II. kongres hrvatskih arhivista
Dubrovnik, 2005.

Branka Molnar, arhivist specijalist
Državni arhiv u Zagrebu
Zagreb


OBRADA I OPIS ARHIVSKOGA GRADIVA OBITELJSKIH I OSOBNIH FONDOVA

Gradivo osobnog fonda razvrstavamo na cjeline koje oslikavaju život, rad i stvaralaštvo pojedinca – stvaratelja fonda. Sređivanje obiteljskog fonda prolazi kroz
nekoliko faza: razdvojiti obitelj koja je stvaratelj fonda od srodnih obitelji, razdvojiti generacije, odrediti bračne i rodbinske veze, razdvojiti pojedine članove obitelji, utvrditi koje se gradivo odnosi na obitelj u cjelini, a koje na pojedine članove obitelji. Struktura obiteljskog fonda temelji se na rodoslovnom stablu obitelji, a serije i podserije formiraju se prema članovima obitelji u generacijskom slijedu. Gradivo koje se odnosi na obiteljsko rodoslovlje, obiteljsku ekonomiku, srodne obitelji i obiteljske zbirke grupiramo u posebne cjeline. U inventarnim popisima osobnih i obiteljskih fondova treba istaknuti i opisati do razine komada važnije ili značajnije gradivo i treba nastojati da inventari osobnih i obiteljskih fondova uvijek budu praćeni kazalima. Razvoj weba i informacijske tehnologije doveo je do toga da obavijesna pomagala ne mogu ostati samo u tradicionalnoj formi na papiru nego ih se mora redizajnirati i prilagoditi novim zahtjevima korisnika. Podaci iz obavijesnih pomagala morat će ući u aplikacije koje će omogućiti napredna pretraživanja po raznim parametrima.

Ključne riječi: osobni fond, obiteljski fond, arhivistička obrada, arhivistički opis, obavijesno pomagalo

1. Pretpostavke
Teoretski, postupak sređivanja, obrade i opisa obiteljskih i osobnih fondova prilično je jednostavan. Prema definiciji, osobni fond nastaje djelovanjem jedne fizičke osobe, a gradivo osobnog fonda razvrstavamo na cjeline koje zapravo oslikavaju život, rad, značaj i aktivnosti pojedinca: 

- osobna dokumentacija (dokumentacija o rođenju, vjenčanju, smrti)
- dokumentacija o školovanju (svjedodžbe, diplome)
- dokumentacija o profesionalnoj djelatnosti (rješenja o dodjeli zvanja i o napredovanju u službi)
- odlikovanja, priznanja, imenovanja
- imovinsko-pravna dokumentacija
- dokumentacija o stvaralačkom radu, o društvenoj, političkoj ili nekoj drugoj aktivnosti
- korespondencija
- prilozi za biografiju (fotografije, novinski izresci koji se odnose na tu osobu i ostalo što ilustrira njezin život i rad)


Obiteljski fond možemo zamisliti kao multiplicirani osobni fond. Ako bismo pojednostavljeno htjeli opisati razliku između osobnog i obiteljskog fonda, mogli bismo reći da obiteljski fondovi nastaju djelovanjem članova neke obitelji, da su složenije strukture u odnosu na osobne fondove, da kod obiteljskih fondova "ima više posla" i da njihovi inventari u svom prilogu moraju sadržavati prikaz obiteljskog rodoslovnog stabla. S druge strane, poželjno je i kod osobnih fondova opisati obiteljsko podrijetlo stvaratelja fonda, a ponekad i skicirati njegovo obiteljskog stablo. U osobnim fondovima vrlo često nalazimo i gradivo koje se, osim na pojedinca – stvaratelja fonda, odnosi i na članove njegove obitelji. Ponekad je ta granica pomalo nejasna. Zna se dogoditi da arhivist tijekom obrade fonda koji je u arhiv zaprimljen kao nečija osobna ostavština¹, ustanovi da ima dovoljno elemenata da se fond klasificira kao obiteljski, naročito ako je sačuvano dosta osobne i druge dokumentacije koja se odnosi na ostale članove obitelji. Ukoliko je većinom sačuvana samo njihova korespondencija dok su drugi dokumenti malobrojni, bolje je i dalje fond smatrati osobnim, a dokumentaciju koja se odnosi na ostale članove obitelji staviti zajedno, u posebnu seriju. Ne treba isključiti ni mogućnost da s vremenom u arhiv dođu nove akvizicije koje se odnose na ostale članove obitelji pa će tako osobni fond prerasti u obiteljski.
Obitelji se sastoje od pojedinaca povezanih rodbinskim vezama. Zato je struktura obiteljskog fonda² u načelu diktirana rodoslovnim stablom obitelji i pretpostavlja da se serije i podserije formiraju prema članovima obitelji u generacijskom slijedu. Tako, na primjer gradivo obiteljskog fonda bračnog para A s dvoje djece (i s njihovim potomcima) možemo sistematizirati u tri serije prema sljedećoj shemi:

