II. kongres hrvatskih arhivista,
Dubrovnik, 2005.

Dr. sc. Peter Pavel Klasinc, prof.
arhivski savjetnik u Pokrajinskom arhivu u Mariboru i
voditelj Međunarodnog instituta arhivskih znanosti Sveučilišta u Mariboru, Slovenija

VIZIJA RAZVOJA SUVREMENE ARHIVSKE TEORIJE I PRAKSE

Autor se u radu bavi arhivskim stručnim i tehničkim rješenjima, koja se pojavljuju u prijedlogu zakona o čuvanju registraturnog i arhivskoga gradiva i arhivima. Pri tome posebno upozorava na dosljednu i točnu uporabu stručne terminologije. Sa stajališta arhivskih stručnih problema autor, u ovom radu, postavlja dva temeljna problema suvremene arhivske teorije i prakse i to vrednovanje registraturnog gradiva arhivske vrijednosti i osiguranje potrebnoga virtualnog kontekstualnog okruženja. Glede vrednovanje dokumenata arhivske vrijednosti u elektronskom obliku posebno upozorava na primjerenost valoriziranih metoda te na samu izvedbu vrednovanja i izlučivanja nepotrebne dokumentacije u e-obliku. K tome je još dodan problem ustanovljenja minimalnoga kontekstualnog i tehnološkog okruženja spisa, koji nisu klasični tekstualni dokumenti, već se pojavljuju u obliku fotografija, grafika, vektorskih prikaza i sl.

Ključne riječi: arhivska teorija, arhivska praksa, arhivska terminologija, virtualno arhivsko gradivo, vrednovanje

Za polazište ovog rada o viziji razvoja suvremene arhivske teorije i prakse uzeo sam citat Isaaca Asimova iz njegove knjige Preludij u fondaciju gdje se navodi: „... zapisi nisu vječni. Banke zapisa mogu se uništiti ili mogu biti oštećene u sukobima, ili ih jednostavno nagrize zub vremena. Svaki bit memorije, svaki zapis koji se dulje vrijeme ne pozove, s vremenom se utopi u nakupljenim šumovima. Naravno, što se dalje vraćaš u prošlost, to je manje sačuvanih dokumenata...”¹ Naš je komentar u tom citatu potreban glede pojma „zapisi“ koji za nas arhiviste znači arhivsko i registraturno gradivo. Kod „banaka podataka“ možemo govoriti o čuvanju arhivskoga gradiva, zapisanog na klasičnim ili novim medijima, u profesionalnim arhivima ili izvan njih. Kod pojma „dulje vrijeme“ mi, iz arhiva, možemo bez problema predmnijevati da se radi o trajnoj pohrani, čuvanju i neometanom pristupu arhivskom gradivu. Zanimljiva je i Asimova opaska, neosporno točna, da kako se pomičemo u prošlost (povijest) i tražimo dokumente o toj prošlosti, njihova se količina neprestano smanjuje. Tu činjenicu potvrđuje uvid u inventarni popis arhivskoga fonda dane povijesne općine ili tvornice koja ima višeljetnu tradiciju.²
Isti autor također piše. „Možeš li zamisliti koliko je vremena, truda i energije potrebno za stalno obnavljanje neupotrebljavanih podataka. I kako bi to rasipanje s vremenom raslo do ekstrema. ... Moguće je da se neki naslov traži jednom u tisuću godina. Čuvati ih sve samo zato jer bi jedan dan mogli nekome zatrebati preskupo je. Čak i za znanost.”³ Istina je da ne znamo ni vrijeme niti mjesto kada će se tražiti neka informacija o kojoj mi danas odlučujemo hoće li se trajno čuvati.⁴ Neosporno je kako je element vrednovanja gradiva na temelju ekonomskog učinka sa stajališta suvremene arhivske teorije i prakse neprihvatljiv.
