II. kongres hrvatskih arhivista,
Dubrovnik, 2005.

Silvija Babić, arhivist
voditeljica Odsjeka za gradivo izvan arhiva
Hrvatski državni arhiv
Zagreb

JESMO LI SPREMNI ODGOVORITI NA PRIORITETE MEĐUNARODNOGA ARHIVSKOGA VIJEĆA

Razmatranje strategije osposobljenosti i kompetentnosti arhivske službe za gardivo izvan arhiva

Izlaganje nastoji analizirati koliko je trenutno vanjska služba u Hrvatskoj spremna odgovoriti na proklamirane strategije i prioritete Međunarodnoga arhivskoga vijeća, usvojene na XV. zasjedanju generalne skupštine u kolovozu 2004. Osnovna je postavka kako bi se arhivski djelatnici službi za nadzor nad gradivom izvan arhiva napose morali pronaći u četvrtoj strateškoj točci MAV-a, koja navodi potrebu maksimalne osposobljenosti i kompetentnosti arhivskih i spisovodstvenih stručnjaka, a koja bi se trebala postići kroz tri strateška područja:
a/ obrazovanje i permanentno usavršavanje te profesionalni razvoj
b/ umrežavanje i razmjena znanja između arhivista i spisovoditelja (stručnjaka za upravljanje spisima)
c/ suradnja arhivista i spisovoditelja sa srodnim profesijama.
Izlaganje, iako letimice, spominje i ostale strateške točke Međunarodnoga arhivskoga vijeća koje su takve da se dotiču svih arhivista, pa tako i onih na radnim mjestima za nadzor nad gradivom izvan arhiva, no detaljnija razrada bit će pokušana samo za tri navedena područja.
Prvo područje koje se tiče nužnosti neprekidnoga usavršavanja, čini nam se prilično uobičajeno, i možda već na neki način "potrošeno". No, izlaganje će upravo i naglasiti takav negativan i površan stav, te ukazati na neke pogrešno shvaćene proklamirane postupke. Neprekidno usavršavanje upravo je nužan segment eventualnoga razvoja svakoga, pa i ovoga dijela arhivske službe, budući ne samo da zahtijeva praćenje razvoja vlastite struke, nego i cijeloga niza ostalih manje ili više srodnih disciplina. Primjerice: proučavanje upravnih sustava i novih tendencija u tom smislu, proučavanje i poznavanje discipline spisovodstva i njegovih različitih postavki, proučavanje raznih automatiziranih sustava arhiviranja (dakle nove tehnologije i nove koncepcije), proučavanje ostalih informacijskih znanosti, područja dokumentalistike, i dr.
Iako se ovo prioritetno područje dotiče i samoga temeljnoga obrazovanja arhivista, o tome u izlaganju neće biti puno riječi budući je prethodnih godina na stručnim skupovima o tome bilo dosta analiza. Ponešto će o tome biti govora u razlaganju sljedećega prioritetnoga područja, no i osnovna pretpostavka MAV-a u tom smislu upravo je s težištem na doškolovanju, a ne osnovnome arhivističkom obrazovanju.
Osim apela za sustavnije praćenje recentne arhivističke i literature ostalih srodnih znanosti i disciplina, kao mogući pravci pomaka u članku se predlažu, kako poželjna informativna predavanja i tečajevi na osnovnoj razini, tako i svojevrsni certificirani fakultetski tečajevi.
Razmatranje postavke o potrebi umrežavanja i razmjene znanja između arhivista i spisovoditelja već je unaprijed ograničeno činjenicom nedovoljnoga razvoja same spisovodstvene discipline na našemu području, kako u upravnoj i administrativnoj praksi, tako za sada i u obrazovnome sustavu. Analiza raznih dodiplomskih i stručnih studijskih programa, kao i programa pojedinih veleučilišta u Republici Hrvatskoj, pokazat će da je obrazovanje na polju spisovodstva moguće gotovo samo na dodiplomskome studiju arhivistike, dok se ostali fakulteti, veleučilišta te visoke javne i privatne škole mahom ili ograničavaju na uredsko poslovanje kao uže područje spisovodstva, ili pak nude programe disciplina koje su spisovodstvu nadređene. Budući se kao najzahtjevniji u tom smislu pokazao ispit iz spisovodstva u okviru stručnih ispita u arhivskoj struci, ostaje neshvatljiva šutnja Središnjega ureda za državnu upravu na sve pokušaje suradnje državnih arhiva i toga Ureda koji brine o državnoj upravi. Naravno, osim nedostatka mogućnosti obrazovanja, nedostatak modernoga propisa, pa bilo to i za uže područje uredskoga poslovanja, kao i precizno određivanje kriterija obveznika toga propisa, osjeća se već dulji period. Kako vrijeme odmiče stanje je to alarmantnije, budući osjećaj obveze opada razmjerno povećanju neupotrebljivosti, neprimjenjivosti, neučinkovitosti i cjelokupnoj zastarjelosti propisanoga sustava.
Nedostatak suradnje s drugim srodnim ili više-manje povezanim područjima, također je veliki hendikep. Nedostaje ne samo suradnja na razini teoretskoga poznavanja srodnih struka i disciplina, koja bi mogla pridonijeti razvitku i pomacima u vlastitoj struci, već i stvarni zajednički projekti i programi. Oni se još i mogu pronaći u područjima gdje se rezultati rada arhivista koriste u egzaktne znanstvene svrhe (čitaj: gdje arhivistika ima ulogu pomoćne – bilo koje - znanosti), no uopće ih nema upravo na polju suradnje među informacijskim znanostima, odnosno, ondje gdje bi rezultati projekata direktno unaprijedili samu arhivsku struku i/ili znanost.
Zaključno, podsjetimo i na Rezoluciju I. kongresa hrvatskih arhivista koja u priličnoj mjeri sadrži i navedene prioritete Međunarodnoga arhivskoga vijeća, stoga ostaje samo pitanje: koliko smo slijedom proklamiranih stavova spremni i djelovati.

