Među mnogim tehničko-tehnološkim novostima koje označavaju naše doba, bilježenje zapisa u digitalnom obliku zasigurno će ostaviti najdublji trag u arhivskoj struci. Preslikavanje rukom pisanih, tiskanih ili fotokemijskim putem nastalih zapisa u svrhu njihove sigurnosti i zaštite, ostaje trajnom zadaćom arhivske službe i u novonastalim okolnostima koje uključuju čak i potpuni izostanak proizvodnje fotoosjetljivih materijala.

Dosadašnja praksa ukazuje na redukciju palete fotoosjetljivih proizvoda namijenjenih reproduciranju i kopiranju transparentnih medija u toj mjeri, da pojedine postupke koji su do sada bili temelj zaštitnog i sigurnosnog kopiranja više nije moguće provoditi.

Dakle, digitalna slika i njezino pohranjivanje na neki od elektronskih medija, suvremeni je postupak reproduciranja arhivskog gradiva. Uz neželjenu brigu oko očuvanja ove vrste zapisa, koji se za razliku od onog u analognom obliku sigurno ne može slučajno sačuvati, ovom smo tehnološkom novošću dobili i mnoge prednosti, osobito kada je u pitanju dostupnost arhivskoga gradiva.

Da bi preslika bila što vjernija izvorniku te prenijela sve informacije koje izvornik sadrži, pri snimanju je nužna uporaba repro objektiva s visokom moći razlučivanja i korekcijom optike koja jamči sliku bez izobličenja.

Iako se arhivsko gradivo u pravilu snima u sigurnosne i zaštitne svrhe, sam postupak snimanja može biti rizičan, osobito ako se pritom koristi neodgovarajuća rasvjeta, reprostol ili uređaj za protočno snimanje koji bi mogao fizički oštetiti predložak.

Suvremena tehnička rješenja omogućavaju izbjegavanje upravo ovih poteškoća korištenjem kontinuiranog hladnog svjetla temperature boje od 5 do 7 tisuća stupnjeva po Kelvinovoj ljestvici, s frekvencijom od 20 i više KHz, što je nužno za snimanje kamerama sa skenirajućim leđima.

Reprografski stolovi za uvezano gradivo koriste tzv. pneumatske ili mehaničke vage s podesivim tlakom kako bi doveli u istu ravan stranice uvezanog sveska dok se rinfuzno gradivo veličine do formata A3 snima protočnim kamerama s prenošenjem uz pomoć lebdećih kugli ili elastičnog remenja. Svesci s posebno vrijednim uvezima snimaju se uz primjenu prizme koja omogućuje izradu preslike i vidljivost cijele površine predloška, iako se zbog tvrdoće uveza svezak prilikom snimanja otvara samo djelomično. Predlošci velikih formata snimaju se na vakuum stolovima sa ili bez stakla, kako bi se izbjegli štetni refleksi.

Dakle, moderna reprografska oprema omogućava snimanje koje ne oštećuje gradivo te izradu kopija potpuno vjernih izvorniku.

Fotolaboratoriji koji djeluju pri državnim arhivima u Hrvatskoj svojim dosadašnjim radom proizveli su oko 12,000.000 mikrofilmskih snimaka čija upotrebljivost ovisi o njihovoj kakvoći. Kvaliteta mikrofilmskog snimka propisana je ISO standardima koji omogućavaju daljnje reproduciranje i skeniranje mikrooblika, što znači da nema primjene suvremene reprografske tehnologije bez poštivanja normi u svrhu zadovoljavanja kvalitete reprosnimaka.

Na ekranu su iskazane vrijednosti gustoće i razlučivosti kako slijedi: optička gustoća filma izmjerena denzitometrom može varirati za svega ± 20%, dok je za uobičajenu redukciju od 15 puta potrebna razlučivost od 120 linija po mm.

Kontrola kvalitete mikrosnimka obavlja se na propisanom test snimku uz uvjet da je isti snimljen pod identičnim uvjetima kao i ostali predlošci na mikrofilmskom svitku. S obzirom da se kontrola snimka obavlja na pet mjesta na kojima se nalaze ISO test polja, nužno je osigurati potpunu paralelnost filma s maskom mikrofilmske kamere, kao i izbalansiranost rasvjete po površini predloška bez obzira na njegov format.

