II. kongres hrvatskih arhivista
Dubrovnik, 2005.

Melina Lučić, arhivist specijalist
pročelnica Odjela za zaštitu i obradu arhivskog gradiva
Hrvatski državni arhiv
Zagreb


KADA POPIS POSTANE "INVENTAROM" ILI O EVIDENCIJAMA O GRADIVU U HRVATSKIM ARHIVIMA

U izlaganju je riječ o dvjema temeljnim evidencijama u arhivima, Knjizi akvizicija i Općem inventaru, te o konačnim proizvodima arhivističkoga sređivanja i opisa gradiva – obavijesnim pomagalima. Sve troje slika su arhivâ, pa se upozorava na slabe točke (nepostojanje, neažurnost; različitosti, nedostatak sustava kontrole) i zauzima za dosljedan i ujednačen pristup tim dijelovima arhivističkoga posla.

Ključne riječi: Knjiga akvizicija, Opći inventar, obavijesno pomagalo, arhivistički opis


Stručni nadzori u državnim arhivima iz godine u godinu u području evidencija potvrđuju sličan krug problema i nedosljednosti. U ovom se izlaganju detektiraju "slabe točke", pojašnjava se do čega one mogu dovesti, odnosno do čega dovode, te se zauzima za ozbiljniji pristup tomu segmentu arhivističkoga posla. zlaganje se ne dotiče sviju evidencija, već potanje analizira pristup onima koje bi se uvjetno mogle nazvati temeljnima – Knjizi akvizicija i Općem inventaru – te višoj razini evidencija – obavijesnim pomagalima. Bez prvih dviju evidencija naprosto je nemoguće snalaziti se u ukupnom gradivu što ga arhivi čuvaju, dok je izradba obavijesnih pomagala jedan od ključnih, i u struci najzahtjevnijih, dijelova arhivističkoga posla.

I.
Knjiga akvizicija ili Knjiga primljenoga arhivskoga gradiva obvezna je evidencija u hrvatskim arhivima već četrdesetak godina (usp. Uputstvo o vođenju videncija u arhivima, Narodne novine, 7/1963). Temelj za popunu te evidencije primopredajna je dokumentacija i u nju se unose podatci o ukupnom gradivu koje ulazi u arhiv, a za njegova predavatelja prestaju dotadašnja vlasnička, posjedovna ili druga prava (u pravilu je riječ o službenim preuzimanjima, poklonima i otkupima). Gradivo se upisuje odmah nakon preuzimanja. Naknadno preuzeti dijelovi istoga fonda ili zbirke upisuju se pod novim rednim brojem, a brojevi bi se trebali međusobno vezati.
O sadržaju evidencije i rubrikama ne treba govoriti, jer su propisani Pravilnikom o evidencijama (Narodne novine, 90/2002), no o problemima i nedosljednostima povezanima s vođenjem Knjige evidencija a uočenima u praksi – treba.
Gotovo nigdje Knjiga akvizicija nema kazala – stvaratelja, predavatelja i fondova ili zbirki – a bez njih iznimno je teško snalaziti se i pronaći traženu akviziciju. U arhivima u kojima kazalo postoji, ono je najčešće kombinacija naznake vrste gradiva i stvaratelja (primjerice, folklorne grupe – fotografije). To ukazuje na problem nerazvrstanosti i nedoumica u koji fond ili zbirku usmjeriti pojedinu akviziciju već pri samom upisu.
Rubrika o smještaju gradiva u Knjizi akvizicija najčešće je nepopunjena, ili je naveden naziv ustrojbene jedinice u koju je gradivo proslijeđeno (katkad čak i ime njezina voditelja); vrlo rijetko donosi se preciznija topografska oznaka. Isto je i s eventualnom naznakom rednoga broja fonda ili zbirke u koju je akvizicija razvedena (u rubrici napomena).
Dosjei akvizicija, koji bi se trebali voditi uz Knjigu akvizicija, uglavnom se ne vode i često se brkaju s drugom (također obveznom) evidencijom – dosjeima arhivskih fondova i zbirki. U dosjeu akvizicije poglavito bi se trebala naći dokumentacija nastala primopredajom gradiva, dok bi dosje fonda ili zbirke trebao biti popunjen – osim podatkom o primopredajnoj dokumentaciji – podatcima o sređivanju, sačuvanosti, snimanju i restauriranju, povijesti stvaratelja itd. U praksi najčešće postoje samo dosjei fondova, u kojima su prikupljeni podatci obiju evidencija, dok se dosjei akvizicija jednostavno ne ustrojavaju, iako su Pravilnikom propisani i sasvim je jasno što bi trebali sadržavati.
Mjesto vođenja Knjige akvizicija u hrvatskim arhivima rješava se raznoliko. Najčešće ju vode odjeli za nadzor nad pismohranama ("vanjska služba"), ponegdje su za njezino vođenje zaduženi odjeli za obradu, a sporadično i korisničke službe.
Velik problem dijela arhiva veća je ili manja količina neevidentiranoga gradiva, najčešće baštinjenoga od nekih bivših arhivista i prijašnjih ravnatelja, o kojoj se ne vodi sustavna briga. To je gradivo vrlo često (ne i uvijek) dislocirano, zaboravljeno, u smislu fizičke zaštite potpuno zanemareno. Moglo bi se iz toga zaključiti da se ono drži nevažnim (za bacanje) i svjesno zanemaruje, ali i to da je možda riječ o nemaru, previdu, ili drugih prioritetima, koji odvlače od tih alarmantnih problema. Nije rijedak slučaj da se posve ozbiljno vode Knjiga akvizicija i Opći inventar za gradivo smješteno u sjedištu arhiva, a da se potpuno zanemari isti taj posao kada je u pitanju dislocirana podružnica.
Često ima poseban tretman i ne upisuje se u Knjigu akvizicija filmsko gradivo, a da istodobno nije ustrojena zasebna evidencija ulaza takvoga gradiva.