1. Roditelji (Bračni par A)
2. Obitelj(ska loza) 1. djeteta bračnog para A
3. Obitelj(ska loza) 2. djeteta bračnog para A

U strukturi obiteljskog fonda braća i sestre "jednako vrijede", odnosno, generacijski gledano, u istom su redu. Sukladno tome, svaki od braće i sestara, ako ih se pojedinačno opisuje treba imati "svoju" cjelinu. Iznad njih stoje samo njihovi roditelji. Ako nema mnogo gradiva koje se odnosi na pojedinu braću i sestre, može se staviti zajednički naslov, npr. "Braća A, B i C, sinovi bračnog para XY".

U slučaju da se u fondu nalazi i gradivo srodnih obitelji, možemo uspostaviti sljedeću strukturu od dvije serije:

1. Obitelj A
2. Srodne obitelji

Tada će se prva serija dijeliti na sljedeće podserije:
1.1. Obitelj(ska loza) 1. djeteta bračnog para A
1.2. Obitelj(ska loza) 2. djeteta bračnog para A

A druga će serija sadržavati  sljedeće podserije:
2.1. Srodna obitelj B
2.2. Srodna obitelj C
2.3. Srodna obitelj D
...

Umjesto toga, mogli smo se odlučiti da gradivo koje se odnosi na pojedine srodne obitelji stavimo u posebne serije, naročito ukoliko tog gradiva ima više. Tada bi naš fond sadržavao sljedeće serije:

1. Obitelj A
2. Srodna obitelj B
3. Srodna obitelj C
4. Srodna obitelj D
...

Vidi se da je potrebna svojevrsna fleksibilnost prilikom strukturiranja obiteljskog fonda. Zapravo, taj posao se sastoji od nekoliko faza: razdvojiti glavnu od srodnih obitelji, razdvojiti generacije, odrediti bračne i rodbinske veze, razdvojiti pojedine članove obitelji, utvrditi koje se gradivo odnosi na obitelj u cjelini, a koje na određene pojedince - članove obitelji i grupirati ga prema vrsti. U većini slučajeva nije moguće odmah na početku sređivanja odrediti serije i podserije nego se to može učiniti tek nakon potpuno završenog postupka identifikacije gradiva. Najčešće, podserije se ne mogu pretpostaviti: one se formiraju prema tome koliko i kakvog gradiva u vezi s pojedinim osobama nalazimo u fondu. To znači da će pojedine osobe u krajnjoj liniji biti reprezentirane različito, ovisno o njima pripadajućoj dokumentaciji.

2. Predradnje
Prije nego što krenemo u postupak fizičkog sređivanja gradiva, nastojat ćemo u literaturi pronaći podatke o istaknutim pojedincima – stvarateljima fonda i članovima njihovih obitelji, utvrditi njihove rodbinske veze i uzajamne odnose, upoznati njihovu profesionalnu aktivnost, društvenu ulogu, politički značaj, umjetničko stvaralaštvo ili neki drugi oblik njihova javnog djelovanja³. Taj postupak istraživanja i upoznavanja pojedinih članova obitelji nastavit će se tijekom cijelog procesa sređivanja fonda jer ćemo mnogo podataka pronaći izravno u samom gradivu. Tijekom ove pripremne istraživačke faze moramo skicirati rodoslovno stablo⁴ dotične obitelji jer će ono biti okosnica sređivanja obiteljskog fonda i temelj za uspostavu njegove konačne strukture.  

