II. kongres hrvatskih arhivista
Dubrovnik, 2005.

Ivana Lazarević,
Državni arhiv u Dubrovniku
Dubrovnik


ARHIV I KORISNICI – STANJE I MOGUĆNOSTI DRŽAVNOG ARHIVA U DUBROVNIKU

U ovom radu je analizirana praksa rada s korisnicima Državnog arhiva u Dubrovniku, pri čemu su naglašena neka pozitivna iskustva i problemi. Glavni cilj svakog arhiva je omogućiti pristup do svojih fondova. Dvije su glavne grupe korisnika: istraživači i korisnici kojima gradivo omogućava ostvarenje nekog osobnog prava (stranke) i kojima se usluge pružaju kroz rad prijamnog ureda. Jedna od najznačajnijih djelatnosti Državnog arhiva u Dubrovniku je pružanje usluga korisnicima čitaonice (istraživačima). To je posljedica vrijednosti arhivskoga gradiva kojeg naš Arhiv čuva. Najčešće obrađivane teme su iz područja povijesnih znanosti, a odnose se na doba Dubrovačke Republike. Zatim slijede istraživači koji obrađuju arhivsko gradivo iz razdoblja francuske i austrijske uprave. Često nam dolaze i istraživači – amateri, nepripremljeni i s velikim očekivanjima. Naš je zadatak pomoći im doći do informacije, objasniti im kako se koristiti obavijesnim pomagalima,
arhivskim gradivom čak i literaturom. Također su iznesena i neka promišljanja i problemi vezani uz stvaranje, korištenje i čuvanje digitaliziranih dokumenata u Državnom arhivu u Dubrovniku. Svjedoci smo povećane popularnosti digitalno obrađenih dokumenata. Uz čuvanje dokumenata na tradicionalnim nosačima, počinjemo se brinuti i o rastućem broju digitaliziranih dokumenata u raznim formatima. Oni zahtijevaju stalnu brigu, kontrolu i održavanje, a sve u cilju osiguranja trajnog života odnosno pristupa digitalnom zapisu. Posao arhivista bi bio puno lakši kada bi se pomoću dostupnih kataloga na Internetu moglo naći više podataka o gradivu, te je neizbježno planiranje pružanja usluga preko Interneta. Trudimo se poboljšati usluge i što više izlaziti ususret zahtjevima korisnika. Nadamo se da će nam taj put olakšati i nova zgrada Arhiva, jer svi znamo da bez adekvatnog prostora nije moguće ozbiljno planirati kvalitetan rad.

Ključne riječi: Državni arhiv u Dubrovniku, korisnici, digitalizacija

Glavni cilj svakog arhiva je korisnicima omogućiti pristup do svojih fondova. Već na 1. kongresu arhivista sudionici okruglog stola usredotočili su svoju raspravu na dvije glavne grupe korisnika: istraživače (znanstvene, stručne i amaterske) i korisnike kojima gradivo omogućava ostvarenje nekog osobnog prava¹ i kojima se usluge pružaju kroz rad prijamnog ureda. Broj korisnika arhiva je iz godine u godinu sve veći, primjećujemo i promjene u upitima, te veliku raznovrsnost u područjima znanstvenog interesa istraživača.

U prijamnom uredu Državnog arhiva u Dubrovniku rade dva djelatnika koja zaprimaju i rješavaju zahtjeve korisnika usluga (stranaka). U tom poslu su angažirani i arhivisti iz drugih odjela, ovisno o tome u kojem se arhivskom fondu nalazi dokument koji je predmet zahtjeva. U 2004. godini obrađeno je 506 zahtjeva, od toga 361 zahtjev koji se odnosi na imovinsko-pravne poslove, zatim 60 zahtjeva kojima se traže podaci iz matičnih knjiga, 58 zahtjeva vezanih za utvrđivanje radnog staža i 27 koji se odnose na školsku spremu. S ponosom možemo reći da se većina zahtjeva rješava unutar jednog sata, ili kroz jedan do četiri dana od njegovog primitka. Ukoliko se neki od dokumenata ne nalaze u Arhivu stranke se upućuju na županijske, gradske ili državne urede koji su za to nadležni. Ovdje je važno spomenuti dobru suradnju našeg Arhiva s takvim uredima, a sve sa ciljem da se pomogne korisniku.

