II. kongres hrvatskih arhivista,
Dubrovnik, 2005.

Dr. sc. Stjepan Ćosić, ravnatelj
Hrvatski državni arhiv
Zagreb

Vlatka Lemić, arhivist
voditelj Odsjeka za evidencije i dokumentaciju
Hrvatski državni arhiv
Zagreb

RAD ARHIVA U UVJETIMA SUPROTSTAVLJENIH UTJECAJA: DRŽAVA - DRUŠTVO - KORISNICI

U suvremenom okruženju koje je obilježeno neoliberalnom ekonomijom, globalnom informacijskom povezanošću, gomilanjem znanja i širenjem uslužnih djelatnosti, arhivi teže postati središta kulturnih, znanstvenih i opće društvenih zbivanja. Moderni arhiv na putu je transformacije svoje tradicionalne uloge znanstvene i kulturne ustanove. S razvojem javne uprave djelatnost arhiva sve se više širila i na tom polju, a otvaranjem široj javnosti tijekom druge polovice 20 stoljeća, arhivi su ponudili i niz novih informacijskih službi i usluga za građane.
Državni se arhivi, kao javne ustanove koje financira država nastoje prilagoditi ekonomskim principima poslovanja koje uvode ostali dijelovi javne uprave. Riječ je o općem problemu u upravljanju i financiranju kulturnih djelatnosti i ustanova u kulturi. Taj trend s jedne strane je obilježen reduciranjem proračunskih sredstava, a s druge sve većim oslanjanjem na prihode koji se ostvaruju širenjem i naplaćivanjem pojedinih djelatnosti i usluga. Pri tome se arhivi suočavaju s pravnim i etičkim pitanjima razgraničenja temeljnih i dodatnih usluga koje ovise o specifičnim mogućnostima pojedine arhivske ustanove.
Dakle, potrebe suvremenog društva arhivima nameću sve širi okvir djelovanja koji u mnogome nadilazi puko čuvanje gradiva i uobičajene usluge istraživačima i korisnicima. Od arhiva se sve više traži da se u oblikovanju svojih usluga usredotoče na posebne zahtjeve i interese zajednice u kojoj djeluju.
Problem suprotstavljenih očekivanja (država – društvo – korisnici) koji, s jedne strane uvjetuje potrebu za racionalizacijom službe, a s druge i sve veća očekivanja korisnika, potrebno je raščlaniti na svim područjima poslovanja arhiva:

1. Pružanja usluga stvarateljima arhivskog gradiva (kroz prijenos znanja i suradnju na području upravljanja dokumentacijom),
2. Zaštite i promicanja interesa i prava pojedinaca i skupina (kroz osiguranje dostupnosti gradiva, transparentnosti javnih ustanova i zaštitu osobnih i drugih povjerljivih podataka) i
3. Djelovanja u lokalnoj zajednici i društvu (sudjelovanje u kulturnom životu i oblikovanju identiteta).

Zadovoljavajuća rješenja svakako treba tražiti u okviru promišljanja arhiva kao posrednika između širokoga kruga korisnika, uprave i znanosti.

Ključne riječi: arhivi i društvo, arhivska služba, upravljanje arhivima


Uvod
U suvremenom okruženju koje je obilježeno neoliberalnom ekonomijom, globalnom informacijskom povezanošću, gomilanjem znanja i širenjem uslužnih djelatnosti, arhivi se nastoje aktivno uklopiti u kulturna, znanstvena i opća društvena zbivanja. Za razliku od „zatvorenosti“ i „elitizma“ svojstvenih arhivima u prošlosti, moderni arhivi transformiraju svoj karakter tradicionalnih znanstvenih i kulturnih ustanova kako bi odgovorili zahtjevima informacijskog društva, moderne državne uprave (pismohrane) i novim tipovima korisnika.¹
Trendovi u razvoju suvremene arhivske teorije i prakse, započeti u razvijenim državama Zapada, postali su u epohi globalizacije općeprihvaćeni neovisno o različitim stvarnim uvjetima i mogućnostima. Ta su se gibanja odrazila i na rad hrvatskih arhiva iako specifične prilike hrvatskoga društva i države, u sprezi sa zatečenim stanjem u arhivskoj struci tvore neposredan kontekst u kojemu arhivi djeluju. Stoga strategija razvoja arhivske službe u Hrvatskoj mora uvažavati obje razine zbilje, pri čemu je nužno slijediti opće trendove na način da se njihova rješenja optimalno prilagode hrvatskim prilikama. U ovom članku ukazat ćemo na probleme koji proizlaze iz toga procesa te ćemo predloži moguće pravce njihova rješavanja.