Danas možemo elemente vizije razvoja suvremene arhivske teorije i prakse nadovezati na evidentiranje stupnjeva razvoja arhivistike u razdoblju od XVII. stoljeća do današnjih dana. Lako možemo pratiti stručni, tehnički, organizacijski i društveni razvoj arhivske teorije i prakse, koji se uvijek odvijao putem odnosa između stvaratelja i korisnika i onih koji su taj razvoj omogućavali (kraljevi, države, gradovi, samostani, pojedinci itd). Danas nas na razmišljanje i donošenja zaključaka o budućem razvoju arhivske teorije i prakse s jednakim pritiskom sile kako stvaratelji i korisnici tako i oni koji omogućavaju (ili bi barem trebali omogućavati) razvoj i nesmetano djelovanje arhiva.⁵ Te su relacije posebno aktualne upravo danas zbog pojave novih i najnovijih nositelja informacija.⁶
S prošlosti možemo, ukoliko to hoćemo, puno toga naučiti. Sjetimo se na primjer naših rasprava o odlukama o uporabi filma, najprije crno-bijelog, a potom color filma, fotografija (crno-bijelih pa color). Sjetimo se uvođenja mikrofilma od početaka do današnje moderne uporabe povezane sa skeniranjem te našeg praćenja nastanka različitih zapisa (dokumenata) na različitim medijima koje smo i koje ćemo u budućnosti još evidentirati.⁷
Kod vrednovanja registraturnog gradiva susrećemo se sve više s nastajanjem arhivskoga gradiva na novim medijima. Uz to, pojavljuju se nove relacije glede informacija koje mogu biti zapisane ili nezapisane verbalne informacije ili postojeće informacije te one koji pri uporabi iznova stvaramo, dopunjujemo, zapisujemo i prenosimo.⁸
Rezultati obavljenog istraživačkog zadatka o raspoznavanju i razvoju novih nositelja informacija, i oblicima savladavanja procesa popisivanja i sređivanja arhivskog gradiva po međunarodnim standardima nude nam određene elemente, na osnovi kojih možemo postaviti vizije razvoja suvremene arhivske teorije i prakse. Naime, postupci evidentiranja i nastajanja informacija koji se odvijaju i preko pohrane i dostupnosti do informacija kao i dugotrajnog arhiviranja neće se ni u budućnosti puno promijeniti. Promijenit će se oblici poslovanja s aktualnim informacijama, koje će se stvarateljima morati učiniti dostupnim također i za dulje vremensko razdoblje.⁹
Važna će zadaća biti oblikovanje, sakupljanje i združivanje informacija i kreiranje novih, također onih koje su nastale zbog podataka o postojećim informacijama odnosno onih o praćenju daljnjeg puta informacija, vrednovanju informacija i omogućavanja neometanoga dostupa do pohranjenih dokumenata tijekom dužeg ili kraćeg vremenskog razdoblja i sl.
Iako je predviđati teško (možda to možemo uraditi za narednih deset ili dvadeset godina) odnos prema arhivima i arhivskom gradivu će se općenito promijeniti. To danas već razaznajemo, s uporabom najmodernijih informacijskih tehnologija, u različitim oblicima dostupnosti arhivskoga gradiva i informacija u arhivskome gradivu. Zbog različitih nositelja informacija možda će se naziv arhiva promijeniti u multi-medijske centre informacija. Danas već konstatiramo da zapisane informacije ne nastaju samo na jednom mediju već na više njih, i to različitih. Istina je da je informacijska tehnologija u zadnje vrijeme jednostavno omogućila kompatibilnost različitih nositelja informacija i danas možemo na CD skenirati originalnu listinu s pergamene, zapisati o njoj moderni dokument, snimiti glas i, naravno, također pokretne slike – film.
Ukoliko pokušamo predvidjeti budući razvoj pri tome moramo poštivati:
1. način nastanka informacija,
2. dostupnost informacija i na govornu naredbu,
3. uporabu ne tekstualnih video i audio oblika zapisa,
4. trajnu pohranu na različitim medijima, što više neće predstavljati problem.
Sa stajališta arhivske teorije i prakse prikaz perspektivnoga razvoja suvremene arhivske teorije i prakse možda neće uvijek dati pozitivne rezultate i time višu razinu struke. U povijesti je već dolazilo do otklona kada je padala kvaliteta zapisa (telefaks poruke, nekvalitetni uredski papir ili pisani materijal i sl.).