Jedna od najznačajnijih djelatnosti Državnog arhiva u Dubrovniku je pružanje usluga korisnicima čitaonice, mahom istraživačima, što je posljedica vrijednosti arhivskoga gradiva kojeg naš Arhiv čuva, poglavito gradiva vezanog uz povijest Dubrovačke Republike. Poznato je da je Dubrovnik od svojih početaka posvećivao veliku pozornost čuvanju dokumenata. Zbog toga Arhiv čuva tako veliku količinu gradiva koje se prikupljalo kroz gotovo tisuću godina (spomenimo da je najstariji dokument iz 1022. godine). Međutim, dokumente stvaramo i danas i moramo ih čuvati, štititi i činiti dostupnima poradi zaštite prava pojedinaca kao i za oblikovanje povijesne slike našega društva u budućnosti.

Najčešći korisnici arhivskoga gradiva u čitaonici su domaći znanstvenici, ponajviše kolege iz Zavoda za povijesne znanosti HAZU, dubrovačkih muzeja, dubrovačkih knjižnica, ali znatan je broj i inozemnih istraživača. Svjesni smo sve veće popularnosti arhiva. Broj korisnika čitaonice je svake godine sve veći pa je
primjerice 2004. godine ukupan broj posjeta bio 1522. Najčešće obrađivane teme su iz područja povijesnih znanosti (povijesti, povijesti književnosti, povijesti medicine, genealogije), a odnose se na doba Dubrovačke Republike. Zatim slijede istraživači koji obrađuju arhivsko gradivo iz razdoblja francuske i austrijske uprave i to iz područja arhitekture, povijesti umjetnosti, genealogije i tako dalje. Medijska prisutnost Arhiva raste zahvaljujući izložbama kojima predstavljamo naše blago, zatim predstavljanjem u medijima (novine, radio, televizija) i na Internetu, sudjelovanjem u javnim događanjima i raznim edukativnim aktivnostima. Osim korisnika koji se bave znanstveno-istraživačkim radom, čitaonica našeg Arhiva, često na zahtjev državnog, gradskog ili županijskog protokola, raznih veleposlanstava i drugih ustanova te uglednih gostiju kako domaćih tako i stranih, organizira predstavljanja arhivskoga gradiva na zadanu ili predloženu temu. Često nam dolaze i korisnici; istraživači – amateri, nepripremljeni i s velikim očekivanjima. Naš je zadatak pomoći im doći do informacije, objasniti im kako se koristiti obavijesnim pomagalima, arhivskim gradivom čak i literaturom. Ovdje moram spomenuti naš plan o izradi Vodiča fondova Dubrovačke Republike sa sumarnim inventarima cjelokupnog arhivskoga gradiva do 1808. godine. Sadašnji vodič arhivskoga gradiva Dubrovačke Republike kojeg je izradio Josip Gelčić 1911. godine, a nadopunio Vinko Foretić 1955. i dalje se koristi, ali ne zadovoljava suvremene arhivističke standarde. Izrada takvog suvremenog vodiča je neophodna za sve korisnike i istraživače fondova Dubrovačke Republike.