Ključne riječi: Međunarodno arhivsko vijeće, strategije, prioriteti, arhivistika, permanentno obrazovanje, spisovoditelji, srodne discipline.

Kako bi izlaganje bilo svima jasno te bi ga bilo moguće pratiti, četiri strateške točke Međunarodnoga arhivskoga vijeća, odnosno, unutar svake od njih, prioritetne aktivnosti koje bi trebale dovesti do njihova ostvarenja, su sljedeće:

1. Međunarodno arhivsko vijeće mora biti respektabilno i široko prepoznatljivo kao reprezent arhivskih institucija i arhivista pojedinaca u cijeloj međunarodnoj zajednici.
Prioritetna područja unutar ove strategije:
a/ Konstantno javno zastupanje međunarodne arhivske zajednice
b/ Zastupanje i društvena promocija uloge arhivista i arhiva
c/ Prepoznatljivost Međunarodnoga arhivskoga vijeća

2. Arhivske institucije moraju biti pozicionirane tako da imaju vodeću ulogu u učinkovitom upućivanju i promicanju konceptualnih i tehnoloških promjena u upravljanju informacijama i znanjem.
Prioritetna područja unutar ove strategije:
a/ Promocija uloge arhivskih institucija kao dijela dobre i transparentne javne uprave
b/ Pozicioniranje (kompetencija) arhivskih institucija za upravljanje elektroničkim zapisima
c/ Podrška projektima automatizacije arhivskih funkcija

3. Arhivske institucije moraju biti dobro pripremljene za punu odgovornost u ostvarenju zaštite i javne dostupnosti kulturne baštine naroda širom svijeta.
Prioritetna područja unutar ove strategije:
a/ Razvoj arhivskih kapaciteta te međuinstitucionalne suradnje
b/ Očuvanje i zaštita zapisa i arhiva
c/ Dostupnost zapisa i arhiva

4. Profesionalci arhivske i spisovodstvene struke u svim zemljama moraju biti maksimalno osposobljeni i kompetentni kako bi se mogli nositi s danim im odgovornostima
Prioritetna područja unutar ove strategije:
a/ Obrazovanje i permanentno usavršavanje te profesionalni razvoj
b/ Umrežavanje i razmjena znanja između arhivista i spisovoditelja (stručnjaka za upravljanje zapisima)
c/ Suradnja arhivista i spisovoditelja sa srodnim profesijama
Na stranicama Međunarodnoga arhivskoga vijeće možemo vidjeti da su mnogi projekti unutar objavljenih strategija već prijavljeni, a najviše ih je, preko četrdeset, unutar prvoga strateškoga područja.
Postavljajući u naslovu pitanje o spremnosti na djelovanje prema proklamiranim, i na generalnoj skupštini Međunarodnoga arhivskoga vijeća prihvaćenim strateškim točkama za sljedeće razdoblje, izlaganje se prije svega koncentrira na spremnost segmenta vanjske arhivske službe u Hrvatskoj.
Iako se arhivisti uže specijalnosti nadzora nad gradivom izvan arhiva u svome djelovanju mogu pronaći u svakoj od navedenih točaka, ovi arhivski stručnjaci prvenstveno bi se morali "vidjeti" u prioritetnim postupcima i nastojanjima četvrte strateške postavke.
Prije no što ovo stanovište bude podrobnije objašnjeno, samo ukratko spomenimo i ostale tri, jer one dotiču sve, pa tako i ove arhiviste:
1. Prva se odnosi na status i ugled Međunarodnoga arhivskoga vijeća, koje, kroz svoje kolektivne i individualne članove, grane, sekcije i ostala tijela, mora biti široko prepoznato kao zastupnik i promotor važnosti zapisa kao takvih. U tome smislu i hrvatski arhivisti dio su svjetskoga arhivskoga korpusa, te u vlastitim okvirima, i kroz vlastite strukovne udruge (prema saznanjima, samo su dvije s pridjevkom "arhivističke" trenutno aktivne), mogu nastojati oko iste namjere.

2. Druga strategija govori o važnosti pozicioniranja arhivskih ustanova kao vodećih čimbenika prilikom izmjena koncepata i tehnologija upravljanja informacijama i znanjem. Na prvi pogled, i ova se točka gotovo direktno dotiče područja koja su zapravo područja rada vanjske službe, međutim, prioritetne aktivnosti ove strateške točke odnose se više na cjelokupnu politiku i strategiju pojedine arhivske ustanove (promidžbu ustanove kao dijela "dobre (državne) uprave", zapošljavanje određenoga profila stručnjaka, praćenje trendova sustava "automatiziranih" arhivskih postupaka,…).