Arhivi u suvremenoj povijesti: Hrvatska i europski kontekst
Kao i sve „baštinske“ institucije, arhivi kakve danas poznajemo nastaju i oblikuju se tijekom 19. stoljeća, najčešće u sprezi s nacionalnim pokretima i razvojem historiografije (u kontekstu Zapadne civilizacije). Njihov daljnji razvoj bio je determiniran potrebama građanskog društva, vladajućih struktura, uprave, gospodarstva i pojedinaca. U tom smislu arhivi predstavljaju „sliku“ i „memoriju“ društava koja su ih stvorila. Najduže razdoblje suvremene povijesti arhiva obilježeno je njihovom ulogom „čuvara“ pisanog naslijeđa, poglavito gradiva koje je nastalo radom državnih institucija i društvenih elita. Proces institucionalizacije arhiva bio je praćen razvojem arhivskog zakonodavstva, a arhivska je služba zadobila obvezujući karakter na nacionalnoj razini. Slijedom društvenih i političkih promjena, uz upravnu je funkciju sve važnijom postajala kulturna i znanstvena uloga arhiva. U sklopu toga procesa arhivi su se formirali kao javne ustanove dostupne svim segmentima društva. Novije je doba kao konačni cilj arhivske djelatnosti istaknulo aktivnosti vezane za korištenje gradiva čime su ostale tradicionalne zadaće arhiva (prikupljanje, zaštita, obrada itd.) na stanoviti način podređene funkciji pružanja informacijskih usluga.² Programski dokumenti institucija Europske Unije na početku 21. stoljeća posebno naglašavaju društveni značaj arhiva. Prema njima, moderni bi arhivi trebali objedinjavati tradicionalnu ulogu čuvara memorije s informacijskom zadaćom i aktivnim servisiranjem javne uprave. Na taj bi način arhivska služba pridonijela daljnjoj demokratizaciji i transparentnom funkcioniranju administracije.³
Međutim, proces ujednačavanja i prihvaćanja suvremenih standarda i ciljeva arhivske djelatnosti u Europskoj Uniji opterećen je nesuglasjem različitih upravnih i kulturnih tradicija koje su ponajviše posljedica bitnih razlika u društvenim i političkim sustavima europskog Zapada i Istoka. Današnje su razlike uglavnom nastale u desetljećima nakon drugoga svjetskoga rata, a u kontekstu djelovanja arhiva posebno su se očitovale u razvoju, ulozi i nadležnostima nacionalnih arhivskih službi. Osim toga, djelovanje arhiva u zemljama bivšeg Istočnog bloka bilo je izravno podređeno diktatu partije-države dok se na Zapadu rad arhiva odvijao u znatno poticajnijem demokratskom okruženju. Za razliku od pluralnih zapadnih društava u zatvorenim sustavima istočnih zemalja nije bilo moguće uspostaviti nikakvu interakciju društva i arhiva. To se prvenstveno očitovalo kroz činjenicu da je golemi segment dokumentacije državnog aparata (vladajućih struktura i represivnih tijela) ostao izvan djelokruga državnih arhiva. Također, dostupnost i korištenje arhivskoga gradiva bilo je znatno selektivnije nego u demokratskim zemljama.