3. Identifikacija i struktura
Pregledom gradiva i njegovom identifikacijom treba precizno ustanoviti na koje članove obitelji se to gradivo odnosi i čijim djelovanjem je ono nastalo. Ovdje je naročito važno paziti da nas ne zavaraju jednaka imena i prezimena pojedinih članova obitelji tijekom više generacija⁵. U ovoj fazi utvrdit ćemo da li se u fondu nalazi i gradivo koje se odnosi na obitelj u cjelini (na primjer, dokumentacija o obiteljskom rodoslovlju ili dokumentacija o gospodarskoj aktivnosti obitelji⁶). Takvu dokumentaciju najbolje je izdvojiti kao cjeline u posebnim serijama. U tom slučaju bi struktura našeg obiteljskog fonda mogla izgledati ovako:

1. Obitelj A
1.1. Rodoslovlje obitelji A
1.2. Gospodarska aktivnost obitelji A
1.3. Članovi obitelji A

2. Srodne obitelji
Osim što ćemo tijekom identifikacije vidjeti da li se u fondu nalazi gradivo koje se odnosi na srodne obitelji⁷, moći ćemo ustanoviti postoje li i neke zbirke koje su formirali članovi obiteljⁱ⁸. Obično se radi o zbirkama tiskovina (novinskih izrezaka, razglednica, posjetnica, prospekata) ili fotografija⁹. Te zbirke stavljamo u posebnu seriju ili u posebne serije, ovisno o količini i vrsti gradiva. To znači da bi u tom slučaju struktura našeg obiteljskog fonda mogla izgledati ovako:

1. Obitelj A
2. Srodne obitelji
3. Zbirke

Ponekad obiteljski fondovi starijih i značajnijih plemićkih obitelji sadrže grupe isprava na pergameni za koje su prethodne generacije arhivista izradile regesta i objedinile ih kao posebnu cjelinu. Najčešće se radi o kupoprodajnim ugovorima, o diobenim ispravama, o ugovorima o arendi i slično. Kako postupati u tom slučaju? Samo po sebi, ovakvo grupiranje gradiva prema nosaču zapisa (jer pergamena je samo jedan od nosača zapisa) nije opravdano. Isprave, bez obzira na to jesu li pisane na pergameni ili papiru, treba identificirati u skladu sa zahtjevima diplomatike. To znači, utvrdit ćemo tko je autor, tko destinatar i koji pravni čin je sadržaj isprave. Nakon toga ćemo "povezati" te isprave s pripadajućim serijama ili podserijama u fondu¹⁰. Regesta tih isprava mogu se objaviti kao zasebno obavijesno pomagalo ili kao jedan od priloga inventara. 

Kad smo završili postupak identifikacije, može se dogoditi da nam je dio gradiva ostao neraspoređen. Najčešće se radi o fragmentima spisa i o korespondenciji za koju ne možemo odrediti kome pripada. Takvo gradivo može se staviti u posebnu seriju na kraju¹¹. Tako struktura našeg obiteljskog fonda dobiva sljedeći izgled:

1. Obitelj A
2. Srodne obitelji
3. Zbirke
4. Ostalo

S naprijed navedenim pretpostavljenim podserijama to izgleda ovako: 

1. Obitelj A
1.1. Rodoslovlje obitelji A
1.2. Gospodarska aktivnost obitelji A
1.3. Članovi obitelji A

1.3.1. Roditelji (Bračni par A)
1.3.2. Obitelj(ska loza) 1. djeteta bračnog para A
1.3.3. Obitelj(ska loza) 2. djeteta bračnog para A

2. Srodne obitelji
2.1. Srodna obitelj B
2.2. Srodna obitelj C
2.3. Srodna obitelj D

3. Zbirke
4. Ostalo

4. Poredak
Nakon što smo formirali serije i podserije, te razdvojili gradivo prema vrsti, potrebno je definirati njegov poredak. Kod obiteljskih i osobnih fondova najčešće nema tragova prethodne sistematizacije gradiva, ali ponekad u fondovima nalazimo skupine dokumenata s oznakama koje su stavljali članovi obitelji. Kod starijih obitelji znaju se sačuvati registraturna pomagala vezana za obiteljsku ekonomiku (elenki, razni protokoli). U svakom takvom slučaju treba preispitati da li je poželjno i moguće rekonstruirati taj prvobitni poredak¹² ili ne. Vrlo je važno dobro odmjeriti značaj pojedinih manjih skupina gradiva i pravilno ih poredati unutar serija. U praksi, gradivo najčešće slažemo kronološki, ponekad i abecedno. Kod korespondencije¹³ treba biti posebno pažljiv. Nakon što smo utvrdili tko su primatelji i pošiljatelji, korespondenciju ćemo dijeliti na primljenu i poslanu¹⁴ i prednost ćemo dati primljenoj. Na prvo mjesto stavit ćemo korespondenciju primljenu od rodbine, poredanu po članovima i prema stupnju srodnosti (najprije roditelji i bračni drugovi, zatim djeca, braća, sestre i ostala rodbina), nakon toga dolaze ostali korespondenti abecednim redom, unutar toga kronološki. Ponekad je sprega obiteljskog i poslovnog života članova neke obitelji tako jaka da je nemoguće i nepotrebno razdvajati osobnu od poslovne korespondencije. Najbolje rješenje u tom slučaju je sređivanje korespondencije prema primateljima, unutar toga kronološki, bez obzira na rodbinske veze i stupanj srodnosti, jer se tako najvjernije oslikava kontekst donošenja obiteljskih poslovnih odluka.