Istraživači do informacija žele doći što brže upotrebom suvremenih tehnologija, žele što manje vremena provoditi u arhivu, a i kada tu borave nastoje sakupiti što više informacija. Zanimaju ih ponajprije informacije o sadržaju dokumenta, a ne njegov fizički oblik, posebice ako se radi o novijoj povijesti, za koju primjećujemo sve veći interes. Nove računalne tehnologije pružaju mnoge prednosti. Primjerice, lakše pretraživanje fundusa, mogućnost neograničenog broja pristupa istom dokumentu² (što je jedan od razloga zašto ne dopuštamo korisnicima upotrebu vlastitih digitalnih kamera, već im pružamo usluge skeniranja, a to istovremeno koristimo kao pripremu za buduću digitalizaciju Arhiva). Svjedoci smo povećane popularnosti digitalno obrađenih dokumenata što je povezano i s pojeftinjenjem opreme za njihovo stvaranje i korištenje. Uz čuvanje dokumenata na tradicionalnim nosačima, počinjemo se brinuti i o rastućem broju digitaliziranih dokumenata u raznim formatima, te moramo iskorištavati sve prednosti koje nam pružaju nove tehnologije. Masovno stvaranje baza podataka, potreba i način sakupljanja, obrađivanja, čuvanja i pretraživanja, otvorilo je nova pitanja na koja suvremena arhivistika mora naći odgovore. Puno je problema vezano uz pohranu takvih, digitaliziranih dokumenata. Ovu vrstu dokumenata ne možemo zatvoriti u spremište s optimalnim uvjetima i na njih zaboraviti. Oni zahtijevaju stalnu brigu, provjeravanje i održavanje da bi se osigurao trajan i brz pristup do njih. Ali isto kao što su istraživači morali savladati znanja za obradu srednjovjekovnih dokumenata, za očekivati je da će se razvijati nova znanja iz proučavanja naravi digitalnih zapisa.

Mnogi korisnici tvrde da im gradivo u digitalnom obliku omogućava lakše čitanje dokumenta (mogućnost uvećavanja, kontrastiranja i tako dalje). U Državnom arhivu u Dubrovniku svaki skenirani dokument se sprema sa signaturom i stavlja na CD. Takva, nazovimo je "priprema" za buduću digitalizaciju danas se vrši s pomoću računala Pentium III (128 MB RAM i 18 GB HDD), operativnim sustavom Microsoft Windows 2000 Professional te programima za obradu slika Adobe Photoshop 3 i CorelDraw 10. Samo skeniranje se vrši pomoću plošnog skenera ScanMakera 9800 XL, a zapis podataka na CD vrši se pomoću Plexwriter 12/10/32A. Danas već postoje standardi kvalitete za digitaliziranje papira i fotografija koji su utvrđeni od strane međunarodnih arhivističkih i bibliotekarskih tijela s ciljem trajnog čuvanja³, ali i tome unatoč puno je otvorenih pitanja i problema. Pri pohrani digitaliziranog dokumenta postavlja se pitanje formata u kojem će digitalizirani zapis biti spremljen. To ovisi o tome tko će i zašto koristiti taj dokument, tako da skeniranje i trajna pohrana digitalnog dokumenta traže pomno planiranje. Tiskare, primjerice, pretežno traže rezoluciju od 300 dpi i TIFF format (prednost tog formata je kompresija bez gubitka), međutim takav dokument skeniran u boji (RGB, 24-bit kolor) zauzima jako puno memorije. Zatim, mnogi korisnici traže JPEG, koji je idealan za prezentacije, za rad na kompjuteru pa i za ispis; podržava ga većina aplikacija i Internet. Prednost ili mana, kako se uzme, je u puno većoj kompresiji u odnosu na TIFF iako se time gube neke informacije koje je nemoguće povratiti.

