovitu dijagnozu informacijskog sustava, predložiti izvorna i prilagođena rješenja ili plan reorganizacije;
- sudjelovati u osmišljavanju i izradi priručnika;
- poštivati plan i zadane prioritete i dovršiti u roku aktivnosti za koje si odgovoran;
- izraditi plan rada za jednostavne aktivnosti;
- organizirati timski rad;
- voditi individualne razgovore s članovima tima;
- odrediti što znači profesionalno nedopustivo ponašanje;
- odrediti ciljeve, subjekte i sadržaj edukativnog programa;
- osigurati praktičnu provedbu edukativnog programa (upisi, rezervacija dvorana, logistička priprema, organizacija posjeta, prezentacija aktivnosti, demonstracija baze podataka, itd);
- držati konzultacije ili prenositi znanja ili vještine korisnicima i kolegama pomoću dostupnih medija;
- odabrati pedagoške metode, alate i tehnička sredstva za obrazovni program (softver, video projektor, računalno potpomognuta prezentacija, mrežna veza, itd.);
- voditi i/ili ocijeniti obrazovni program;
U skupini Ostala znanja nalazimo dopunska područja, odnosno poznavanje glavnih elemenata jedne ili više disciplina, osim informacijsko-dokumentacijske, kojima bibliotekari i ostali informacijsko-dokumentacijski stručnjaci često pribjegavaju kako bi riješili probleme (ekonomske, pravne, jezične, psihološke, itd.) ili nalaženje oslonca u disciplini koja je različita od informacijske (npr. glazba, medicina, statistika, itd.) i koja bi se u konačnici mogla produbiti i postati temeljem profesionalne specijalizacije: svojim elementima ona u tolikoj mjeri obogaćuje globalno znanje jednog stručnjaka da mora postojati način da se to komplementarno znanje vrednuje.
Dopunskih znanja jako je mnogo i sva zahtijevaju individualno vrednovanje. Riječ "disciplina" treba svuda zamijeniti nazivom točno određene discipline. Ova moguća dopunska znanja treba razlikovati od "dvostrukog znanja" koje je potrebno za obavljanje mnogih specijaliziranih poslova i koje označava povezanost globalnog znanja iz biliotečnoinformacijsko-dokumentacijske struke i znanja iz drugog potpuno različitog područja.
3. Odlike
Da bi se obavljala neka profesionalna djelatnost treba udružiti odlike i znanja. Odlike su stanja duha usmjerena ka razvoju raznih kategorija odnosa i često se previde. Uloga odlika nije jako vidljiva, ne mogu se izravno mjeriti, zato ih je teže procijeniti.
Odlike su konstitutivni element znanja. Na primjer, kad se radi o učinkovitom pretraživanju informacija, važna je znatiželja, kao odlika komplementarna poznavanju istraživačkih alata.
Odlike se općenito smatraju pozitivnim vrijednostima, ali ima odlika koje su dvoznačne i mogu postati preprekom. Na primjer, "znatiželja" može biti korisna osobina koja stručnjaku pomaže i motivira ga u istraživačkoj situaciji, i tada se smatra vrlinom. Međutim, ona također može biti razlogom za odvlačenje njegove pozornosti od jedne teme na drugu, pa se on istodobno zanima za mnoštvo različitih tema a da se ni u jednu ne zadubi i zato ni o jednoj nema pravog znanja. Drugim riječima, da ne bi zastranila, znatiželja duha mora se pridružiti jednoj drugoj odlici, npr. čvrstini. Odlika "sposobnost reagiranja" navest će informacijskog stručnjaka da brzo udovolji zahtjevu. Međutim, ako je njegova najistaknutija odlika strogo poštivanje povjerljivosti, bit će vrlo oprezan i pomno će se pobrinuti da odgovorom na traženje ne naudi poslodavcu, sebi samome, osobi koja je zahtjev postavila ili pak autorima originalnog dokumenta ili tražene informacije. Naravno da će obrada zahtjeva u tom slučaju trajati duže.
Nekoliko je područja osnovnih situacija u kojima se traži posjedovanje odlika:
- Odnosi s drugim osobama
- Istraživanje
- Analiza
- Komunikacija (prijenos informacije drugoj osobi)
- Upravljanje (resursima, zbirkama)
- Organizacija (sustava, službe, aktivnosti)
U području Odnosi s drugim osobama tražene su sljedeće odlike:
-autonomnost
- sposobnost djelovanja neovisno o drugima, ili o drugim vrijednostima i društvenim očekivanjima;
- sposobnost da se dâ inicijativa, donese odluka, načini izbor između više rješenja ne vodeći računa o hijerarhiji, čak i ako se radi o do tada nepoznatom pitanju koje je posljedica novog ustroja elemenata poznatih od ranije;
- znati ostvariti odnose s drugima na otvoren i djelotvoran način;
- oblikovati poruku ili prenijeti pojedincu ili određenoj skupini određenu informaciju, kao sadržaj ili prezentaciju, služeći se odgovarajućim kanalima; potaknuti povratnu informaciju; prilagoditi poruku primijećenom učinku;
- uvijek stajati na stanovištu da vrijedi saslušati zahtjeve ili prijedloge drugih, osim ako smo objektivno sigurni da je ono što sami radimo važnije za opće dobro;
- znati se osloboditi tekućeg posla da bismo reagirali na zahtjev kolege ili korisnika; prihvatiti prekid u poslu i nakon prekida ponovno nastaviti aktivnost tamo gdje smo stali;
- sposobnost da primijetimo tuđe osjećaje time što obraćamo pozornost njegovim riječima, otvoreno pristupamo njegovim željama, i na taj način relativiziramo vlastito gledanje na neko pitanje;
- ako razumijemo tuđi zahtjev, gledište, argumente, usvajamo njegov zahtjev i istodobno zadržavamo odmak koji je nužan za objektivno pronalaženje informacije;
- korektno obavljati svoj dio posla u zajednici s drugim članovima skupine, izmjenjujući ili dijeleći s njima informacije, alate, iskustvo, itd., imajući u vidu zajedničke ciljeve, ne stavljajući u prvi plan vlastite interese;
- voditi računa o tome da informacije (ili dokumenti) ne služe samo zavlastitu uporabu.