5. Opis i popis
Prilikom opisa arhivskog gradiva i izrade obavijesnog pomagala poštujemo temeljna načela koja preporučuje ISAD (G) standard: opis od općega ka posebnome, obavijesti prilagođene razini opisa, neponavljanje obavijesti i povezivanje opisa¹⁵. Treba naglasiti da obiteljski i osobni fondovi u većini slučajeva iziskuju obavijesna pomagala koja ne možemo jasno definirati kao "čisto" sumarne ili "čisto" analitičke inventare, već se radi o svojevrsnom spoju, zapravo o kombiniranim sumarno-analitičkim inventarima kod kojih su inventarni popisi sastavljeni dovoljno elastično da bi se analitičkim opisom do razine komada moglo
istaknuti i opširnije opisati ono što je u fondu važnije ili značajnije (na primjer, korespondencija značajnijih osoba, ili pojedini komadi od povijesnog značaja), odnosno, gradivo koje bi se inače potpuno "utopilo" u sumarnom opisu i kao takvo bilo nevidljivo istraživačima.
Općenito govoreći, možemo reći da inventari imaju nekoliko sastavnih dijelova: naslov, uvodni tekstualni dio, inventarni popis i prilog(e). U uvodnom tekstualnom dijelu inventara treba opisati način preuzimanja gradiva u arhiv, dati podatke o sadržaju primopredajnog zapisnika i o evidentiranju gradiva kao nove akvizicije u arhivskoj ustanovi. Osim toga, treba opisati naziv i historijat stvaratelja fonda i navesti pripadajuće bibliografske podatke. U nastavku treba precizirati što fond sadrži (količina gradiva u fondu, njegov vremenski raspon, postojanje vremenskih i sadržajnih praznina, odnosno cjelovitost i homogenost gradiva, vrste gradiva u fondu, jezik i pismo u gradivu, kakav je poredak gradiva i kakva je uspostavljena struktura fonda, koje su serije u fondu (njihov naziv, sadržaj, vremenski raspon i opseg)). Na kraju, veoma je važno da se fond ispravno valorizira¹⁶, a vrednovati ga možemo u cjelini i u pojedinim dijelovima. Ovom dijelu opisa arhivist treba posvetiti punu pažnju jer će svojom ocjenom i procjenom ne samo uputiti istraživače na relevantno gradivo nego i potaknuti nova istraživanja.
Jednako tako, ne smijemo propustiti da u uvodnom tekstualnom dijelu pružimo informaciju o dopunskim izvorima koji mogu dati referencijalne obavijesti o fondu i gradivu kojeg on sadrži. Na taj način olakšava se pronalaženje i razmjena obavijesti o arhivskom gradivu, omogućava korištenje zajedničkih normativnih podataka i objedinjavanje opisa iz različitih arhiva u jedinstveni informacijski sustav.

Inventarni popis treba sadržavati kratke i sažete opise pojedinih opisnih jedinica. Opis svake opisne jedinice treba biti sadržan u jednom retku i raspoređen obično kroz četiri ili pet rubrika: signatura opisne jedinice, njezin sadržaj, vremenska oznaka, napomena.

Kod obiteljskih i osobnih fondova možemo opisivati cijele arhivske jedinice, veće ili manje skupine gradiva unutar pojedinih arhivskih jedinica ili pojedinačne komade, ovisno o razini opisa. Zato je, radi bolje preglednosti inventarnog popisa, uvijek dobro navesti signaturu (i vrstu) arhivske jedinice i signaturu opisne jedinice. Tako, na primjer, u obiteljskom fondu Deželić ovako opisujemo jedan dio dokumentacije koji se odnosi na Đuru Stjepana Deželića:

U rubrici "Napomena" preporučljivo je upotrebljavati kratice za pojmove koji se ponavljaju (na primjer kad navodimo broj listova, jezik, je li gradivo oštećeno i slično), a u prilogu inventara dati popis kratica i objasniti njihovo značenje. Ukoliko je veći dio gradiva pisan istim jezikom, to se može navesti već u uvodnom tekstualnom dijelu, a u inventarnom popisu stavit će se napomena samo u slučaju kad je gradivo opisne jedinice pisano nekim drugim jezikom¹⁷.