3. Dobra pripremljenost arhivskih institucija za punu odgovornost spram zaštite i javne dostupnosti gradiva koje predstavlja kulturnu baštinu ljudi diljem svijeta, u kojem smislu bi se arhivisti vanjske službe mogli naći napose u aktivnostima preventivne zaštite gradiva, te evidentiranja i vrednovanja gradiva izvan arhiva, kako bi arhivi u budućnosti uopće mogli obaviti funkciju navedenu u ovoj strateškoj točci.
Ovo su samo površno nabacane misli oko ostalih izglasanih točaka, koje bi se, naravno, mogle šire, temeljitije i čvršće elaborirati.
Budući je namjera ovoga izlaganja kritičko, i dakako, samokritičko promišljanje o četvrtoj postavci i njenim prioritetnim aktivnostima, detaljnije obrazloženje bit će prezentirano upravo kroz pojedina prioritetna područja.

a) Obrazovanje i permanentno usavršavanje te profesionalni razvoj
Krilatice "stručno usavršavanje" te "permanentno obrazovanje", na žalost su u našoj struci često korištene bez stvarnoga značenja i nerijetko bez sadržaja. Važno je navesti kako su ova promišljanja i zaključci nastali prvenstveno temeljem iskustva rada u tri državna arhiva, no situacija se s velikom vjerojatnošću bitno ne razlikuje i u ostalih jedanaest. Jednako tako, namjera izlaganja nije zaključak kako nema stručnih djelatnika i sasvim suprotna habitusa. No, neka ova razmišljanja budu shvaćena kao svojevrsno đavolje odvjetništvo s najboljim namjerama, jer, budući se radi o Kongresu, najveći će broj govornika zasigurno imati afirmativna izlaganja.
Prije iznošenja promišljanja o problematici stručnoga usavršavanja, navedimo kako se osnovni problemi mogu podijeliti na dvije osnovne veće skupine. Jedna će se skupina odnositi isključivo na:
a) individualno viđenje i doprinos, odnosno, odnos pojedinca spram vlastitoga stručnog osposobljavanja,
dok će druga skupina problema biti naznačena zajedničkim nazivnikom:
b) neprepoznavanje problematike od strane voditeljskih razina, te problemi materijalne naravi.
a) Sintagma "stručnoga usavršavanja" učestalo se provlači kroz naše planove i programe rada kao i izvješća o obavljenome radu, kako u pojedinaca tako i cijelih arhivskih odjela i odsjeka. Kad se malo proanaliziraju navodi unutar pisanih poglavlja takova podnaslova, nameće se zaključak da je praćenje glavnoga nacionalnog arhivističkog časopisa postalo osnovno mjerilo stručnoga usavršavanja (obzirom na sadržaj ostalih s pridjevkom "arhivski", gotovo bismo mogli reći da se radi o jedinom arhivskom časopisu, nikako time ne želeći umanjiti doprinos ostalih drugim znanostima, strukama i područjima, kao što su povijest, pomoćne povijesne znanosti, biografije i bibliografije, pa i doprinos kulturno-prosvjetnim naporima u vlastitome okruženju). Nadalje, činjenica da se ne prate i druga nacionalna izdanja arhivistici srodnih struka (knjižničarstva, upravne struke, sustava uredskoga poslovanja, spisovodstva, informatologije, muzeologije, …, a da i ne spominjemo razna izdanja usmjerena člancima inter- i multi-disciplinarnog karaktera) odaje "usavršavanje" vrlo skromnih razmjera. Da li onda očekivati praćenje inozemnih izdanja? Internetskih stranica  međunarodnoga arhivskoga vijeća?¹ Ostalih nacionalnih arhivističkih društava, stranih državnih ili drugih arhiva, udruga informacijskih stručnjaka bilo koje specijalnosti, i sl.?
Da se ne zadržimo samo na praćenju literature, spomenimo s područja stručnoga usavršavanja još jednu čestu krilaticu: "Prisustvovanje predavanjima, promocijama i izložbama". Opet, ispod navoda koji apsolutno ima smisla, često se krije prisustvo na raznim umjetničkim izložbama, promocijama izdanja čiji sadržaj teško da može naći poveznicu sa strukom, te predavanjima čije je mjesto zbivanja igrom slučaja prostor arhiva. Sve to, naravno, predstavlja dobitak u osobnome intelektualnom obogaćenju, ali prikazivati navedene postupke kao stručno usavršavanje, ili je pomalo znak nepristojnosti, ili potpunoga neshvaćanja značenja ovoga pojma.
U navedenim situacijama napose brine nedostatak svijesti pojedinih arhivista o činjenici da ih manjak pojedinih znanja nemjerljivo sputava u korektnom, a kamoli eventualno kreativnom obavljanju svakodnevnih radnih zadataka.
Da li uopće javno navoditi činjenicu da svi arhivisti vanjskih službi u Hrvatskoj, gotovo dvadeset godina po usvajanju sustava klasifikacijskih oznaka u uredskome poslovanju javnoga sektora, još uvijek ne razumiju navedeni koncept (ne ulazeći ovom prilikom u njegovu kvalitetu i trenutnu neprimjerenost), prikladno se opravdavajući činjenicom kako nam uredsko poslovanje ionako nije u stvarnoj zakonskoj nadležnosti?
b) Problemi druge vrste iskazuju se u nekoliko oblika. Jedan od njih je i viđenje različitih stručnih skupova samo kao "nepotrebno trošenje ionako malih financijskih sredstava". Kako drugačije objasniti činjenicu da je XV. kongresu Međunarodnog arhivskog vijeća u Beču lanjskoga kolovoza prisustvovalo svega 9 arhivista iz Hrvatske, i to iz triju državnih arhiva (HDA, DAPA i DAZG), a bilo je i djelatnika iz dvije–tri naše pismohrane. Zdvajati nad nedostatkom sredstava? Usporedimo neke slične tranzicijske zemlje (po kriteriju gospodarskih pokazatelja, slične ekonomsko-političke situacije, pa dijelom i zemljopisne veličine i udaljenosti): Mađarska 46, Slovenija 21, Ukrajina 37, Poljska 62, Latvija 20, Srbija i Crna Gora 13, pa i jedan Kazahstan s 8 sudionika.
Slično stanovište potiče na restrikcije i na drugim područjima, pa je čest slučaj negativan stav vodstva pojedinih arhivskih ustanova spram prisustvovanja stručnih djelatnika raznim predavanjima i drugim stručnim i promotivnim zbivanjima, čak i u mjestu sjedišta arhiva. Ukoliko se pak ne radi o svjesnome stavu, problem se može pojaviti i u nedostatku pravovremene informacije širem stručnom kolektivu, ili, a što još više govori o neprepoznatljivosti arhiva kao bitnoga dijela informacijske zajednice, pa šire i informacijskoga društva, zamisliva je i situacija da arhiv uopće ne dobiva obavijesti o recentnim događanjima te vrste. Ukoliko se arhivi svrstavaju u informacijske ustanove par excellance, ovo je prilično poražavajuće.
No, uz ovakove propuste, nekorektno bi bilo ne konstatirati i ograničavajuć materijalni faktor, koji pojedinim arhivima priječi redovitu nabavu domaće i strane periodike i literature, nabavu informatičke opreme koja bi svim stručnim zaposlenicima omogućila pristup mrežnim stranicama i recentnim informacijama, kao i nedostatak sredstava za sustavno prisustvovanje respektabilnim stručnim skupovima u Hrvatskoj i inozemstvu. U tom bi pogledu postojeće stanje mogla ublažiti organizacija kratkih predavanja i prezentacije onih zaposlenika koji su ¹ takovim skupovima pribivali (bez obzira iz kojega su državnoga arhiva, odnosno neke druge srodne ustanove – no to je već tema za treću stratešku točku) u kojima bi se prenijele informacije i saznanja. Istina jest da se prikazi skupova redovito objavljuju u Arhivskome vjesniku, no ritam njegova izdavanja takav je da ne pruža uvijek recentnu informaciju, osim toga, dvosmjerna je komunikacija uvijek poželjnija. Zašto se, uostalom, ograničiti na prikaze sa stručnih i znanstvenih skupova? U našoj arhivskoj zajednici ima priličan broj arhivista koji su uže i dublje specijalizirali neko područje, te bi povremeno mogli održavati predavanja, radionice ili stručna okupljanja bilo kojega tipa, na kojima bi se doznalo i raspravljalo o pojedinim postignućima. 