U arhivima razvijenih država već evidentiramo uspostavljenu kvalitetnu komunikacije između stroja i čovjeka. To smo vidjeli u futurističkom filmu Peti element kad se vrući zapis odnosno aktualni spis o privatno-pravnom poslu (rastavi braka) mora sačuvati u pisanom, papirnatom obliku kao vjerodostojna listina, što nije ništa novo jer je takva situacija već zakonski uređena npr. aktualnim zakonom o elektroničkom poslovanju i elektronskom potpisu. Zbog toga nas pisac Vernor Vinge u svom djelu Vatra nad dubinom upozorava na to da su arhivi mjesto strojne i programske opreme i mnogih informacija s kojima se bave i istražuju ih (arhivisti) informacijski stručnjaci, programeri itd. na jednoj strani a na drugoj arheolozi koji „kopaju“ po materijalnim dokazalima nekadašnjeg života.¹⁰ Arhivisti moraju, sada kao i u buduće, osiguravati neometan i neomeđenom dostup i korištenje arhivskoga gradiva kojeg čuvamo.
Tako mr. sc. Živana Heđbeli u svojem referatu Arhivi, korupcija i mobbing¹¹ upozorava na odgovornost arhivske struke glede moguće korupcije u arhivima i mogućeg otuđivanja arhivskoga gradiva¹² odnosno nezakonitog poslovanja s arhivskim gradivom pri vrednovanju i neograničenoj dostupnosti te posredovanju ekvivalentnih informacija. Zato ćemo elemente budućega razvoja naslanjali na informacijsku tehnologiju, kako ne bi dolazilo do, na žalost, već poznatih situacija skrivanja, krađe arhivskoga gradiva, nekvalitetnog vrednovanja i škartiranja arhivskoga gradiva što je povezano i s namjerno krivo izrađenim popisima kao uobičajenom praksom.
U referatu o perspektivama razvoja registraturnoga i arhivskog gradiva u upravi i općenito¹³ u poglavlju o perspektivama mr. Živana Heđbeli i ja upozorili smo na činjenicu „da arhivska struka postavlja on line dostupnost arhivskoga gradiva kao svoju osnovnu djelatnost.“ To, da arhivi morajmo omogućiti većem broju istraživača nesmetan pristup arhivskome gradivu ne samo u svojim čitaonicama već pomoću Interneta i drugih informacijskih tehnologija je neupitna činjenica, koju ćemo u perspektivi razvoja arhivistike morati još posebno razvijati.¹⁴
U uporabi informacijskih tehnologija mi arhivisti vidimo elemente razvoja arhivske teorije i prakse općenito a naša vizija mora poštovati, na primjer, pitanje vrednovanja, koje ćemo povezati s funkcionalnim karakteristikama gradiva te podataka, koje arhivsko gradivo sadrži, pri čemu moramo poštovati kontekst gradiva u paralelnoj a također i srodnoj vezi.
Važna je potencijalna upotrebljivost gradiva fizičkih i pravnih osoba bez intelektualnih ograničenja, koja bi onemogućavala dostupnost arhivskoga gradiva. Dakako, potrebno je poštivati i ekonomsku stranu pohrane arhivskoga gradiva u korist stava da je nužno ovakvu (arhivsku) djelatnost financirati. Činjenica je da nas se slabo prepoznaje i razaznaje (česta je, na štetu arhiva, zamjena arhiva i muzeja).
Na primjer Veliki rječnik tuđica¹⁵ nam dobro prikazuje riječ arhiv (iz latinske riječi archivum odnosno grčke riječi άρχεīου), koja na prvom mjestu znači prostor a na drugom uređenu zbirku, također, arhivsko i knjižnično gradivo. Arhivalije (ženski rod) su oznaka za gradivo, koje se čuva u arhivima. Znanost o arhivima i njihovom razvoju je arhivalistika(!!). Stručni djelatnici u arhivima su arhivari / arhivarke (nema ničega o arhivistima / arhivisticama). Arhivirati znači dati, prenijeti (u najširem smislu riječi) i pohraniti u arhivu. Riječ prenijeti da naslutiti prijenose informacija na novim medijima. Arhivistika znači znanost o stručnom radu arhivista. Pridjev arhivski, arhivska, arhivsko se odnosi na arhivsko gradivo, arhivsku datoteku, arhivski programi, arhivsko kopiranje i arhivsku pohranu. Arhivska kopija filma označava najbolju kopiju određenog filma koja se trajno čuva u arhivu.