U Arhivu se skeniranje vrši u TIFF i JPEG formatima, uglavnom, prema zahtjevima stranaka. Dokumente za koje pretpostavimo da će se jednom tražiti za tiskanje spremamo u TIFF-u a ostalo u JPEG-u. Digitalni dokumenti se spremaju na CD-ROM-ove. Svaki CD-ROM dobiva redni broj, naziv fonda i signaturu svakog dokumenta koji se na njemu nalazi, format, rezoluciju, veličinu u MB, datum skeniranja i pohrane. Pri tome se nameću mnoga pitanja u svezi sa softverima, nosačima i čuvanjem takvih nosača. Jer čak i ako migriramo digitalizirane dokumente s jednog nosača na drugi, to ne znači da ćemo ih moći pročitati. Nosači zahtijevaju stalnu brigu, kontrolu i održavanje, a sve u cilju osiguranja trajnog života odnosno pristupa digitalnom zapisu. Odgovore na ta pitanja mora dati više struka: arhivska, informatička, pravna, ali i korisnici i proizvođači novih tehnologija. Također je neizbježno planiranje pružanja usluga preko Interneta. Sve se više ljudi koristi  Internetom, traži se pomoć u istraživanju, kopije dokumenata, želi se preuzimanje digitalno obrađenih dokumenata (engl. download), pretraživanje on-line baza podataka i komentiranje usluga.

U čitaonici trenutno radi arhivist koji daje informacije korisnicima na temelju kojih mogu započeti svoja istraživanja. On upućuje na literaturu i savjetuje ih kako najbrže doći do tražene informacije. Uz njega radi arhivski tehničar koji je na usluzi čitačima, brine o dopremi i otpremi gradiva iz čitaonice, vodi evidencije o čitačima, o radu čitaonice i korištenju gradiva. Nerijetko nam zahtjevi za istraživanjem bivaju dostavljeni poštom, telefonom ili elektroničkom poštom. Korisnici žele istraživati i bez ulaska u arhiv. Takve korisnike upućujemo na literaturu, izvještavamo o gradivu koje se nalazi u Arhivu, upućujemo ih na web stranice koje im mogu pomoći u početnom istraživanju, no na kraju priče oni svakako trebaju doći u Arhiv i ovdje, na izvorima sprovesti svoja istraživanja.

Istraživački posao bi bio puno lakši kada bi se pomoću dostupnih kataloga na Internetu moglo naći više podataka o gradivu, primjerice; gdje se nalazi, u kojem arhivu i u kakvom stanju, kakav je način traženja podataka, kakve su obveze korisnika, te što je dopušteno skenirati, a što kopirati.⁴ Naša čitaonica za sada zadovoljava potrebe korisnika. Naravno, nužna je njena modernizacija u smislu korištenja arhivskoga gradiva i obavijesnih pomagala putem CD zapisa i Intranet
mreže Arhiva.

Ovdje se moram osvrnuti i na knjižnicu Arhiva koja je osmišljena kao specijalna priručna knjižnica za potrebe istraživača arhivskoga gradiva. Knjižnica Državnog arhiva u Dubrovniku se razvijala usporedno s razvojem Arhiva. Struktura knjižnice sukladna je potrebama stručnog i znanstvenog djelovanja Arhiva, pa se tako
i popunjavala vrlo vrijednim, kako starijim, tako i novijim izdanjima. Posebne zbirke unutar knjižnice su: Ragusina, koja sadrži oko 800 vrijednih knjiga, te zbirke Vito Galzinski, Arneri i Gracić s oko 300 knjiga zajedno. Danas knjižnica Arhiva ima više od 30 000 svezaka od čega preko 2 000 naslova domaćih i preko 1 000 naslova stranih časopisa i novina.⁵ Imamo i veliku zbirku opuscula ili "malih djela" (separata) koja se stalno popunjava, a trenutno ih ima oko 9 000. Knjižni fond u našoj knjižnici čine uglavnom djela iz opće i nacionalne povijesti, objavljeno arhivsko gradivo iz našeg i drugih arhiva, informativna pomagala za arhivsko gradivo, knjige nastale na temelju arhivskog gradiva, razne publikacije regionalne i lokalne povijesti, djela iz arhivistike i ostalih pomoćnih povijesnih znanosti, biografije, bibliografije, monografije, statističke publikacije, lokalne novine, povijesni, arhivistički i bibliotekarski časopisi, zbornici zakona i uredbi te službeni listovi. No, kako u našoj knjižnici nije napravljena inventura u zadnjih 20 godina, nedavno se pristupio inventariziranju i katalogiziranju cjelokupnog knjižnog fonda. Revizija biblioteke je završena 2004. godine te su otpisane knjige poslane zainteresiranim kolegama (Hrvatski institut za povijest, Knjižnica Sveučilišta u Splitu, Institut za oceanografiju i ribarstvo i tako dalje). U čitaonici se nalazi i manja priručna biblioteka koja sadrži: rječnike, enciklopedije, bibliografije, informativna pomagala i razne priručnike. Ovdje moram spomenuti i veliku količinu novina, pogotovo onih koje su izlazile na regionalnom području još od sredine 19. stoljeća do danas. Svi znamo da novinski papir sadrži  80 – 85 % drvenjače i da se u relativno kratkom vremenu mogu pretvoriti u prašinu bez obzira na uvjete čuvanja. Budući da su novine u zadnje vrijeme sve traženije (povećani interes za noviju povijest), pristupili smo s mikrofilmiranju novina te ih namjeravamo davati korisnicima isključivo na mikrofilmu.