Političku i društvenu zbilju u Hrvatskoj u istom razdoblju ne možemo u potpunosti poistovjetiti sa stanjem u zemljama istočnoga bloka, a ne možemo je, dakako, niti uspoređivati s demokratskim društvima Zapada. Naime, arhivska služba, kao i arhivska struka u bivšoj SR Hrvatskoj, ipak je uspijevala nadići neka ograničenja političkog sustava i izboriti se za relativnu autonomiju koja je bila usmjerena ka modernizaciji arhivske djelatnosti.
Do značajne prekretnice došlo je devedesetih godina 20. stoljeća. Uslijed promjene režima u svim je tranzicijskim zemljama ojačala javna uloga arhiva i interes javnosti za arhivsko gradivo.⁴ Pod fenomenom tranzicije podrazumijevamo opsežne društvene, političke i ekonomske promjene kojima su tada zahvaćene gotovo sve srednjoeuropske i istočnoeuropske zemlje. Promjena političkog poretka, odnosno slom socijalizma u različitim varijantama u tim je zemljama uvjetovao nagli interes različitih društvenih skupina za do tada nedostupnom dokumentacijom, ponajviše policijskim dosjeima i imovinsko-pravnim dokumentima. U Hrvatskoj je taj, još uvijek aktualni proces, započet raspadom Jugoslavije, bio naročito obilježen problemima privatizacije i tzv. pretvorbe gospodarskih subjekata. Zbog velikog broja stečajeva i preustroja poduzeća suočili smo se s golemim količinama gradiva na koje arhivi u ranijem razdoblju nisu bili posebno usmjereni. Arhivi su prvi upozorili na taj problem s kojim su se ubrzo susreli brojni građani pa i čitavo društvo. Naime, svako potraživanje te dokumentacije u osobne ili službene svrhe često je neuspješno ili zahtijeva opsežno potragu u različitim ustanovama, a posljedica nerješavanje toga problema može biti i gubitak jedinstvenih izvora za našu gospodarsku povijest. Državno osamostaljenje pratile su višekratne promjene u ustroju javne administracije na svim razinama što je prouzročilo dodatno opterećenje u radu arhiva. Osim toga, u godinama agresije i rata briga o registraturnom i arhivskom gradivu u Hrvatskoj bila je uvjetovana širim nacionalnim interesima.
Dakako, svi ti problemi državu su potaknuli da se sustavnije posveti arhivskoj službi. Od osamostaljenja hrvatske države možemo pratiti niz pozitivnih pomaka. Sve većim ulaganjima države u arhive napredak je očit u stručnom i u organizacijskom pogledu. Arhivi su dobili na značaju, osobito mreža državnih arhiva: osnovan je jedan novi državni arhiv i više sabirnih arhivskih centara. U suradnji Ministarstva kulture i jedinica lokalne samouprave dio je regionalnih arhiva uspio riješiti probleme smještaja u adaptiranim prostorima, a HDA je nedavno dobio dodatna spremišta i zemljište na kojemu će se u idućem razdoblju moći graditi novi arhivski objekt. Znatno je povećan i broj zaposlenih u arhivskoj službi, a različiti aspekti arhivske struke zastupljeni su u sklopu različitih sveučilišnih studija. Nakon stupanja na snagu novog Zakona 1997., doneseni su i brojni provedbeni propisi sa svrhom što preciznijeg profiliranja arhivske struke i djelatnosti.