Iako se ovo prioritetno područje odnosi i na temeljno obrazovanje arhivista, o tome u ovome izlaganju neće biti puno riječi, budući je prethodnih godina na stručnim skupovima o ovome bilo dosta govora i analiza. Ponešto će se tek naznačiti u razlaganju sljedećega prioritetnoga područja, no osnovna postavka MAV-a i bila je mišljena s težištem na doškolovanju, a ne osnovnome arhivističkom obrazovanju.
U Hrvatskoj, po završetku dodiplomskoga studija arhivistike do sada su bili mogući samo magistarski i doktorski studij, a u današnje pak vrijeme samo doktorski, te je zapravo za vidjeti u kom će se smislu Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu prilagoditi odredbama Bolonjske deklaracije. Nevezano uz to, osjeća se nedostatak fakultetskih, prijeko potrebnih seminara za određena usko specijalna znanja svih segmenata arhivske službe, pa tako i službe za brigu o gradivu izvan arhiva. Proširimo gledište te se prisjetimo i Pravilnika o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci², koji dopušta nekoliko mogućih zvanja arhivista-specijalista, ali ne i za područje vanjske službe, čime se pokazuje nedosljednost u nastojanju oko zahtijeva za dodatnim znanjima u pojedinim područjima arhivske službe. U tom smislu osobno ne vidim razliku u odnosu na arhiviste koji rade na sređivanju, obradi i opisu bilo kojega povijesnoga razdoblja.
No, bez obzira na nepostojanje uvjeta stjecanja specijalizacije formalnoga naziva za taj segment arhivistike, osim organiziranja kratkih tečajeva za pripravnike pri HDA, bilo bi poželjno postojanje raznih već spomenutih fakultetskih seminara zahtjevnijega tipa, čije bi polaženje završavalo određenom provjerom i stjecanjem neke vrste certifikata ili uvjerenja o svladavanju pojedinih znanja.
Za potkrijepu ovoga stava, spomenimo da je anonimna anketa među djelatnicima jednoga državnog arhiva pokazala da se zanemariv broj djelatnika smatra sposobnima sastaviti klasifikacijski plan nekoga pravnoga subjekta, a tek je nešto veći broj onih koji se smatraju sposobnima izraditi interni propis o zaštiti arhivskoga i registraturnoga gradiva neke ustanove. Nameće se pitanje zašto očekujemo da to znaju predstavnici stvaratelja.³
b) Umrežavanje i razmjena znanja između arhivista i spisovoditelja (stručnjaka za upravljanje zapisima)
Ovaj segment prioritetnih aktivnosti u našoj je sredini napose upitan iz razloga nedovoljno razvijene discipline. Svi pokazatelji govore da ako i možemo govoriti o spisovodstvu kao disciplini, onda je ona u Hrvatskoj u dominantnom dijelu razvijena kroz praktično djelovanje, dok se manjim dijelom razvila temeljem početnih "uvezenih" znanja kroz management stranih vlasnika, kupaca pojedinih hrvatskih tvrtki. Razumije se, ova konstatacija nije generalna, budući je mnogo takvih tvrtki koje nemaju razvijeno, čak gotovo ni utemeljeno spisovodstvo. Nadalje, neki su pravni subjekti "prisiljeni" na relativno dobro vođenje dokumentacije, budući je riječ o jednome od važnijih zahtijeva uvođenja i dobivanja pojedinih ISO standarda kakvoće.
Odmah se može uočiti da navedeni primjeri ukazuju na privatni sektor, što znači da javna uprava, osim zastarjelog i nikad do kraja razvijenog sustava ozakonjenog Uredbom o uredskom poslovanju i njenim podzakonskim aktima, i nema temelje kojima bi se uhvatila u koštac s problemima modernoga spisovodstva.
Mala digresija u svezi navedene konstatacije. Navedeno stanje u javnome području vrlo dobro oslikava Zakon o pravu na pristup informacijama⁴, tipičan propis koji je preskočio jednu logičku stepenicu, budući ne možemo govoriti o vjerodostojnim informacijama ukoliko nema čvrstog i konzistentnog sustava odlaganja zapisa u kojima su informacije sadržane. Bez toga, propagirano i zakonski propisano pravo zaista postaje puko zadovoljenje forme, o čemu nam govore mnogi dosad javno objavljeni i vrlo neujednačeni katalozi informacija⁵.
Što nedostaje? Prije svega – sustav školovanja za navedeno zanimanje. Ako pokušamo kratko analizirati postojeće stanje, dolazimo do sljedećih podataka.
Studij spisovodstva, ni kao dodiplomski a niti kao stručni studij, ne postoji ni na jednome od naših fakulteta ni veleučilišta. Spisovodstvo pak kao predmet postoji isključivo na Filozofskome fakultetu u Zagrebu, kao kolegij u okviru dodiplomskoga studija arhivistike na Odsjeku za informacijske znanosti.
Prema pobližem obrazloženju predmeta na mrežnim stranicama, riječ je o kolegiju koji obuhvaća sljedeće sadržaje:

- značenje i uloga upravljanja spisima u poslovnim procesima
- poslovni i informacijski aspekti spisovodstva
- sadržaj i osobine spisovodstvenog sustava
- procesi u upravljanju spisima
- oblikovanje i uvođenje spisovodstvenog sustava
- spisovodstvena politika i odgovornosti
- identifikacija i analiza zahtjeva za upravljanje spisima
- organizacija uredskog poslovanja u javnim službama u Hrvatskoj
- vrste i osobine spisa
- oblikovanje i označavanje spisa
- obrada i korištenje dokumenata i spisa
- organizacija, opis i indeksiranje
- vrednovanje i izlučivanje
- evidencije i sheme metapodataka u spisovodstvu
- klasifikacija poslovnih aktivnosti
- svrha klasifikacije poslovnih aktivnosti
- opći i administrativni poslovi
- specifične poslovne aktivnosti
- izrada i održavanje klasifikacijskog plana poslovnih aktivnosti
- klasifikacijski plan spisa
- svrha klasifikacije spisa
- struktura i sadržaj
- izrada i održavanje klasifikacijskog plana spisa
- opis stavke klasifikacijskog plana
- indeksiranje klasifikacijskog plana
- primjena klasifikacijskog plana spisa

dok je zadana literatura:

ISO 15489 – Dokumentacija i informacije – Upravljanje spisima Uredba o uredskom poslovanju (Narodne novine 38/1987) Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (Narodne novine 49/1987) Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (Narodne novine 38/1988) Duranti, L. Arhivski zapisi: teorija i praksa. Zagreb, 2000. (poglavlja 3-8)
Predavač kolegija po struci je arhivist, u statusu zvanja višega arhivista.