II.
Opći inventar najčešće se vodi u odjelima za obradu gradiva, ponegdje u odjelima za nadzor nad pismohranama, iznimno čak i u korisničkoj službi. Specifičan problem zanemarivanja te evidencije vjerojatno potječe iz doba kada se u 1990-ima pristupilo radu na Registru fondova i zbirki. Naime, postupno je došlo do poistovjećivanja tih dviju evidencija. Rezultat je često ažurna i uglavnom popunjena baza podataka u Registru fondova, no opći su inventari mahom neažurni, ne odgovaraju stvarnomu stanju i ne omogućuju pouzdanu identifikaciju fondova i zbirki u arhivu.
Problem je dijelom proistekao i iz promjena nastalih u drugoj polovici 1990-ih, kada je utvrđena nova klasifikacija fondova i zbirki koja je dijelom "pokidala" fondove (uglavnom uprave i pravosuđa) na povijesno uvjetovana razdoblja. Tako su nastajali novi arhivski fondovi (često samo virtualno, u Registru fondova), a u Opći inventar nekad upisani fondovi više nisu postojali, ili je od njih nastalo nekoliko drugih fondova; postupno su se u Općem inventaru prestale evidentirati promjene u broju i strukturi fondova ili se sve to odvijalo na složen i pomalo zbrkan način (uza stari upis i nekadašnju signaturu, upisanu kemijskom olovkom, dopisivale su se nove, aktualne signature), a evidencija je postala nepregledna i neupotrebljiva.
Registar je fondova polako preuzeo ulogu Općega inventara i kao da je potonji postao suvišan. Jer, "Registar je to isto i još više". Pravilnik o evidencijama kaže da se fondovi i zbirke u Registru opisuju kao i u Općem inventaru, no Registar (kao središnja evidencija ukupnoga gradiva u Republici Hrvatskoj) sadržava i neke dodatne podatke (naziv i adresu imatelja, popis objavljenoga gradiva i radova objavljenih na temelju korištenja fonda, valorizaciju gradiva i podatak o sigurnosnim preslikama gradiva). 

III.
Problematiku izrade obavijesnih pomagala ne prate samo dvojbe u primjeni klasifikacijskoga sustava (razdiobi prema povijesnim razdobljima), nego i one koje bi se vrlo jednostavno mogle izbjeći. Riječ je o nazivlju fondova i zbirki, o čem se, sasvim je razvidno, ne vodi dostatna briga. U suprotnom se ne bi moglo dogoditi da fondovi nose sljedeće nazive:

Gradski (općinski) komitet Komunističke partije (Savez komunista) Hrvatske u […]
Kotarski komitet Narodne omladine (Savez socijalističke omladine) Hrvatske u […]
MPT Gračanka d. d.
Mjesni školski odbor / Mjesno školsko vijeće […]
Pomoćna škola
Osnovna / pučka škola […]
Trgovačka komora kotara
Hipotekarni ured
Lječilišno-kupališno povjerenstvo
Associazione "Unione Italiana" […]
Fond Vlastelinstva Božjakovina
Za učiteljsku službu pri Učiteljskoj školi […] – Ispitno povjerenstvo