Kod obiteljskih fondova pojedine članove obitelji opisujemo (pred)brojevima i njihovim imenom i prezimenom. Numeričko označavanje tada slijedi generacijski niz i izražava pripadnost određenoj obiteljskoj grani. U slučaju da više članova obitelji ima jednako ime, opis proširujemo naznakom odnosa roditelji - djeca. Posebno treba biti pažljiv pri definiranju odnosa muž - žena i odrediti najbolji način prikazivanja takve veze. Kod obiteljskih i osobnih fondova vrlo je važno odrediti kako ćemo pisati imena i prezimena osoba i obitelji. Možda je najbolje rješenje ime i prezime stvaratelja fonda uvijek pisati kroatizirano, a u povijesnoj bilješci o stvaratelju fonda navesti sve poznate oblike njegovog prezimena. Kod prezimena članova srodnih obitelji i kod djevojačkih prezimena žena bolje je njihova imena pisati kroatizirano, a prezimena u izvornom obliku. Na taj način najmanje griješimo u eventualno pogrešnom čitanju nekog prezimena. Tako smo, na primjer dali ovakve naslove nekim podserijama u obiteljskom fondu Jelačić:

2.1. Franjo (Ferenc) Jelačić, sin Petra Jelačića
2.3. Stjepan (podban) Jelačić, unuk Petra Jelačića i njegovi potomci
2.3.5. Obiteljska loza Kazimira, sina Stjepana Ivana Jelačića i Kristine Cheget
2.3.9. h) Amalija Jelačić, kći Vincenta i Narcise Jelačić, udana Walther¹⁸

Iz ovih nekoliko primjera može se vidjeti da smo u naslovu podserija i nižih razina opisa koristili nekoliko elemenata za identifikaciju članova obitelji. Osim imena i prezimena, navodili smo i rodbinsku vezu s roditeljem ili nekim drugim pretkom, a ponekad smo navodili i upravnu ili vojnu dužnost koju je taj član obitelji obnašao. To je bilo potrebno jer su njihova imena (Ivan, Petar, Antun, Stjepan) bila toliko isprepletena kroz nekoliko generacija da ih je bilo teško razlikovati. Kod prezimena ženskih osoba uvijek smo nastojali navesti njihova djevojačka i udana prezimena.

Očito je da kreiranje inventarnog popisa traži prilagodbu opisa vrsti gradiva. Zapravo, možemo reći da je kod velikih obiteljskih fondova, koji sadrže gradivo mnogih generacija potreban elastičan model svojevrsnog numeričkog preslika rodoslovnog stabla. 

Neke vrste arhivskog gradiva, na primjer tiskovine i fotografije, traže primjenu većeg broja rubrika inventarnog popisa. Tako plakate možemo opisati kroz tri skupine rubrika:

1. Formalna obrada:
(signatura opisne jedinice, broj kopija, izvorni naslov, izvorni podnaslov, namjena, mjesto održavanja događaja zapisanog na plakatu, vrijeme održavanja događaja zapisanog na plakatu, izdavač plakata, godina izdanja plakata, tiskara),

2. Materijalni opis:
(dimenzije u cm, boja, tehnika),

3. Sadržajna obrada:
(osoba vezana uz plakat (i njezina uloga), tema, vremenska odrednica, geografska odrednica, napomena).

Inventarni popis zbirke "Memorandumi" sadržavat će sljedeće rubrike: redni broj, naziv tvrtke, vlasnik, sjedište tvrtke, vremenska odrednica, boja, sadržaj, napomena.

Fotografije možemo opisati kroz sljedeća polja: signatura, broj kopija, namjena, naslov, podnaslov, sadržaj, fotograf, vremenska odrednica, geografska odrednica, fotografski postupak, polaritet, format, boja, napomena.

U sva tri slučaja radi se o opisivanju "grafičkog materijala", gradiva koje pruža tekstualnu i vizualnu informaciju i koje osim svog dokumentarnog značaja ima i estetsku vrijednost, te je zato potrebno opisati i njegov fizički izgled¹⁹.