Pojedini stručnjaci upravnoga prava samo se dijelom dotiču ove problematike, najčešće tek na teoretskoj razini uklapanja nekog spisovodstvenog sustava u pojedine sustave javne uprave. Na Pravnome fakultetu sveučilišta u Zagrebu tek se na III. godini studija sluša kolegij Upravna znanost, na IV. Upravno pravo, dok se kao izborni predmeti eventualno mogu odabrati Sociologija uprave, Poredbeni upravni sustavi te Lokalna samouprava. Naravno, sve su to više discipline od spisovodstva, no, kako trenutno govorimo o javnoj upravi, sve na njemu moraju biti temeljene.
Ako se nakratko vratimo privatnome sektoru koji mahom čini gospodarsku djelatnost, koja treba jednak temelj za dobro funkcioniranje, bilo bi za očekivati da se odgovarajuć sadržaj nudi studentima specifičnih smjerova Ekonomskoga fakulteta. No, to nije slučaj. Najsličniji sadržaj nudi se samo u okviru stručnoga (ne dakle dodiplomskoga) studija poslovno-tajničkoga smjera, pod nazivom Organizacija ureda i uredskoga poslovanja.
Fakultet organizacije i informatike u Varaždinu, od moguće zanimljivih i odgovarajućih kolegija, na smjeru Primjena informacijskih tehnologija u poslovanju, na I. godini studija kao obavezan kolegij nudi Ured i uredsko poslovanje, nadalje, kao izborni predmet na II. godini nalazimo Poslovni informacijski sustavi državne uprave, a na III. godini obavezan je kolegij Upravljanje informacijskim sustavima. Na smjeru Informacijski sustavi, na II. je godini obavezan kolegij Informacijsko-dokumentacijski sustavi, zatim je kao izborni predmet na II. godini Automatizacija uredskoga poslovanja, na III. godini izborni kolegij Državni i upravni informacijski sustavi, a na IV. obavezni Upravljanje informacijskim sustavima.
Moguć je i odabir poslijediplomskoga smjera Informacijske znanosti.
Pravni fakulteti u Splitu i Rijeci u programu imaju stručni studij Upravnoga prava (u trajanju od tri godine), koji oba u programu imaju dvosemestralni kolegij Uredsko poslovanje, no ni za jedno nema pobližega sadržaja na web stranicama.
Za zaključiti je da se fakulteti mahom bave disciplinama više-manje nadređenima spisovodstvu, dok je ono sasvim zapostavljeno.
Što se tiče programa pojedinih veleučilišta, Društveno veleučilište u Zagrebu ima predmet Uredsko poslovanje, za kojega se kao ispitna literatura navodi (uz važeće zakonske provedbene propise u tom smislu) samo knjiga "Upravno poslovanje" I. i II., M. Lobora, izdana u Ljubljani 1992.
U programu Tehničkoga veleučilišta u Zagrebu Informacijskoga smjera, pod nazivom Uvod u uredsko poslovanje obavezan je kolegij na I. godini, i to, iznenađujuće, za oba usmjerenja: Organizacija i informatizacija ureda, te Elektroničko poslovanje.
Veleučilište u Rijeci također kao stručni studij organizira studij Upravnoga prava, koji u  programu ima predmet Uredsko poslovanje i korespondencija, a kao izborni predmeti nude se Upravni sustavi i Upravno postupovno pravo.
Veleučilište u Splitu nudi studij Ekonomije i trgovinskoga poslovanja, s jednim od usmjerenja pod nazivom Poslovno tajništvo.
Iako se na svim posjećenim mrežnim stranicama⁶ ne mogu uvijek pronaći detaljni sadržaji predmeta odnosno kolegija pod navedenim nazivima, dojam je da se ipak najčešće radi o suženom pojmu uredskoga poslovanja, koji ne obuhvaća sve one postupke koje podvodimo pod pojam spisovodstva. Nadalje je dojam da se termin uredskoga poslovanja najčešće prispodobljuje javnoj upravi, dok se, za zapravo iste poslove, u privatnome sektoru, gospodarstvu i eventualno kojoj udruzi, češće rabi pojam organizacija, informacijski sustavi, i sl.
Ovo, na prvi pogled nepregledno i u neku ruku pretjerano nabrajanje, ima za cilj potaknuti izgradnju svijesti o činjenici da se stručnjak engleskoga naziva records manager kod nas ne školuje sustavno ni ciljano, te zapravo može izrasti jedino iz kompilacije raznih znanja i vještina koje može steći na najmanje tri do četiri visokoškolske ustanove.
Najzahtjevnija literatura, pa tako valjda i znanje, u tom se smislu traži od pristupnika
stručnome ispitu u arhivskoj struci, kojima je propisana literatura:
1. HRN ISO 15489 – Dokumentacija i informacije – Upravljanje spisima
2. Uredba o uredskom poslovanju (Narodne novine 38/87)
3. Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (Narodne novine 49/87, 38/88)
4. Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (Narodne novine 38/88)
5. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (Narodne novine 90/02)
6. Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima (Narodne novine 90/02)
7. Duranti, L. Arhivski zapisi: teorija i praksa. Hrvatski državni arhiv, Zagreb, 2000.
8. Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima: specifikacija MoReq (prijevod s engleskog jezika). Hrvatski državni arhiv, Zagreb, 2003.
9. National Archives of Australia. Designing and Implementing Recordkeeping Systems: Manual for Commonwealth Agencies (http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html)
Kao još jedan, potencijalno bitan čimbenik područja upravljanja zapisima, odnosno