- uzeti u obzir proturječne interese dviju strana i dovesti ih do zajedničkog rješenja s kojim će obje biti zadovoljne;
- dajući prednost pregovaranju pred suprotstavljanjem omogućiti da se dovrši istraživanje, realizira projekt;
- umijeće pregovaranja se uči i njeguje poput svakog znanja;
- znati dijeliti svoja znanja i prenijeti ih drugima na razumljiv način;
- znatiželja
- biti otvoren prema vanjskim događanjima i novostima bez obzira na to tiču li se vlastitog zanimanja ili interesa korisnika;
- koristiti se svakom prigodom za obogaćivanje vlastitih znanja i sposobnosti razmišljanja;
- smisao za analizu
- prepoznati specifične elemente ili karakteristike situacije ili problema u zapisu (bez obzira na vrstu medija), zbirci podataka ili zahtjevu;
- rasporediti ove elemente u jasne kategorije, ustanoviti među njima uzročne odnose ili međuovisnost i znati objasniti što ti odnosi znače;
- ocijeniti tvrdnju, zapis, osobu, organizaciju, radnu metodu, dokumentacijsku tehniku, itd. na temelju objektivnog utvrđivanja prednosti i slabosti;
- znati smjestiti informaciju u kontekst, na primjer s obzirom na njezinu vjerodostojnost ili pouzdanost izvora
- prerasporediti elemente prema karakteristikama koje su relevantne zaodređeni cilj, odrediti najvažnije i poredati ih prema hijerarhiji;
- kreirati novi dokumentacijski proizvod ili uslugu koji će se temeljiti na najvažnijem i njemu podrediti ostalo;
-diskrecija
- primati informacije slušajući druge ili promatrajući što se događa, ali ne ih prenijeti dalje ako su povjerljivog karaktera ili bi mogle ugroziti druge ljude, programe ili projekte, itd.
- osigurati diskreciju pri obradi zahtjeva, poštivati povjerljivost i biti oprezan.
- brzo reagirati na zahtjev za informacijom ili dokumentom sa svim njihovim pojedinostima;
- dati odgovor ili smjernice ne čekajući na pružanje cjelokupne informacije;
U području Upravljanje potrebno je posjedovati:
- upornost
- ustrajati na tome da se projekt dovede do kraja, da se poduhvat realizira usprkos teškoćama koje se mogu pojaviti;
- ne podlijegati malodušnosti.
- postupati striktno se pridržavajući unaprijed definiranog sustava ili pravila (na primjer, određenog standarda za bibliografski opis, analitičkog predloška za dokumente, radnih procedura, itd.);
- ne dopuštati drugima kao ni sebi odstupanje od pravila osim ako nije strogo opravdano;
- pobrinuti se da se posao u svim detaljima kvalitetno dovrši;
Područje Organizacija traži:
- sposobnost prilagodbe
- naći odgovarajuće odgovore na nove ili nepredviđene situacije;
- prilagoditi svoje djelovanje ili profesionalni pristup određenom okružju ili specifičnim ograničenjima.;
- biti sposoban misliti unaprijed; predvidjeti neki događaj, niz postupaka ili posljedice neke radnje (na primjer, znati logično zaključiti o mogućoj potrebi za informacijom i udovoljiti joj na temelju poznatog ili vjerojatnog korisnikovog postupka);
- poduzeti odgovarajuće mjere i ne čekati da dođe do incidenta;
- načiniti izbor i pravodobno donijeti odluku koja je u funkciji ciljeva;
- znati izbjeći beskorisno oklijevanje;
- osmisliti, dati prijedlog, započeti projekt i latiti se organizacije, a da to nitko nije izričito tražio niti je predviđeno opisom radnog mjesta, u slučaju nove, konfliktne ili teške situacije, u vlastitoj radnoj jedinici kao i kad se radi o odnosu s korisnicima;
- promatrati vlastite aktivnosti ili radni postupak globalno i shvatiti različite dimenzije i sastavne dijelove neke radnje;
- biti svjestan opasnosti koje postoje u jednoj više ili manje složenoj situaciji; izabrati i primijeniti odgovarajuću metodu;
- mudro koristiti vlastito vrijeme;
4. Zaključak
Činjenica je da se informacijska i dokumentacijska struka oduvijek odlikovala višedisciplinarnošću. Europske udruge čiji su delegati zajedno radili na Europriručniku čvrsto vjeruju u duboku jedinstvenost ove profesije, kao i u izvornost svakog specifičnog zanimanja koje ona uključuje. Područje djelatnosti i sredstva za rad arhivista, dokumentalista i drugih I&D stručnjaka nesumnjivo se razlikuju. Različit je i tehnički žargon kojim se služe i odnos prema predmetima kojima rukuju. Međutim, na kraju, znanja koja moraju pokazati i etički principi koje poštuju u osnovi su jednaki jer svaki informacijski stručnjak mora znati kako pribaviti profesionalno korisnu informaciju, kako je obraditi (i učiniti kvalitetnijom), kako njome upravljati i kako je učiniti lako dostupnom.
Ažurirano (Utorak, 29 Prosinac 2009 14:07)