Međutim, nije sve idealno, ima i problema. Arhivist koji radi u čitaonici mora pratiti literaturu, mora poznavati fondove i to ne samo jednog arhiva već i svih arhiva, biti na usluzi čitačima, skenirati za korisnike i još se baviti sređivanjem bibliotečnog fonda. Usporedo, nove tehnologije postavljaju nove zadatke pred arhiviste, pa učenje nikad ne prestaje. Čitači se često žale na radno vrijeme, žele raditi i poslije podne i vikendima, pogotovo oni koji ne žive u Dubrovniku pa nastoje iskoristit svaki trenutak. Htjeli bi prikupiti što više dokumenata u digitalnome obliku, a pri tome ih ograničava i vrijeme i cijena.

Jedan od problema kojeg uočavamo u radu s korisnicima je pravilo kojim ne dopuštamo kopiranje cijelih arhivskih fondova, većih dijelova fondova i inventara⁶. Primjećujemo i da se korisnici ne žele koristiti mikrofilmom, nezgodno im je raditi na mikročitaču, ne mogu voditi bilješke, ne mogu pretraživati, nemaju doticaj s gradivom (primjerice, žele u ruci držat knjigu iz 14. stoljeća, a ne njezin faksimil na papiru iz 21. stoljeća). Međutim, ne dopuštamo im puno izbora. Ako gradivo imamo snimljeno na CD-u ponudimo im tu mogućnost, a ako ne, mogu se koristit mikrofilmom. Ne možemo ne spomenuti i riječi hvale istraživača, koji su uglavnom zadovoljni uslugom, njenom brzinom, pa često čujemo i usporedbe sa drugim arhivima ne samo u Hrvatskoj već i u svijetu i moramo reći da su uglavnom u našu korist. Trudimo se poboljšati usluge i što više izlaziti ususret zahtjevima korisnika.

Nadamo se da će nam taj put olakšati i nova zgrada Arhiva, jer svi znamo da bez adekvatnog prostora nije moguće ozbiljno planirati kvalitetan rad budući da se radi o poslovima koji su nedjeljivo povezani i isprepleteni. Gradivo se ne može dati korisnicima ako nije sređeno, a da bi bilo sređeno i dostupno mora biti u arhivu. Zato se pri razmišljanju o korisnicima moramo osvrnuti i na sadašnji problem nedostatka prostora. U palači Sponza moguće je smjestiti oko 3 500 dužnih metara gradiva, a danas se u Palači nalazi oko 7 000 dužnih metara.⁷