Osim prikladnog tabličnog prikaza, preglednih rubrika, jasnog numeričkog označavanja i odgovarajućih naslova opisnih jedinica, za izradu dobrog inventarnog popisa najvažnija je pravilna i dosljedna primjena terminologije, naročito u rubrici "Sadržaj". Drugim riječima, u inventarnom popisu jedan od najvažnijih zahtjeva je dosljednost, pri čemu za jednaki sadržaj treba rabiti jednaku terminologiju. Ovdje je naročito važno da ta terminologija bude jasna, precizna, točna i razumljiva dok aproksimacije treba izbjegavati²⁰. Kad se sastavlja inventarni popis treba razmišljati o pojmovima koji će ući ili se već nalaze u kontroliranom terminološkom rječniku (tezaurusu), kao i o pojmovima koji će ući u kazala²¹.

Dobro sastavljen tezaurus²² olakšava i pojednostavnjuje opis arhivskog gradiva i izradu kazala. Ovaj postupak zahtijeva postojanje određene discipline unutar arhivske ustanove kako bi se postigla ujednačenost opisa na institucionalnoj razini. Tek onda će i istraživači moći jasno prepoznati naš arhivistički opis i pravilno citirati podatke o korištenim izvorima.

U prilogu inventara, osim skiciranih rodoslovnih stabala obitelji, ponekad treba dati i konkordantsku listu starih i novih signatura. To je skoro uvijek potrebno ako smo iz nekog razloga proveli reviziju fonda i njegova inventara, pogotovo ako znamo da je fond bio više puta predmet istraživanja i da je u literaturi bio citiran kao izvor. Konkordantska lista sastoji se od dva stupca. U jednom stupcu upisujemo starije signature u rastućem nizu, u drugom odgovarajuće nove signature. U većini slučajeva to je dovoljno i ne treba praviti i "obrnutu"  konkordantsku listu, odnosno listu koja u jednom stupcu u rastućem nizu sadrži nove signature, a u drugom pripadajuće stare signature.

Na kraju, ne smijemo zaboraviti da je rad na obavijesnom pomagalu gotov tek kad smo za njega sastavili pripadajuća kazala osoba, predmeta i mjesta. Broj odrednica u kazalima ovisit će o tome koliko je bilo analitike u našem inventarnom popisu, ali i o tome koliko smo dosljedno i jasno koristili opisne termine. Kazala više fondova treba uzajamno povezivati i integrirati jer naš konačni cilj treba biti izrada kazala i povezivanje obavijesti na razini cijele arhivske ustanove pa i šire.

6. Tehnologija
Ako smo se još donedavno susretali samo s korisnicima koji su osobno dolazili u arhivsku čitaonicu, prelistavali inventare i osobno ispunjavali obrasce za istraživanje gradiva, sada to više nije slučaj. Umjesto malobrojnih pisama i korisničkih upita upućenih običnom  poštom, danas na arhivske elektroničke adrese stižu deseci upita tjedno, a web-stranice pojedinih arhiva bilježe po par stotina posjeta dnevno²³. Ništa više nije kao nekad. Korisnički zahtjevi su možda ostali jednaki, ali očekivanja korisnika su porasla. Oni sve više očekuju brz i pouzdan odgovor, žele znati koje gradivo mogu naći u arhivu i najčešće ga žele sami pretraživati već preko interneta. S druge strane, oni korisnici koji danas osobno dolaze u arhiv sve češće pitaju da li je gradivo digitalizirano. Računalna i internet tehnologija postala je sveprisutna, do informacija je sve lakše doći i to neminovno dovodi do toga da se arhivisti moraju zapitati: "Kamo dalje s obavijesnim pomagalima?" Jer, obavijesna pomagala ne mogu ostati samo u tradicionalnoj formi na papiru nego ih se mora redizajnirati i prilagoditi novim zahtjevima korisnika. Prije ili poslije, podaci iz obavijesnih pomagala morat će ući u aplikacije²⁴ koje će omogućiti napredna pretraživanja po raznim parametrima (i full search) pa će se podaci o osobama, na primjer, moći tražiti po prezimenu, imenu, spolu, zanimanju, mjestu, razdoblju... Podaci će se u aplikacije unositi iz postojećih obavijesnih pomagala, iz inventarnih popisa i kazala, ali to neće biti samo puko prepisivanje iz inventarnih rubrika u aplikacijska polja, jer će biti potrebno iznova provjeriti kvalitetu našeg opisa, prepoznatljivost terminološku preciznost pojmova.