Uz specifične okolnosti o kojima je bilo riječi, arhivska djelatnost u Hrvatskoj reflektira i globalizacijske trendove. Naime, napredak informacijsko komunikacijskih tehnologija globalno je promijenio komunikaciju kulturnog nasljeđa što je bitno utjecalo na interakciju arhiva i društva. Nove tehnologije umanjile su važnost konstanti „vremena, mjesta i medija“ te su potaknule zahtjeve građana za slobodnim pristupom informacijama bilo gdje i bilo kada.⁵ Promjene društvenih očekivanja uz mogućnosti suvremenih tehnologija najviše su utjecale na stvaranje novih korisničkih usluga u arhivima. Naime, od početka osamdesetih i tijekom devedesetih godina na međunarodnom planu dolazi do sve većeg interesa javnosti za arhive i arhivsko gradivo. Taj trend posebno je obilježen porastom broja korisnika arhiva koji ne pripadaju „tradicionalnoj“ znanstvenoj zajednici (npr. istraživači rodoslovlja i zavičajne povijesti). Osim toga, razvojem civilnog društva pojavila se i svijest o važnosti arhiva na polju promicanja i ostvarivanje osobnih prava, u smislu dostupnost javnih podataka, otvorenosti rada javne uprave i zaštite građanskih prava općenito. Takve promjene odrazile su se i na proširenje djelatnosti arhiva koji su svoju kulturnu, administrativnu i akademsku misiju dopunili i onom socijalnom. Zbog sve šireg okvira djelovanja i sve većih zahtjeva korisnika i istraživača i arhivi u Hrvatskoj moraju se usmjeriti na organiziranje i razvoj novih vrsta informacijskih službi i usluga.⁶
Unatoč postojećim razlikama arhivskih službi u pojedinim državama, općenito se može reći da arhivistika (kao teorija) i arhivska služba (kao praksa) u 21. stoljeću slijede zajedničke smjernice razvoja, poput integracije upravljanja historijskim i tekućim zapisima, jedinstvenoga pristupa kulturnom sektoru (povezivanje arhiva s drugim baštinskim ustanovama) te isticanja informacijske uloge arhiva. Sukladno tome uspostavljaju se međunarodni arhivski standardi za pojedine segmente arhivske djelatnosti (opis i zaštita) te dolazi do sve intenzivnije međunarodne suradnje. Tempo uvođenja i primjene tih ideja u svakodnevnoj arhivskoj praksi je različit i u pojedinim državama ovisi o gospodarskoj snazi, tehnološkom razvoju i organizaciji državne uprave.
Analogno globalnim trendovima razvoja i sličnostima u području djelovanja arhiva, u njihovu se radu uglavnom pojavljuju i slični problemi. Riječ je o pitanjima s kojima se arhivska struka susreće već duže vrijeme, a koja su u široj javnosti razmjerno manje poznata. U najvećoj se mjeri odnose na promjenu prirode arhivskih zapisa (novi mediji) i na akvizicijsku politiku u odnosu na sve veću produkciju dokumenata te na probleme dostupnosti i korištenja arhivskoga gradiva općenito. Uz tu, uvjetno rečeno, „unutarnju“ situaciju struke, suvremeno okruženje u kojem arhivi djeluju suočava ih s potrebom usklađivanja različitih, često i suprotstavljenih očekivanja. Radi se o utjecajima istih onih čimbenika koji su, u novijem razdoblju, najviše pridonijeli institucionalnom oblikovanju arhiva: državi, društvu i korisnicima. Interakcija države, društva i korisnika kao bitnih struktura koje oblikuju rad arhiva obilježena je razlikama u dinamici njihovih promjena i neusklađenošću njihovih međusobnih interesa.