spisovodstva, logički bi bio Središnji državni ured za upravu, koji, međutim, među svojim zaposlenima nema ni jednog stručnjaka takva profila. Tim je apsurdnije da su svi pokušaji nuđenja suradnje od strane Hrvatskoga državnoga arhiva prema Središnjemu državnome uredu za upravu završili ne negativno, već i bez bilo kakvoga odgovora.
Konačno, kako bismo zaokružili problematiku, kao ispitna literatura za predmet Uredsko poslovanje u okviru državnoga stručnoga ispita za državne službenike, određeni su samo sljedeći propisi: Uredba o uredskome poslovanju, Uputstvo za provedbu Uredbe, Zakon o pečatima, Zakon o upravnim pristojbama, te Uredba o natpisnoj ploči.
Nedostatak ovih znanja napose je vidljiv u pojedinim ustanovama koje nemaju karakter tijela uprave odnosno samouprave (što bi bilo analogno odredbi važeće Uredbe u kojoj stoji kako su obveznici Uredbe "organi uprave i društveno-političke zajednice"), no i svih ostalihkoji na osnovu zakona imaju neke javne ovlasti. Na žalost, odredba o obveznicima Uredbe tumači se raznoliko i proizvoljno, većinom u korist zaključka kako određen stvaratelj nije obveznik. Ponekad stvaratelji u tom smislu traže mišljenje Središnjega državnog ureda za upravu, no ni tamo nema preciznoga stava (primjerice, Agenciji za lijekove i medicinske proizvode odgovoreno je da nisu obveznici, a u nadležnosti im je izdavanje rješenja za puštanje u promet lijekova u Republici Hrvatskoj). Fakulteti te srednje i osnovne škole također se ne smatraju obveznicima ovoga propisa, a zar izdavanje svjedodžbi i diploma nije javna ovlast? Ukoliko bi kao kriterij obveznika uzeli već drugi puta objavljen popis tijela javne vlasti⁷, pri čemu je teško ne spomenuti začudne kriterije sastavljača, situacija bi bila još diskutabilnija. Podsjetimo, popis primjerice navodi: veterinarske stanice, Hrvatski ronilački savez, Hrvatska obrtnička komora, Hrvatski savez zadruga, Hrvatska narodna banka, Fundacija Ivana Meštrovića, Državna ergela lipicanaca, …, među kojima ima i pravnih subjekata bez ikakove javne ovlasti, dapače, potkrale su se i poneke neprofitabilne nevladine udruge.
Sve to, naravno, ne bi bilo od presudnoga značenja da je usvojen neki drugi (ili više njih) spisovodstveni sustav, no stvarni problem je nedostatak ikakova sustava. Da produbimo problem, prisjetimo se još i znanstvenih instituta, muzeja, zdravstvenih ustanova, čak raznih državnih agencija, fondova, direkcija i dr., koje se također ne smatraju obveznicima Uredbe.
Razvidno je kolik nedostatak predstavlja nepostojanje mogućnosti sustavna obrazovanja na ovome području, jer čak i da svi arhivisti u Hrvatskoj odlično poznaju i sposobni su osmisliti i postaviti razne spisovodstvene sustave, zainteresiranih je stvaratelja naprosto previše.
O ovome području, povremeno se javljaju pojedini praktični priručnici, ponekad užeg a ponekad šireg dijapazona8, no, i ovdje je dojam da ih se rijetko iščitava i primjenjuje za eventualna istraživanja i napredak struke. U posljednjih desetak godina, u Arhivskome vjesniku objavljen je prikaz samo jedne knjige toga područja.
c) Suradnja arhivista i spisovoditelja sa srodnim profesijama
Odgovor o stanju i kretanjima koja bi obuhvaćala ovaj vid suradnje, već je dijelom dan i u razmatranju o prvom prioritetnome području, u kojem se spominje nedostatak interesa za periodiku srodnih znanosti, odnosno, nepoznavanje tema i pojedinih užih problema i područja koja se jednim dijelom mogu aplicirati i na arhivsku struku i znanost. Dijelom iste teme možemo smatrati i pojedina razmatranja pod točkom b), gdje uočavamo da se cjelina područja koja nas životno zanima sluša i uči, ne samo na različitim smjerovima pojedinih studija, već i na potpuno različitim fakultetima, a problem je i nepostojanje bilo kakvoga vida interfakultetskih mješovitih programa.
Konkretna se suradnja svodi na poneka održana predavanja prilikom stručnih skupova, koja, koliko god korisna, ipak nose prizvuk prigodnoga popunjavanja zadaće "suradnje i interdisciplinarnoga pristupa". No, čak i takva suradnja odvija se gotovo isključivo s usko srodnim znanostima (informacijske znanosti: bibliotekarstvo, opća informatologija i muzeologija), dok su nam, primjerice, upravni pravnici ili inženjeri organizacije, vrlo rijetki gosti i predmet našega interesa.
Nedostaju i zajednički projekti, odnosno, ukoliko i postoje oni su mahom vezani uz povijesna istraživanja, dok je razvoj struke kao zasebne, informacijske znanosti prilično zapostavljen. Prisjećajući se mnogih viđenih obavijesnih pomagala ili, takozvanih obavijesnih pomagala, kako u Hrvatskome državnom arhivu tako i u drugima, ovakovo stanje i ne čudi, budući se ponekad čini da njihova namjena i nije "obavijestiti". Odnosno, čini se da (ponegdje) indiferentan ili većim dijelom sasvim formalistički stav prema postojećim standardima, odražava i stav spram informacijske zadaće arhiva. Na žalost, već prilično u 21. stoljeću, dojam je da većina arhivista i dalje vlastitu struku doživljava kao pomoćnu povijesnu znanost, i dapače, vlastitoj struci odriče ambiciju da iz te uloge iskorači.