Nova zgrada Arhiva će nam pružiti mogućnost razdvajanja usluga korisnicima i to na način da se u palači Sponza zadrže oni arhivski fondovi i zbirke koji imaju zbog svog sadržaja i vremena nastanka pretežno znanstveno-istraživački karakter (arhivski fondovi Dubrovačke Republike, francuske, austrijske i starojugoslavenske uprave, notarijat i pravosuđe do 1945. godine, te još neki manji fondovi), a za novu zgradu planirano je izmještanje arhivskoga gradiva od 1945. godine koje prvenstveno služi korisnicima za ostvarivanje njihovih osobnih prava, te onoga registraturnog gradiva trajne vrijednosti (arhivskoga gradiva) koje se nalazi u pismohranama, a zbog nedostatka prostora još nije preuzeto. Time će se razdvojiti i dvije grupe korisnika. Istraživači i znanstvenici će i dalje dolaziti u palaču Sponza, a korisnici kojima gradivo omogućava ostvarenje nekog prava (stranke) će dolazit u novi Arhiv u Gružu. Isto načelo će biti primijenjeno i na otoku Korčuli. U samom centru grada Korčule, u palači Arneri biti će smješteno najstarije arhivsko gradivo korčulanske komune do 1797. godine i obiteljski fondovi Arneri, Giunio i neki drugi, a u takozvanoj "staroj školi u Žrnovu" će biti smješteno novije arhivsko gradivo 19. i 20. stoljeća, te ono koje se s tog prostora u budućnosti bude zaprimalo. Također, važno je reći da su naša spremišta u palači Sponza rješenje za dokumente pisane na tradicionalnim materijalima, ali za dokumente, stvarane novim tehnologijama (digitalni dokumenti), spremljene na nosačima koji zahtijevaju druge uvjete pohrane i drugačije uređena spremišta, nova zgrada Arhiva je neophodan uvjet.


Summary

ARCHIVES AND USERS - ACTUAL SITUATION AND CHANCES OF STATE ARCHIVES IN DUBROVNIK

The author analyses the practice with users in the State Archives in Dubrovnik, accentuating some positive experiences but also the problems. The general aim of every archive is to provide the access to its fonds.  There are two types of users: researchers (scientist) and those who need archival material in order to provide their personal rights. They are served through the work of receptions office.
One of the most important activities of the State Archives in Dubrovnik is to offer a service to the users in archival reading room (especially to the researchers) where they can work with the most valuable documents. Many different themes from all fields of history are researched there but the most numerous are themes from the period of Dubrovnik Republic. Then comes the period of French and Austrian governing. Very often researchers – amateurs come to Archives with great expectations but they are also very often unprepared, so the general task of the archivist is to help them to reach the information, to explain how to use catalogue, how to use archival documents and even literature.
The author gives some of her opinions about the problems of producing, using and preserving of digitalized documents in the State Archives in Dubrovnik. We are the witnesses of an increasing popularity of digitally processed documents stored on the new media that need continuous care and control to assure life and the access to digitally stored information. The archivist could have much easier job if the information would be catalogued and served on the Internet. The author says that the State Archives in Dubrovnik must plan these activities, too. For the realisation of all these planed activities, the author pointed out the necessity of new archival building.

Key words: State Archives in Dubrovnik, users, digitalisation


¹ Babić, Silvija: 1. kongres hrvatskih arhivista: Arhivi u novom tisućljeću,  www.daz.hr/arhol/babić_2.htm
² Lemić, Vlatka: Arhivi i Internet – nove mogućnosti dostupnosti i korištenja arhivskoga gradiva. Arhivski vjesnik, god. XLV/2002., str. 207-218.
³ Technical Recomendations for digital Projects, www.columbia.edu/acis/dl/imagespec.html
⁴ Vidi npr. stranice The National Archives of England, Wales and the United Kingdom, www.nationalarchives.gov.uk
⁵ Čučić, Vesna: Plan reorganizacije knjižnice Državnog arhiva u Dubrovniku, u rukopisu.
⁶ Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva, NN br. 67/1999., članak 28.
⁷Orešković, Ivo: Prostor – temeljni uvjet kvalitete proizvoda i usluga arhiva na primjeru ex  vojarne u Gružu, www.had-info.hr/savjetovanje2004_oreskovic.htm