Direktor Bavarskih državnih arhiva prof. dr. Hermann Rumschöttel u jednom od svojih istraživanja¹⁶ arhivskoga gradiva također daje vizije razvoja i prema njemu do vizije dolazimo putem istraživanja arhivskoga, registraturnog i informacijskoga gradiva i arhiva, i njihovih organizacijskih struktura, njihove nadležnosti i slično. Istraživanje oblika arhiviranja je temeljna djelatnost arhiva jučer, danas i sutra. Rumschöttel navodi nužnost istraživanja na područjima strukture, valorizacije i stručne obrade arhivskoga gradiva, određivanja terminologije, informacijske i komunikacijske infrastrukture te arhiva kao čuvara novih nositelja informacija, i ulogu arhiva u informatičkom društvu, pri čemu upozorava kako je potrebno zanimanje arhivista razlikovati i odvojiti od pojma arhivistike.
Arhivistika će se višestrano razvijati prvenstveno u suradnji s povijesti, upravnim znanostima, informatičkom, knjižničarskom, dokumentacijskom i drugim znanostima te također multidisciplinarno. Najbliža arhivistici je dokumentalistika, koja se kao znanost bavi sakupljanjem, obradom i uporabom dokumentarnoga gradiva. Višeslojnost arhivskoga gradiva i arhivistike nudi kooperativnost, što njenoj samostalnosti i ugledu neće škoditi.
Arhivski rad zahtijeva od arhivista (već danas a u budućnosti još i više) da ovlada nizom praktičnih i teorijskih znanja s područja informatike, dokumentalistike, pomoćnih povijesnih znanosti kao i upravnih, kulturnih, tehničkih, pedagoških, ekonomskih i drugih znanosti, koje se pojavljuju u arhivskome gradivu. Mnoge od njih arhivist mora barem okvirno poznavati ukoliko želi srediti arhivsko gradivo i opisati ga po ISAD(G), ili sličnim normama koje će biti u budućnosti prihvaćene, pri čemu će arhivistika morati ostati središnja disciplina i njoj će se morati gore nabrojane discipline u okviru arhivske stručne djelatnosti podrediti.
Tako nam i Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima koji se mogu proglasiti arhivskim gradivom (MOREQ) pokazuje smjernice budućega razvoja arhivistike u teoriji i praksi. Ovdje moramo, sa stajališta europske zajednice, upozoriti na različite razine razvoja, a također i na pitanjima koja se pojavljuju u zadnje vrijeme (a zanimljiva su i za nas arhiviste) glede zaštite autorskih i srodnih prava elaborata (popisa, vodiča arhivskoga gradiva) koje stvaraju arhivisti. Zaštita intelektualnog (autorskog) vlasništva na Internetu uobičajena je praksa u nekim državama. U perspektivi razvoja arhivske teorije i prakse bit će također potrebno djelo arhivista, u najširim mogućnostima, zaštiti kao autorsko intelektualno vlasništvo. O tome u stručnoj literaturi piše ugledni profesor Thomas Hörnei sa Sveučilišta u Muenstru,¹⁷ i upozorava na djelatnost komisije Europske zajednice na tom području, koja želi u okviru međunarodnoga prava spriječiti povrede intelektualnog vlasništva na Internetu.
S planiranim novim Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih u Republici Sloveniji (kraće ZVDAGA) ne dolazi se do bitnih promjena na tom području već se, umjesto preciznih određivanja njihove nadležnosti, regionalni arhivi naprosto ukidaju i dalje rade kao odjeljenja nacionalnog arhiva. Arhivima se oduzima odgovornost za registraturno gradivo. Pogrešna je odluka o utemeljenju posebnih, samostalnih, elektronskih tzv. E-arhiva, pri čemu je potrebno s pozicija vizije razvoja upozoriti na temeljna ishodišta arhivskoga rada i postojanja arhiva a to je zaštita arhivskoga gradiva. Zakonodavac mora osiguravati uvjete djelovanja profesionalnih regionalnih (državnih) arhiva kao što im također mora osiguravati osposobljenost za preuzimanje arhivska gradiva na novim medijima, pri čemu je potrebno ustrajavati na širenju, a ne smanjivanju mreže arhiva.