Hrvatski arhivi: problemi i motrišta u odnosu na suvremene trendove
Iz perspektive ovoga rada prepoznajemo nekoliko kompleksnih, povezanih problema zakonodavne, organizacijske i financijske prirode:

1. Problemi zakonske regulative i dostupnosti gradiva

Ovu skupinu problema možemo raščlaniti na tri područja:
a) Potreba mijenjanja zakonskih propisa u skladu s napretkom informatičke tehnologije.
b) Potreba usklađivanje općih propisa, prvenstveno arhivskih, sa zakonima koji reguliraju područje dostupnosti i zaštite tajnosti podataka.
c) Potreba da se nacionalni Zakoni koji se odnose na informacije međusobno usklade na što široj međunarodnoj razini.
Brzi razvoj suvremene tehnologije i njezina primjena u radu stvaratelja, napose državne administracije mijenja djelokrug rada arhiva, osobito u pogledu arhivskoga zakonodavstva. Glavni problemi koje arhivima donosi elektroničko okruženje su velika produkcija zapisa i pitanja njihove dokazne vrijednosti (cjelovitosti i autentičnosti), zaštite i korištenja.⁷ Ukoliko nije ažurno regulirano propisima, to područje predstavlja veliki problem u radu arhiva. Praksom aktualizirana integracija upravljanja zapisima kod stvaratelja i u arhivima, podrazumijeva postojanje zakonskih propisa, stručnih standarda i smjernica. Međutim, uredbe koji reguliraju uredsko poslovanje i provedbeni propisi arhivskoga zakona donose se ili mijenjaju tek nakon pojave tehnoloških rješenja o kojima je riječ. Da bi se ublažile posljedice „kašnjenja“ legislative na tom planu, arhivi trebaju imati aktivnu ulogu u izradi novih pravnih propisa i stručnih standarda što je najbolje vidljivo na primjeru skandinavskih zemalja gdje arhivi imaju najšire ovlasti. Osim toga, uvođenje novih tehnologija diktira novi tip uže suradnje arhiva sa stvarateljima gradiva i tvorcima tehnologija.
U raspravama o daljnjoj demokratizaciji društva sve se više ističe pitanje skraćivanje rokova dostupnosti arhivskoga gradiva. Načelno, na djelu su dvije tendencije, prva zagovara javnu dostupnost gradiva odmah po njegovu nastanku, a druga tek nakon isteka određenog roka. Pritom globalni problem predstavljaju propisi koji reguliraju pravo na dostupnost (u smislu prava na informacije) i pravo na zaštitu podataka (u smislu zaštite osobnih i nacionalnih interesa). Iako obje skupine propisa nastoje odgovoriti na demokratske zahtjeve društva, paradoks je u nesuglasju njihovih intencija. Budući da je arhivsko gradivo po naravi javno, obje skupine propisa primjenjuju se i na njegovo korištenje. U Hrvatskoj su općim arhivskim zakonom propisani rokovi dostupnosti no oni nisu dovoljno razrađeni i u konačnici se svode na diskrecijsko pravo arhiva u kojima se svaki takav zahtjev razmatra zasebno. Bolja rješenja ovoga problema i u Hrvatskoj zahtijevaju šire zakonodavne zahvate koji će biti na tragu propisa u Europskoj Uniji. Svakako, u tom procesu morat će se uključiti i arhivska struka.
Pojava sve većeg broja međunarodnih i nevladinih organizacija te sve kompleksniji oblici međunarodne suradnje aktualiziraju pitanje pravne regulacije protoka informacija u prekograničnom smislu. U tom pogledu problem predstavlja neusklađenost nacionalnih zakonodavstava, ponajprije u pogledu zaštite i dostupnosti gradiva nastalog njihovim radom.⁸ Međunarodno arhivsko vijeće (ICA) u svom radu kontinuirano se zalaže za postizanjem međunarodno prihvaćenih standarda među zemljama članicama, potiče regionalnu suradnju te upućuje na kooperativnost arhivske zajednice sa srodnim organizacijama (UNESCO, ARMA, IFLA, FIAF, IASA, ICOM itd.) na području dostupnosti javnih informacija.