Novija obavijesna pomagala uglavnom su uredno oblikovana i pregledna. Pretežu sumarni inventari i arhivski popisi. U sumarnim se inventarima primjenjuje standard ISAD(G) i imaju tipiziranu strukturu: opširniji opis razine fonda te sumarni opis tehničkih jedinica, uglavnom razine serija (još uvijek ga se naziva inventarnim popisom).
Pomagala su gotovo u pravilu bez kazala, pa se njihov sadržaj ne može kvalitetno pretraživati. Zasebne serije još uvijek su često sastavljene od registraturnih pomagala i spisa, a serija spisa onda se dijeli – sukladno odlaganju dokumentacije prema stupnju povjerljivosti – na strogo povjerljive, povjerljive i opće spise, kojima se eventualno dodaju serije zapisnika sjednica, personalnih i financijskih spisa te vrlo učestalo i široko primjenjiva serija predmetnih spisa.
Proširen opis stvaratelja prema normi ISAAR(CPF), uklopljen u strukturu podataka prema ISAD (gdje se opisuje kontekst), gotovo se uopće ne radi.
Vrlo se često pogrješno oblikuju signature razina nižih od razina fonda (ista je na svim razinama opisa), ili pak uopće ne postoje (jedina razina kojoj je dodijeljena signatura razina je fonda). Rijetko, ali ponegdje još uvijek, sastavni je dio signature i klasifikacijska oznaka skupine u koju je fond razvrstan.
U pomagalima se brkaju i sasvim banalne stvari, poput vremena nastanka gradiva i vremena postojanja stvaratelja.
Pri opisu, odnosno u izradi obavijesnih pomagala, još je uvijek zamjetno opiranje nekim dobrim (pa i jedinim mogućim logičnim) rješenjima, koja su proteklih godina promicana na tečajevima za stručno usavršavanje u Hrvatskom državnom arhivu. Fizičke jedinice (kutije i knjige) i dalje se vrlo često uzimaju kao osnovne arhivske (sadržajne i logične) te glavne opisne jedinice, što nije i ne može biti dobro. Rukovanje takav pristup može učiniti jednostavnijim, no on dovodi do neprimjerenoga strukturiranja fonda i bitno osiromašuje opis. Nizanje fizičkih jedinica kao osnovnih opisnih jedinica u inventaru može prikriti strukturu fonda i učiniti je korisniku nedovoljno jasnom. Kao što kutije i knjige nisu elementi strukture fonda, tako ne bi trebale biti ni predmetom arhivističkoga opisa. Struktura fonda sastavljena je od arhivskih jedinica (ne tehničkih) i njih treba opisivati tako da struktura bude pregledna i jasna.

Slikovito, na primjeru, stvari se mogu postaviti i ovako:

Ipak, neupitno je bolje ako se postave ovako:

Odnosno, na prvi bi pogled trebalo biti jasno kolika je vrijednost informacija koje korisnik dobiva kada se postupi usuprot imperativu fizičkih jedinica (HR HDA 1234/7 Konferencija za društvenu aktivnost žena Hrvatske. Veze s drugim organizacijama):


U obavijesnim pomagalima vrlo se često donose sustavno ispisani rasponi urudžbenih brojeva spisa po kutijama, a događaju se i slučajevi (poput ovoga u jednoj pripravničkoj, prihvaćenoj, stručnoj radnji) da se to isto radi i za same knjige:


Isti primjer trebalo bi postaviti ovako:

Arhivski popisi strukturom su i dubinom opisa šareni. Cijeli je spektar njihovih naziva: arhivski, provizorni, privremeni, analitički, sumarni, primopredajni. Ipak, sve su to arhivski popisi (nastali popisivanjem u arhivu) i trebalo bi ih znati razlikovati od primopredajnih popisa, koji su sastavni dijelovi primopredajnih zapisnika, darovnih ili kupoprodajnih ugovora.
Najposlije, kartoteke (dio kojih je nastao i radom stvaratelja) često su iznimno bogato vrelo podataka za korisnike, no u arhivima zanemareno. Znaju biti nesređene (neuredne), u neadekvatnoj ambalaži, rasute tijekom selidbi i nedovoljno iskorištene. Arhivisti nerado korisnicima skreću pozornost na njih, dok one – gurnute negdje u dubinu spremišta – čekaju da se netko pozabavi njihovom obavijesnom vrijednošću.