Vizija budućega razvoja arhiva mora ići u tom smjeru, da arhivi konačno dobiju u danim državama mjesto slično onome koje imaju knjižnice ili muzeji. Kod arhiva evidentiramo činjenicu, da su u različitim državama oni dodijeljeni u nadležnost različitih tijela, od Ministarstva unutarnjih poslova preko Vlade, Ministarstva kulture i slično. To već stoljetno prebacivanje arhiva od jedne do druge nadležnosti za arhive je prije štetno nego korisno. Arhivi bi morali imati poziciju državnih arhiva smještenih po cijeloj državi s time, da je potrebno osigurati postojanje arhiva također i na nižim razinama a ne samo na razini regije ili pokrajine već i na razini većih i povijesnih mjesta. Mjesni arhivi se trebaju razvijati pod okriljem samoupravnih mjesnih uprava. Takvu praksu djelomično srećemo već u susjednoj Austriji.
Suradnju između informatičara i arhivista ćemo povezati s nekim definicijama i polazištima po kojima su informacije „temeljna osnova za područje znanja” (u najširem značenju riječi). Povezuju nas znanja o informacijskoj tehnologiji i njenoj uporabljivosti te komunikacija arhiva unutar mreže arhiva kao i komunikacija arhiva sa širim krugom kulturnih i znanstvenih ustanova (knjižnicama, muzejima, institutima sveučilištima) u kompleksnoj informacijsko-dokumentacijskoj mreži povezanoj sa stručnim i arhivističkim znanjima.
Problem koji evidentiramo je, naravno, kako osposobiti i kakvi će zapravo biti arhivisti u budućnosti. Hoće li to biti arhivist – informatičar ili nešto drugo. Moramo osigurati takvu izobrazbu arhivista koja će im omogućavati rad sa gradivom pohranjenim u arhivskim spremištima. Spektar potrebnih znanja je već sada dovoljno širok i obuhvaća od specijalističkih znanja potrebnih za rad sa srednjovjekovnim listinama preko mikrofilmskog gradiva i fototeka, arhivske knjižnice i još mnogo toga što možemo vrlo lako nabrojati. Svemu tome će se sada (a također i u budućnosti) pridružiti znanje potrebno za ovladavanje informacijskim tehnologijama odnosno arhivskim gradivom na različnim medijima jer će arhivi, možda, biti multimedijski centri. O podrobnijem sadržaju i o širim znanjima budućih arhivista teško je govoriti, ali će ona svakako biti dijeljena na dva dijela: na opća odnosno elementarna znanja i na specijalistička znanja. Zbog toga više nećemo govoriti o arhivisti već o specijalisti za određeno područje odnosno, između ostalog, i o informacijskom dokumentalisti.
U tom nas pravcu već usmjeravaju tzv. krizna područja između arhivskog i registraturnog gradiva, između privatnog i javnog i sl. Perspektiva u pravcu razvoja potpuno specijaliziranih arhiva nije primjerena već bi arhivi trebali u cijelosti pokrivati generalne razine. Svakako, danas jedne razine arhiva u Sloveniji nema – to su arhivi lokalnih zajednica tj. arhivi samoupravnih mjesta. U interesu države se, naime, moraju osigurati uvjeti za kvalitetni rad svih arhiva.
Zaključit ću s prikazom aktualne, trenutne situacije koja se pokazuje činjenicom da se države sve više odriču davanja većih nadležnosti profesionalnim arhivima, jer je u nekim državama Europe trend štedjeti i racionalizirati sredstva potrebna za rad arhiva što je potrebno stručno i argumentirano pobiti. Nažalost nas ti, često teorijski, političari ne slušaju. Stvaraju nam teškoće jer na nas gledaju kroz ekonomsku računicu i očekuju od arhiva stvaranje dobiti, s čime nas sile na „izpljen” financijskih sredstava. A naše opaske u vezi dostupnosti arhivskoga gradiva u najširem smislu riječi određuju na nekih banalnih dvadeset, trideset, pedeset eura takse, članarine ili već kako se to naziva. Zbog toga će razvoj arhivske teorije i prakse biti ovisan o intenzitetu aktivnosti pojedinih arhiva u razvoju pojedinačnih država.