2. Problemi modelâ i organizacije rada arhivske službe
Stanje arhivske službe u Republici Hrvatskoj zbog različitih je naslijeđenih okolnosti obilježeno stanovitom podvojenošću. Na jednoj strani imamo mrežu državnih arhiva kojoj je u upravnom pogledu nadležno Ministarstvo kulture, a u stručnom smislu HDA, a na drugoj ostale vrste ustanova u kojima se čuva arhivsko gradivo. Iako Arhivski zakon i provedbeni propisi⁹ reguliraju postupanje sa svim arhivskim gradivom, u praksi se pokazalo da je gradivo u nearhivskim ustanovama uglavnom ostalo izvan dosega i utjecaja struke. Naime, matične ustanove u kojima se čuva to arhivsko gradivo (knjižnice, muzeji, zavodi i sl.), za razliku od arhiva, organiziraju ga i obrađuju prema svojim potrebama i stručnim standardima. Što se tiče privatnih arhiva, osim crkvenih arhiva i arhiva političkih stranaka, državni arhivi nemaju čak ni osnovne podatke o njihovoj brojnosti i stanju gradiva premda su svi privatni imatelji obvezni poštivati i primjenjivati arhivsko zakonodavstvo. S tom situacijom povezan je i stalni problem organizacije skrbi za arhivsko gradivo tj. pitanje „razgraničenja“ u ovlastima nad arhivskim gradivom među institucijama koje ga čuvaju. Naslijeđena praksa je neujednačena. Iako bi postojeća mreža državnih arhiva prvenstveno trebala skrbiti o gradivu javne uprave, ona u stvarnosti prikuplja izvornike različite provenijencije. Dio arhivskoga gradiva, najčešće iskazanog u vidu tzv. „arhivskih zbirki“ čuva se i u nearhivskim ustanovama, a zakonom predviđeni specijalni arhivi (sveučilišni, privredni, književni, sportski itd.) unatoč potrebi za njima još se ne osnivaju.
U postojećim prilikama otežano se primjenjuju zakonski propisi te je veoma teško stvoriti jedinstveni nacionalni informacijsko-evidencijski sustav o arhivskom gradivu. Unatoč tome, rad na osnovnom korpusu informacija trenutačno se obavlja u HDA. No, da bi se taj posao učinkovito vodio, po našem sudu potrebni su stanoviti pomaci u organizaciji arhivske službe. Također, širenjem područja arhivske djelatnosti s prethodnim je problemom povezan i nedostatak odgovarajuće dokumentacije u svim dijelovima arhivske službe. Nadalje, u osmišljavanju strategije i kreiranju razvoja osjeća se nedostatak središnjeg tijela koje bi imalo stručne i upravne ingerencije nad službom kao sustavom. Iz navedenih razloga postojeći model arhivske službe u Republici Hrvatskoj zaostaje za suvremenim potrebama struke, javne uprave i društva, a teško će se uklopiti u arhivske i informacijske trendove u zemljama EU.
Rješavanje ovih pitanja trebalo bi započeti osmišljavanjem i osnivanjem središnjeg stručnog i upravnog tijela - Državne arhivske uprave - koja bi imala ovlasti upravljanja arhivskom službom kao sustavom. Pritom, u našim uvjetima nije od presudne važnosti kojem bi dijelu sustava državne uprave pripadala Arhivska uprava, koliko je važno pažljivo odmjeriti njezin djelokrug i ovlasti. Njezino osnivanje podrazumijevalo bi stanovite zakonodavne izmjene, a riješilo bi pitanje strategije upravljanja arhivskom službom i osnažilo efikasnost upravnih, stručnih i matičnih poslova te u cjelini racionaliziralo rad arhivske službe. Tako zamišljena Državna arhivska uprava, kao središnje tijelo, predstavljala bi temeljno polazište u postavljanju arhiva prema zahtjevima države ali i prema sve većim očekivanjima suvremenoga društva. Naime, dinamika rada pa i sama organizacija arhiva pod sve većim je utjecajem društvenih gibanja. Interesi različitih skupina civilnog društva potaknuli su transparentnost djelovanja državne uprave, a sve veće zanimanje za povijest i povijesno gradivo dovelo je do povećanja broja korisnika (korisničkih skupina) arhiva. Oslanjajući se na tehnološki razvoj, informacijsko je društvo omogućilo stvaranje komunikacijskih sustava u službi opsežnijeg i bržeg protoka informacija. Od arhiva se također očekuje da omoguće što bržu i lakšu dostupnost pohranjenih informacija o kojima skrbe. Svaki bi suvremeni arhiv stoga trebao izgraditi učinkoviti informacijski sustav (vodiči, obavijesna pomagala, evidencije), a Državna bi arhivska uprava trebala brinuti o izgradnji nacionalne mreže (portal, direktorij, registar).