Poput analogne i digitalna slika mora zadovoljiti određene uvjete da bi bila čitljiva i vjerna izvorniku, no oni uglavnom nisu standardizirani najviše zbog toga, što stalni i brzi napredak tehnologije ne dopušta niti jednoj normi da se održi na snazi kroz duže vremensko razdoblje. Tamo gdje ne postoje norme koristimo se iskustvom i praksom na temelju čega iznosimo ove preporuke:

• Paralelno snimanje u digitalnom i analognom obliku moguće je provoditi s koračnim ili protočnim hibridnim kamerama. Ono se primjenjuje za gradivo s posebnim zahtjevima, a osobito je pogodno za reproduciranje suvremenog registraturnog gradiva, primjerice bankovne dokumentacije. Ova je dokumentacija standardnih veličina, stvara se u velikim količinama, pa je njezino pretraživanje vrlo zahtjevno, a potreba za sudskim dokazivanjem vjerodostojnosti česta. Zbog tih je razloga primjena protočne hibridne kamere najučinkovitija.

• Izrada primarnih digitalnih snimaka iz kojih se s pomoću COM sustava izrađuje kopija na mikrofilmu nije preporučljiva, jer mikrofilm izrađen pomoću ovog sustava zbog svoje kvalitete ne omogućava ponovnu digitalnu obradu. Jedini slučaj u kojem primjena ovog oblika hibridne reprografije ima opravdanje, jest izrada mikrofilma od izvornih digitalnih predložaka vitalnih dokumenata, kako bi se osigurala kontinuirana vrijednost zapisa.

• Naknadna digitalna obrada mikrooblika najčešće je primjenjivana hibridna tehnika reproduciranja arhivskoga gradiva. Ona po cijeni i kvaliteti omogućava vrlo prihvatljivu digitalizaciju već snimljenog gradiva, čime se izbjegava ugrožavanje izvornika ponavljanjem snimanja. I ne samo to, ova tehnika omogućava i digitalizaciju onih predložaka koji iz nekog razloga više nisu dostupni ili je njihovo ponovno prikupljanje (kao što je to slučaj s dopunskim snimcima), gotovo nemoguće. Ovakav način primjene hibridnog sustava reprografije može se koristiti za već snimljeno gradivo, kao i za ono koje se tek planira snimati.

Da bi digitalizacija snimljenog mikrooblika bila uspješna, potrebno ju je obaviti na negativu što niže generacije, najbolje posrednom negativu II. generacije čija je razlučivost 120 ili više lp/mm. Oscilacije u gustoći i kontrastu snimaka nisu dobrodošle, jer one povećavaju vrijeme, a time i trošak pripreme mikrooblika za skeniranje. Jednako je, zbog automatskog navođenja skenera, važan položaj predloška koji mora biti horizontalan i centralno smješten.

Postupak koji je po važnosti istovjetan pripremi arhivskoga gradiva za snimanje jest kontrola snimanja koja obuhvaća kakvoću i cjelovitost snimanja.

Sigurnosna funkcija matičnog i posrednog negativa, kao i korisničke kopije bez obzira na oblik, postiže se isključivo njihovim međusobnim razmještanjem. U tu svrhu potrebno je izgraditi središnje spremište matičnih oblika za sve arhive.

Posredne negative iz kojih se izrađuju sve druge kopije treba smjestiti uz laboratorije u kojima se obavlja kopiranje ili digitalizacija, dok se korisničke kopije smještaju uz mjesto korištenja i o njima skrbe područni državni arhivi.

Pohranjivanje slike u digitalnom obliku jednako je važno kao i njezina proizvodnja. Izostanak sigurne i trajne pohrane digitalnih zapisa koji će omogućiti kontinuitet njihove  čitljivosti i dostupnosti uz primjenu svih prednosti digitalizacije, što podrazumijeva i stalnu mogućnost korištenje meta podataka, u suprotnosti je s njezinom svrhom, ali i funkcijom arhiva. Stoga je svaka digitalizacija bez prethodno utvrđenog postupka arhiviranja kako u pogledu medija tako i programske podrške koja će joj osigurati najduži mogući životni vijek, kratkotrajna te upravo zbog toga i preskupa aktivnost koju u tom slučaju, dok za to još postoje mogućnosti, treba nadomjestiti snimanjem u analognom obliku.

• Saperion kojim je proces digitalizacije arhivskoga gradiva započeo 1996. godine u inačici ArChief. Danas se taj programski paket koristi za obradu fototeke, a u njegovu je bazu uneseno 15.000 fotografija s indeksnim podacima koji omogućavaju pretraživanje po više različitih kriterija, između ostalih po temi, autoru, tehnici, formatu i polaritetu izvornika te godini i mjestu nastanka. Matične kopije slika u punom formatu čuvaju se na DVD-u, a sama baza u kojoj su uz slike reducirane razlučivosti pohranjeni i indeksni podaci, osim na tvrdom disku, čuva se i na magnetooptičkom disku. Proširenjem kapaciteta storage sustava kojeg posjeduje Hrvatski državni arhiv, stvorili bi se uvjeti za pohranu u sigurnijem okruženju.