Summary

In this paper author discuss archival professional and technical solutions, which are given by the law on keeping of archival and documental records and archives proposal. Author particularly alerts on precise and consistent usage of professional terminology. From the archival professional problems view author, in this work, raises two basic problems of modern archival theory and practice, which are appraisal of documentary records having archival value and providing needed virtual contextual environment. Regarding appraisal of documentary records having archival value in electronic form author especially calls attention on adequacy of valorized methods and on very performance of appraisal and disposal of unneeded e-documentation. A problem of identifying minimum contextual and technological environment of records that are not classic textual document but are appearing in a form of photographs, graphics, vector presentation and so on is added.

Key words: archival theory, archival practice, archival terminology, virtual archival records, evaluation

¹ Asimov, I. Preludij u Fondaciju. Zagreb : Izvori, 1997.
² Vidi Klasinc, P.P., Dokumentarno in arhivsko gradivo v samoupravnih lokalnih skupnostih. Maribor : Arhivsko društvo, 1999.
³ Asimov, I. Preludij u Fondaciju. Zagreb : Izvori, 1997.
⁴ Vidi Klasinc, P.P., Nov podzakonski predpis: Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva. Sodobni arhivi, (2000), str. 126-132, Klasinc, P.P., Vrednotenje in odbiranje dokumentarnega gradiva. Sodobni arhivi, (2000), str. 214-221, Klasinc, P.P., Hramba in varovanje dokumentacije. Sodobni arhivi, (2002), str. 88-105
⁵ Vidi Heđbeli, Ž. Dostupni i sređeni arhivi – pretpostavka i temelj pravne države. Država i političke stranke, Zagreb : Narodne novine : Hrvatski pravni centar, 2004., str. 123-12, Klasinc, P.P., Tranzicija v arhivih in arhivskih službah (s posebnim poudarkom na usodi fondov s področja gospodarstva). Atlanti, zv. , št. (2004), Maribor 2004
⁶ Vidi Klasinc, P.P., Elektronsko poslovanje, elektronski podpis in slovenska arhivska teorija in praksa. Sodobni arhivi, (2001), str. 159-164
⁷ Vidi Klasinc, P.P., Elementi projekta Ureditev poslovanja z dokumentacijo in njeno arhiviranje. Sodobni arhivi, (2002), str. 63-76
⁸ Vidi Klasinc, P.P., Prenosi informacij med arhivi in širše. Atlanti, zv. 14, štev. /2004, Maribor 2004.
⁹ Vidi Klasinc, P.P., Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire. izlaganje održano na 1. Zagrebačkom arhivskom danu, 27. studenog 2004., http://www.daz.hr/zad/2004program.htm 2
¹⁰ Vidi Vinge, V. Vatra nad dubinom. Zagreb : Algoritam, 2002.
¹¹ Referat pripremljen za međunarodni arhivski dan u Trstu, listopad 2005. g.
¹² Vidi Heđbeli, Ž. Privatno arhivsko gradivo. Arhivska praksa, br. 6/2003., str. 203-211
¹³ Referat pripremljen za 18. Međunarodno savjetovanja „Arhivska praksa“, Tuzla, listopad 2005. g.
¹⁴ Vidi Heđbeli, Ž. Prijenos informacija između arhiva i pismohrana: komunikacija ili monolog "velikog brata"?, izlaganje odražano na 1. Zagrebačkom arhivskom danu, 27. studenog 2004., http://www.daz.hr/zad/2004program.htm
¹⁵ Veliki slovar tujk. Cankarjeva založba : Ljubljana, 2002, stranica 70
¹⁶ Vidi Hermann Rumschöttel, Die entwicklung der Archivwiseschaft als wissenschftliche Disciplin, Archivalische Zeitschrift, 2000 stranica 15
¹⁷ Vidi Možina, Damjan. Novi pogledi na pravo informacijske tehnologije, Pravna praksa, 26/2002, stran 26 – 29.