***

Kao što ne postoji gradivo koje može čekati i za koje nije važno hoće li propasti od vlage, kukaca ili glodavaca – ne postoji ni sustav vrjednovanja koji bi dopuštao da se neko gradivo potpuno zanemari i ni na koji način ne evidentira. Takvu opasnu ovlast arhivisti nisu dobili.
Knjiga akvizicija i Opći inventar (odnosno Registar fondova) u tom su smislu neizmjerno važni. Nepostojanje ili neažuriranje tih temeljnih evidencija, različita praksa postupanja s postojećima, vođenje evidencija o gradivu u djelokrugu potpuno različitih ustrojbenih jedinica u arhivima te shvaćanje kako je riječ o ne odveć ozbiljnu arhivističkom poslu posljedično se iskazuju u problemima u rasponu od nepostojanja uvida u ukupnu količinu gradiva koje se u arhivima čuva, nemogućnosti njegove identifikacije kroz arhivske fondove i zbirke (osobito u slučajevima kada razni "razno" ili "miscelanea" nadilaze opseg jednoga fonda) do neevidentiranosti gradiva u dislociranim spremištima, sabirnim arhivskim centrima i drugim ustrojbenim jedinicama s posebnim statusom. U stručnom je i moralnom smislu pak i te kako dvojbeno da arhivski odjeli za nadzor nad pismohranama izdaju rješenja i nalažu mjeru obveznoga sređivanja i popisivanja imateljima na terenu za gradivo koje posjeduju, a da se istodobno u arhivima ne vodi dostatna briga o gradivu u nekim spremištima.
Zanemarivanje Općega inventara kao obvezne evidencije i njegovo pretakanje (sadržajno i značenjem) u Registar fondova i zbirki znakovito je i trebalo bi razmisliti čemu vodi. Treba li arhivima uopće Opći inventar uz Registar fondova? Neupitno je da on posljednjih godina odumire.
Obavijesna pomagala u arhivima različita su opsegom, preglednošću i mogućnostima pretraživanja, a na standarde za opis arhivskoga gradiva počesto se (i neargumentirano) gleda kao na nešto pomodno i nepotrebno. To pak dovodi do situacije u kojoj arhivisti ne prepoznaju razliku između primjerice detaljnoga popisa i analitičkoga inventara, sumarnoga popisa i sumarnoga inventara. Neusuglašeno i vrlo različito snalaženje prema ustaljenoj i naslijeđenoj praksi, uputama za popunjavanje Registra fondova, ili prema još starijim preporukama kako oblikovati fond ili zbirku, kako popuniti matični list fonda i sl. nikako ne može biti dobrim putom. Ti temeljni proizvodi arhivističkoga rada bez dosljednoga se sustava kontrole (forme, sadržaja, pismenosti) predaju korisnicima. Oni su možda i zadovoljni kada dobiju ikakvo pomagalo, no smiju li biti i arhivisti? Pa i od korisnika u čitaonicama (mahom povjesničara) može se čuti kako u arhivima svako pomagalo "trči na svoju stranu". Doista je dojam da je odnos prema obavijesnim pomagalima koja se upućuju u čitaonice neozbiljan i da se ne misli dostatno o
njihovoj vrsnoći. A riječ je o javno dostupnim internim publikacijama. Začuditi se stoga onima koji se čude kada se (slabe) inventare ne uzima kao stručne radove, ne kategorizira ih se sukladno uloženomu trudu ili za njih ne dobiva bodove na poslijediplomskim studijima.
Novi priručnik za opis arhivskoga gradiva (ili prijevod nekoga od postojećih) otklonio bi nedoumice koje se javljaju pri opisu gradiva i izradi obavijesnih pomagala.
Koliko strukovno udruženje može učiniti u tom pokazuju primjeri kanadskoga i američkoga Arhivističkoga društva. Njihovi su odbori za obrazovanje i stručno usavršavanje iznimno angažirani i utjecajni, oni kreiraju standarde i priručnike priznate i usvojene i na sveučilišnim studijima arhivistike.


Summary

When the List become an "Inventory" or about finding aids in Croatian Archives

The paper deals with two basic kinds of register, book of acquisitions and general inventory, and with arrangement and description of archival material final works – finding aids. All of them tell us much about archives. Therefore, author marks weaknesses in Croatian archival practice (lack of some aids, inaccuracy; differences in approach, lack of control system), and pleads for consistency and the same approach to that part of archivists work.

Keywords: the book of acquisitions, the general inventory, finding aids, archival description