Izborna skupština održana je u Osijeku, 23. listopada 2009. s početkom u 9.00 sati.
Prisutno: 70 članova

Dnevni red:
1. Izbor Radnog predsjedništva
2. Izbor zapisničara i ovjerovitelja zapisnika
3. Prihvaćanje Dnevnog reda
4. Imenovanje Izborne komisije
5. Izvještaj o radu Društva u protekloj godini
6. Izvještaj Nadzornog odbora
7. Razrješenje Predsjednika i članova Predsjedništva
8. Izbor Predsjednika, članova Predsjedništva i Nadzornog odbora
9. Plan rada Društva za 2010.
10. Priprema za 44. savjetovanje hrvatskih arhivista
11. Razno

Ad. 1.
Predsjedništvo u starom sastavu je ujedno i Radno predsjedništvo.

Ad. 2.
Za zapisničare su izabrani  Manuela Kozić i Dinko Majcen, a ovjerovitelja zapisnika Tomislav Ćepulić.

Ad. 3.
Dnevni red prihvaćen je jednoglasno.

Ad. 4.
Za članove Izborne komisije izabrani su: Zita Jukić, Snježana Žegor i Antonio Bossio.

Ad. 5.
Izvješće o radu Društva u protekloj godini prihvaćeno je jednoglasno bez primjedbi.

Ad. 6.
Izvještaj Nadzornog odbora o radu Društva u protekloj godini podnio je u ime Nadzornog odbora gospodin Dražen Kušen te je nakon stavljanja na glasovanje jednoglasno prihvaćen.

Ad. 7.
Skupština je jednoglasno donijela odluku o razrješenju Predsjednice i članova Predsjedništva.

Ad. 8.
Članovi Društva su na prijedlog prijedlog gospođe Pavice Antolović raspravljali o mogućnosti glasovanja putem specijalne punomoći. Odlukom skupštine s 12 glasova protiv i 4 suzdržana prihvaćen je zahtjev te je donesena odluka o mogućnosti glasovanja putem specijalne punomoći. Predsjednica i Predsjedništvo Društva su bili protiv takove mogućnosti.
Pristupilo se glasovanju te je nakon završenog glasovanja i prebrojavanja glasova Izborna komisija podnijela Skupštini izvješće o rezultatima provedenih izbora. Za predsjednicu Društva izabrana je Deana Kovačec, za članove Predsjedništva Dražen Kušen, Nela Kušanić, Ladislav Dobrica, Silvija Babić, a  za Nadzorni odbor Darko Rubčić, Željko Pleskalt i Ana Holjevac Tuković.

Ad. 9.
Program rada Društva za 2010. godinu prihvaćen je jednoglasno uz dopunu da se svakom članu dostavi popis članova Društva.

Ad. 10.
Skupština je izglasala da je 44. savjetovanje HAD-a održi u Slavonskom Brodu, prijedlog teme savjetovanja biti će naknadno donesen.

Ad. 11.
Kandidat za organizaciju IV. kongresa je Državni arhiv u Rijeci.

Skupština je završena u 10.30 sati.

U Osijeku, 23. listopada 2009.

Zapisničar: Manuela Kozić
Zapisničar: Dinko Majcen

Ovjerovitelj zapisnika: Tomislav Ćepulić