• InArchive je programski paket čiji je razvoj započeo 2002. godine, a odnedavno se primjenjuje za potrebe prihvata, obrade i korištenja različitih digitalnih sadržaja bez obzira na njihovu provenijenciju i oblik. On prihvaća izvorne digitalne oblike, kao i one nastale skeniranjem i snimanjem predložaka u analognom obliku.

Trenutno je za unos pripremljeno dva milijuna skenova matičnih knjiga te zbirka snimaka glagoljice, a u tijeku je skeniranje dokumenata iz Domovinskog rata koji se promptno unose i obrađuju u ovom programskom paketu koji se zajedno s digitalnim objektima čuva na storage sustavu kapaciteta 7 TB s mogućnošću nadogradnje do ukupno 15 TB. S obzirom da trenutno raspolažemo digitalnim zapisima u količini od oko 3 TB, koji se zbog sigurnosnih razloga pohranjuju na dva mjesta, u istom sustavu nužna je njegova hitna nadgradnja, ali i sustavno rješenje za čuvanje digitalnog arhiva u nastajanju.

Hrvatska arhivska služba raspolaže s četiri fotolaboratorija različitih kapaciteta i opreme za poslove zaštitnog i sigurnosnog snimanja. Uz to se koriste i usluge vanjskih laboratorija koji surađuju s onim arhivima koji nemaju vlastite laboratorije.

Opremljenost laboratorija varira od one dostatne za elementarno mikrofilmiranje do potpune pokrivenosti svih reprografskih potreba u analognom i digitalnom obliku.
Osim sustavnim snimanjem u sigurnosne i zaštitne svrhe postojeći laboratoriji se bave i pružanjem usluga korisnicima arhivskog gradiva.
Zbog slabe materijalne opremljenosti i kadrovskih nedostataka pojedini laboratoriji i pored ogromnih potreba ne uspijevaju snimiti znatnije količine arhivskog gradiva u sigurnosne i zaštitne svrhe.

Iz prikazane tablice proizlazi da je ukupna produkcija, u koju su uključeni svi laboratoriji kao i vanjski davatelji usluga, u 2004. godini bila na razini nešto manjoj od milijun mikrosnimaka. Od toga na središnji fotolaboratorij otpada dvije trećine mikrosnimaka, ukupan broj od 1,200.000 digitalnih snimaka, kao i gotovo svi dublirani i kopirani mikrosnimci.

Iz zbirnih podataka vidljivo je da laboratoriji područnih državnih arhiva zbog tehničkih nemogućnosti ne kompletiraju sigurnosno zaštitne setove, kao i da nemaju mogućnosti za digitalizaciju arhivskoga gradiva, osim u sporadičnim slučajevima davanja usluga korisnicima, kada se digitalna reprodukcija koristi uglavnom za transfer slike od izvornika do tiskare.

Što i kako reproducirati u sljedećem četverogodišnjem razdoblju, da bismo kao arhivska služba ostvarili našu temeljnu ulogu očuvanja i davanja na korištenje arhivskoga gradiva?

Povećati pripremu najvrednijeg arhivskoga gradiva, kao i onog koje je često u upotrebi, za sigurnosno i zaštitno snimanje.

Osposobiti veći broj arhiva za davanje usluga jednostavnih snimanja u digitalnom obliku korisnicima arhivskoga gradiva.

Povećati broj snimaka u sigurnosne i zaštitne svrhe povećanjem produktivnosti, za što ima prostora, osobito u nekim laboratorijima područnih državnih arhiva, te prenošenjem dijela poslova na Središnji fotolaboratorij koji ima tehničke i kadrovske mogućnosti za dubliranje i kopiranje svih mikrooblika koji se proizvedu u područnim državnim arhivima.

Uz pretpostavku da udovoljava prije spomenutim tehničkim uvjetima, Središnji bi fotolaboratorij mogao preuzeti i izradu korisničkih kopija u digitalnom obliku, što predmnijeva povećanje broja izvršitelja na poslovima skeniranja mikrooblika te bitno proširenje kapaciteta storage sustava, kako proizvodi digitalizacije ne bi bili kratkog vijeka.

O našoj sposobnosti da osnujemo digitalne arhive te sačuvamo informacije u digitalnom obliku, bilo da su one zaštitni ili sigurnosni snimak nekog gradiva čiji je sačuvani izvornik u analognom obliku ili su to po svom postanku, ovisit će i budućnost arhiva.