3. Problemi arhivskog financiranja i menadžmenta
Suvremene promjene u arhivskoj djelatnosti, prvenstveno raznorodnost stručnih profila potrebnih za rad arhivskih ustanova u novom okruženju očituju se i u oblikovanju upravljačke strukture. Uz poslove struke, novi poslovi upravljanja arhivom sve više su usmjereni na organizacijska, financijska i pravna pitanja koja iziskuju menadžerski pristup. Taj pristup najviše dolazi do izražaja na području osiguravanja i upravljanja financijskim i materijalnim resursima. Svakako, ključan ostaje odnos države prema arhivskoj službi. Arhivi u tom smislu dijele sudbinu financiranja kulture kao djelatnosti pri čemu je i u europskim zemljama prisutan trend smanjenja javnog financiranja (iz proračuna), a iznalaženja alternativnih načina financiranja. U tim uvjetima državni se arhivi, kao javne ustanove koje financira država nastoje prilagoditi ekonomskim principima poslovanja koje uvode ostali dijelovi javne uprave i sektor kulture.¹⁰ Financiranje državnih arhiva u Hrvatskoj gotovo u cjelokupnom iznosu odvija se preko Ministarstva kulture. U našem se slučaju problemi prvenstveno odnose na kronični nedostatak adekvatnih prostora (zgrade) i sredstava za rad (programi, oprema, financiranje materijalni troškovi i sl.).¹¹
Dodatne izvore financiranja arhivske djelatnosti, poglavito u svrhu poboljšanja kvalitete informacijskih usluga moguće je ostvariti putem posebnih programa i projekata na nacionalnoj i međunarodnoj razini. Za određene programe zaštite arhivske baštine sve češće se mogu naći zainteresirani sponzori iz sfere gospodarstva i zakladništva što je u zapadnim zemljama već uvriježena praksa. Takav oblik financiranja u Hrvatskoj još uvijek nije zaživio upravo zbog niskoga stupnja društvene percepcije o važnosti arhiva kao baštinskih ustanova. Važan relativno neiskorišten potencijal predstavljaju i vlastiti prihodi koje arhivi mogu ostvarivati na temelju usluga koje pružaju istraživačima, stvarateljima gradiva te drugim ustanovama i korisnicima. Dakako arhivi se poput drugih srodnih institucija pritom suočavaju s pravnim i etičkim pitanjima razgraničenja temeljnih i dodatnih, naplativih usluga. Pri određivanju opsega i naknade tih usluga treba voditi računa o zakonskoj regulativi te ih prilagoditi specifičnim mogućnostima pojedine arhivske ustanove. Osim toga, razvoj i modernizacija arhivske službe, o čemu je bilo riječi, odrazili bi se i na racionalnije upravljanje proračunskim financijskim sredstvima.
U gotovo svim europskim zemljama arhivska služba većim dijelom ostaje u sustavu ustanova u kulturi i za nju su uglavnom mjerodavna ministarstva kulture.¹² S druge strane, arhivska je djelatnost prerasla okvire kulture zbog tehnološkog napretka i njezine vezanosti za državnu upravu kao najznačajnijeg stvaratelja javnog arhivskoga gradiva. Upravo se taj dio arhivske djelatnosti najbrže širi i najviše utječe na promjenu arhivske teorije, prakse, a time i konkretnog rada arhivskih ustanova (elektroničko uredsko poslovanje i e-uprava) te time zahtjeva i najveća financijska ulaganja. Opća informatizacija uvjetovala je i informatizaciju arhivske djelatnosti pa je posebno od početka devedesetih godina to jedna od značajnijih stavki u ukupnom financiranju arhivske djelatnosti.