Zaključak
Na kraju, možemo se opravdano zapitati zbog čega bi prioriteti MAV-a bili i naši prioriteti? Jer, svaki, i kolektivni i pojedinačni član Vijeća čimbenik je za sebe koji stručno djeluje u nekim određenim okolnostima, te stoga nije nužno da se proklamirani prioriteti poklapaju.
No, valja podsjetiti na rezoluciju I. kongresa hrvatskih arhivista, čija se većina točaka odnosi upravo na sadržaje u tri godine kasnije prihvaćenim prioritetima Svjetskoga kongresa arhivista. Ne zaboravimo, Rezoluciju su izglasali sudionici kongresa, što znači, ne možemo se opravdavati da nam je nametnuta sa strane.
Zaključak koji se nameće jest da s proklamiranim vizijama stojimo dosta dobro, no provedba je ono što mahom izostaje, bar u onoj mjeri na koju možemo svi zajedno ili pojedinačno utjecati.

Summary

ARE WE READY TO MEET THE PRIORITIES OF THE INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – A STUDY OF A TRAINING AND COMPETENCE STRATEGY OF THE ARCHIVAL SERVICE RESPONSIBLE FOR ACTIVE RECORDS
This presentation is trying to analyze the readiness of archivists responsible for active records in Croatia to meet the proclaimed Strategies and Priority Areas of the International Council on Archives, adopted by the 15th Session of the General Assembly in August 2004. The basic proposition is that archivists responsible for active records should recognize their interest especially in the 4th strategy point of the ICA, which points out the need for maximal training and competence of archives and records management professionals, which should be attained through three priority areas:
a/ education and ongoing professional training/development
b/ networking and exchange of knowledge between archives and records professionals
c/ cooperation of archives and records professionals with related professions.

The presentation also mentions, though cursorily, other strategy points of the International Council on Archives, which by their nature concern all archivists, including those exercising control over records, but a more detailed elaboration will be attempted only for the three mentioned areas.
The first area, which concerns the necessity of an ongoing professional development, seems quite usual, maybe even "used up" in a way. But the presentation will emphasize this negative and superficial approach, and point to some misunderstood proclaimed procedures. Ongoing training is a necessary segment of a possible development of any part of the archival service, including this one, as it demands following the development of not only this profession, but also of several more or less related disciplines. For instance: study of administration systems and new tendencies in this area, study and knowledge of the discipline of records management and its various propositions, study of various automated archiving systems (new technologies and new concepts), study of other information sciences, documentation science etc.
Although this priority area also concerns the basic training of archivists, this won't be addressed in this presentation, because there were several analyses on this subject at professional gatherings in recent years. This will be mentioned when elaborating the next priority area, but the basic proposition of the ICA in this matter lays emphasis on additional training, not on basic archival training.
Apart from the appeal to keep up more systematically with recent literature in archival science as well as other related sciences and disciplines, the paper proposes desirable informative lectures and courses at a basic level, as well as certified university courses of some kind, as possible development directions.
Studying the proposition of the need of networking and exchanging knowledge between archives and records professionals is limited in advance by the fact that the discipline of records management is insufficiently developed in this area in administration practice as well as in the educational system. An analysis of various graduate and professional study programmes as well as programmes of some colleges in the Republic of Croatia will show that records management education is possible almost exclusively at the graduate studies of archival science, and that other faculties, universities and public and private colleges are mostly either limited to paperwork management as a narrower area of records management, or offer programmes in disciplines superordinate to records management. As the records management exam, taken as a part of professional exams in the archival profession, has proved as the most demanding in this sense, the absence of any reply of the Central State Administrative Office for Public Administration to all attempts of cooperation of state archives and this Office that takes care of the public administration remains incomprehensible. Of course, apart from the absence of a training possibility, absence of a modern regulation, if only for a narrower area of paperwork management, as well as absence of more precise criteria for defining those subject to the regulation has been felt for some time now. As time goes by, the situation gets more and more alarming, because the sense of obligation diminishes in proportion with the growth of uselessness, inapplicability, inefficiency and overall obsoleteness of the regulatory system.
The absence of cooperation with other related and more or less connected areas is also a big handicap. There is a lack of not only cooperation on the level of theoretical knowledge of related professions and disciplines, which could contribute to development and advances in own profession, but also of real common projects and programmes. They can still be found in areas where results of archivists' work are used for exact scientific purposes (i.e.: where archival science has a role of any sort of ancillary science), but there are none in the area of cooperation between information sciences, exactly there where the projects' results would directly promote the archival profession and/or science.

As a conclusion, the text reminds of the Resolution of the 1st Congress of Croatian Archivists, which include the mentioned priority areas of the International Council on Archives, so the question remains: in what extent are we ready to act according to the proclaimed views.

Keywords: International Council of Archives, strategies, priorities, archival science, ongoing training, records managers, related disciplines

¹ Bilo bi zanimljivo znati kolikim je sudionicima Kongresa poznato da će se u studenom u Tunisu održati drugi dio Svjetskoga samita o informacijskome društvu; nadalje, da se na stranicama Sekcije za obrazovanje i osposobljavanje MAV-a može pronaći detaljan vodič za sve aspekte planiranja, raspodjele i razvoja učinkovitoga usavršavanja i osposobljavanja; da će se u svibnju 2006. u Varšavi održati 7. europska arhivska konferencija, s temama koje se gotovo sve dotiču upravo strateške točke o kojoj raspravlja ovo izlaganje; i t.d.?

² Narodne novine 93/04
³ Valja napomenuti da je anketa provedena u sasvim određenu svrhu, te da se njeni rezultati trebaju sagledavati relativno.
⁴ Narodne novine 172/03
⁵ Prema čl. 22 st. 4 Zakona o pravu na pristup informacijama, svako tijelo javne vlasti nužno mora ustrojiti katalog informacija koje posjeduje, njima raspolaže ili ih nadzire, a koji sadrži sistematizirani pregled takvih informacija.
⁶ Podatci s web stranica svih navedenih fakulteta i veleučilišta datiraju od 23. kolovoza 2005.
⁷ Narodne novine 146/04, 152/04, 39/05
⁸ Navedimo samo neke: Srića, V., Kliment, A., Knežević, B.: Uredsko poslovanje Strategija i koncepti automatizacije ureda, Zagreb, 2003.; Malvić, G., Uredsko poslovanje: priručnik za upravne škole, Zagreb, 2002, Centar za dopisno obrazovanje; Horvatić, I., Komorčec, M., Gaćeša D.: Upravljanje uredom, Zagreb, 2003.