7. Zaključak
Iz navedenog može se zaključiti da je obrada i opis obiteljskih i osobnih fondova delikatan posao. Arhivist pri tome ima dosta slobode i samoinicijative i često se mora osloniti na vlastite procjene. Osim toga, mora posjedovati određeni senzibilitet i samodisciplinu koja će osigurati da njegov opis bude dovoljno sažet, a opet cjelovit, informativan i prepoznatljiv. Jer, opisujući fond ili zbirku, arhivist nastoji istraživaču pružiti potpune, točne i provjerene informacije o onome što istraživač već zna ili naslućuje i onome što tek treba otkriti. Obavijesno pomagalo time postaje katalizator za nova područja istraživanja. To znači da i arhivisti moraju razmišljati poput istraživača jer ono što se ne vidi kroz obavijesna pomagala vjerojatno nikad neće biti otkriveno.


Summary

ARCHIVAL TREATMENT AND DESCRIPTION OF FAMILY AND PERSONAL FONDS

The records in the personal fonds must be grouped in the entireties which will presents life, work and creativity of creator of fonds. The arrangements of family fonds has a few phases: divide the family who is a creator of fonds from the others families, divide the generations, determine marriage and family links and relationships, divide the members of family, divide the records concernates to whole family from the records concernates to individuals family members. The structure of family fonds is based on family genealogycal map, the series and subseries are making according to succession of generations of family members. The records concernates to family genealogy, family economy, similars families and family collections must be grouped in separates entireties. More important records in family fonds and the personal fonds must be described to article level and the finding aids must be provide with indexes. The developement of the web and the information's techonology has a consequence that finding aids can't stay more only in traditional paper form, but they must be redesigned and adapted to new demands of users. The datas from the finding aids will must be incorporated in applications for advanced searches by diverses search criterias.

Keywords: personal fonds, family fonds, archival treatment, archival description, finding aids