Summary

FUNCTIONING OF ARCHIVES IN CONDITIONS OF OPPOSED INFLUENCES: STATE-SOCIETY-USERS

In contemporary environment, marked by neoliberal economy, global information interconnection, accumulation of knowledge and expanding of services, archives tend to become centres of cultural, scientific and global society events. Modern archive is on the way of transformation its traditional role of being considered only as a scientific and cultural institution. With the development of public administration archival activities have been broadened in that field as well, while by opening to wider public during the second half of the 20th century, archives have been offering new information services and provisions to citizens.
State archives, as public institutions financed by the government, try to adjust themselves to economic principles of business, already being implemented by other parts of public administration. The subject is a common problem concerning management and financing of cultural services and institutions. This trend is, on the one hand, characterized by reduction of budget funds, and on the other, by relying on incomes provided by broadening of activities and services and charging for them. Thereby, archives are faced with legal and ethical issues of demarcation between basic and additional services, dependent on particular facilities of each archive.
Therefore, needs of contemporary society impose to archives wider operational framework, which, in many ways, go beyond simple safeguarding of archival material and usual provisions to users and researchers. Archives are more and more asked, in designing their services, to concentrate to special demands and concerns of community within their work.
Problem of opposite expectations (state – society – users) which condition, on the one hand, need for rationalisation of service, and one the other, greater users’ expectations, requires to be analyzed in every field of archives activities:
1. Providing services to records’ creators (through transfer of knowledge and cooperation in the field of documentation management),
2. Protection and promotion of interests and rights of individuals and groups (through the access to archival material, transparency of work of public institutions and protection of private and other confidential data), and
3. Acting in local community and society (participation in cultural life and shaping of identity).
Satisfying solutions, by all means, should be searched for in the framework of archives considered as mediators among wide circle of users, administration and science.

Key words: archives and society, archival service, archives management

¹ Delmas, B. Archival science facing the information society. Archival science (Dordrecht) 1, 1 (2001), str. 25-37.
² Esse, U. O. A. Archival Science: National and Cultural Traditions, or International Discipline?. Archivum
(München) 43 (1997), str. 257-267.
³ Report on Archives in the enlarged European Union.
URL: http://europa.eu.int/comm/secretariat_general/edoc_management/docs/archives/reportArchives.pdf (01.09. 2005.)
⁴ Duchein, M. Obstacles to the Access. Use and Transfer of Information from Archives: A RAMP Study. Paris: UNESCO, 1983.
⁵ Yakel, E. Thinking inside and outside the boxes : archival reference services at the turn of the century.
Archivaria (Ottawa) 49 (2000), str. 140-159.
⁶ Lemić, V. Arhivi i korisnici : stanje i perspektive informacijske službe u Hrvatskoj i svijetu. 7. Seminar
Arhivi, knjižnice, muzeji, : mogućnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture / Katić, Tinka (ur.). Zagreb : Hrvatsko knjižničarsko društvo, 2004. str 36-46.
⁷ Vodič za upravljanje elektroničkim gradivom s arhivskog stajališta. Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 1999., str. 23-25.
⁸ Better access to electronic information to the citizen : The relationship between public administratio and
archives services concerning electronic documents records management. Luxembourg : European
Commission. Office for Official Publication of the European Communities, 2001.
⁹ primjerice Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva (Narodne novine
63/2004) i Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi
stručnog osoblja u arhivima (Narodne novine 65/2004)
¹⁰ Cadell, P. Archives and Government at a European Level. Archivum (München) 45 (2000), str. 57-67.
¹¹ podaci o financiranju arhivskih programa u Hrvatskoj u razdoblju 2000-2005 mogu se naći na web stranicima
Ministarstva kulture posvećenima arhivskoj djelatnosti i informacijskoj djelatnosti i informatizaciji ustanova u kulturi http://www.min-kulture.hr/projekti/projekti_fr.html
¹² Report on Archives in the enlarged European Union.
URL: http://europa.eu.int/comm/secretariat_general/edoc_management/docs/archives/reportArchives.pdf
(01.09. 2005.)