¹ Nije sve što dođe u arhiv kao nečija "osobna ostavština" zapravo osobni fond. Nekad se samo radi o zbirkama raznovrsnog gradiva koje pojedinci, u želji da ih sačuvaju predaju nadležnom arhivu.
² U nastavku će se opisati postupci sređivanja i obrade obiteljskih fondova imajući u vidu da je veliki dio poslova istovrstan za obiteljske i osobne fondove.
³ Prilikom arhivističke obrade nastoji se postići da dođe do izražaja aktivnost obitelji i njezini najvažniji članovi.
⁴ Ovdje ne treba inzistirati na preopsežnom prikazu rodoslovlja. Najvažnije je da možemo biti sigurni da smo točno (pret)postavili rodbinske odnose i da znamo tko su roditelji, a tko djeca u onim generacijama koje su zastupljene u fondu.
⁵ Kad je o obiteljskim fondovima riječ uvijek postoje situacije koje traže od arhivista određeni oprez prilikom identifikacije gradiva. Osim čestog slučaja da se jedno te isto ime nalazi kod djeda, sina i unuka, najviše problema javlja se prilikom razvrstavanja korespondencije, gdje nečitki potpis pošiljatelja ili hipokoristici
destinatara u zaglavlju pisma onemogućavaju njegovu identifikaciju.
⁶ Sreća je kad u fondovima nalazimo dovoljno cjelovite dokumentacije o obiteljskim posjedima i, uopće, o nekoj obiteljskoj ekonomici koju možemo (i moramo) izdvojiti i sačuvati kao cjelinu.
⁷ Preporučljivo je u prilogu inventara prikazati i rodoslovna stabla srodnih obitelji, barem u onim generacijama koje su povezane rodbinskim vezama s obitelji koja je stvaratelj fonda.
⁸ Ukoliko je to gradivo nastalo kao rezultat izravnog djelovanja i aktivnosti neke osobe, treba ga staviti uz dokumentaciju o toj osobi.
⁹ Ovdje treba razlikovati fotografije koje se odnose na pojedine članove obitelji od onih koje se odnose na druge osobe. Fotografije koje se odnose na pojedine članove obitelji za koje smo već formirali posebne podserije stavljaju se u te podserije, obično unutar cjeline "prilozi za biografiju".
¹⁰ Isprave na pergameni koje ne možemo pripojiti nijednoj od postojećih cjelina u fondu, možemo staviti u posebnu seriju, npr. "Zbirka pergamena". Tada ih treba razvrstati prema pravnom činu i poredati kronološki.
¹¹ Treba nastojati da ovakvog gradiva bude što manje i da ga se analizom rukopisa ili sadržaja pokuša pridružiti nekoj od postojećih serija ili podserija u fondu.
¹² Naravno, uvijek će nam biti cilj preglednost i jasnoća obavijesnog pomagala.
¹³ Pod korespondencijom podrazumijevamo ne samo pisma nego i brzojave, dopisnice, razglednice, čak i posjetnice ukoliko su služile u svrhu prepiske i obavješćivanja.
¹⁴ Poslana korespondencija najčešće je sačuvana u konceptu ili u prijepisu, bez potpisa pošiljatelja, ponekad i bez datuma.
¹⁵ Svakako treba preporučiti da se u praksi primjenjuju i drugi standardi: ISAAR (CPF), ISO 5963 (pri izboru riječi za indeksaciju), ISO 2788 (pri izradi tezaurusa), ISO 999 (pri izradi kazala), ISO 690 (za citiranje objavljenih izvora).
¹⁶ Ovdje treba primijetiti da ISAD (G) ne zahtijeva postupak valorizacije fonda, što je nedostatak budući da valorizacija nekog fonda najviše utječe na njegov položaj na ljestvici prioriteta prilikom svih arhivističkih postupaka - vredniji fondovi zaslužuju analitičke inventare, prednost pri restauraciji, konzervaciji, zaštitnom snimanju, publiciranju i tako dalje.
¹⁷ Tako je u obiteljskom fondu Deželić gradivo uglavnom pisano hrvatskim jezikom i zato taj element opisa ne navodimo u napomeni.
¹⁸ Ovdje se može primijetiti da smo, uz tri predbroja, naslovu na ovoj razini opisa dodali i slovnu oznaku. To smo morali učiniti jer je jedino tako bilo moguće strukturu fonda zadržati preglednom.
¹⁹ Predloženi elementi opisa nisu jedini kojima se može opisivati "grafički materijal". Sveobuhvatnu i preciznu razradu opisa takvog gradiva daje MARC standard. O tome: Z. Lakić: "Mogućnosti primjene međunarodnog standardnog bibliografskog opisa neknjižne građe pri obradi zbirke plakata i letaka u arhivu", Arh. vjesn., god. 39 (1996), str. 75 – 89.
²⁰ Tako se, na primjer, ne treba bojati izraza "signatura opisne jedinice", ako smo se odlučili za njega. Mogli smo se odlučiti za izraz "oznaka opisne jedinice" ili neki drugi, važno je samo da se zna što taj izraz znači i da ga se dosljedno koristi. Jednako tako, ako smo, na primjer, odlučili rabiti izraz „primljena korespondencija“, onda taj izraz treba ponavljati svaki put kad se radi o gradivu takve vrste, a ne jednom ga opisati kao "primljena pošta", drugi put kao "primljena pisma", treći put kao "pasivna korespondencija" ili nekako drugačije.
²¹ Kad god je to moguće, prednost treba dati suvremenijim i prepoznatljivijim pojmovima, na primjer "pravni propisi" umjesto "normalije", "razno" umjesto "miscellanea"…
²² "U smislu informacijskih znanosti, tezaurusi su jedan uređeni sklop pojmova i njihovih oznaka koji u nekom dokumentacijskom području služe pri indeksiranju, pohranjivanju i pretraživanju. Zovemo ih i kontrolirani rječnici jer se kod njihove izrade, zbog potreba automatizacija i standardizacija, primjenjuju stroža pravila u opisu i prikazu sveza među njegovim sastavnicama u odnosu na "obične" rječnike. Pretpostavka za izradu dobrih tezaurusa je izgrađen i opće prihvaćen sustav normativne kontrole u okruženju za koje se oni izrađuju, odnosno, u ovom slučaju izgrađena i prihvaćena pravila za izradu tezaurusâ i održavanje dosljednosti u njihovu korištenju." (B. Zakošek, izlaganje na 38. savjetovanju HAD-a, 2002., www.had-info.hr/zakosek.htm )
²³ Tako je, na primjer, web-stranica Državnog arhiva u Zagrebu u veljači 2005. zabilježila ukupno 8487 posjetitelja, odnosno u prosjeku 303 posjeta dnevno. Ukupna posjećenost u odnosu na isto razdoblje prethodne godine se udvostručila (izvor: www.daz.hr/webalizer).
²⁴ Budućnost je vjerojatno u primjeni PHP-a (pretprocesuiranog hipertekst protokola), programskog jezika interpreterskog tipa namijenjenog izradi softvera koji se izvršava na Windows ili UNIX serverima. Najčešće se koristi kao razvojna platforma za interaktivne internet stranice. PHP je open source programski paket, te zajedno s pratećim softverskim paketima (mySQL, Apache, ...) čini jedinu najisplativiju razvojnu platformu za male i srednje tvrtke. Opširnije: http://php.monitor.hr