Zapisnik redovne godišnje skupštine Hrvatskog arhivističkog društva održane 21. listopada 2010. u 17,30h u prostorijama Državnog arhiva u Slavonskom Brodu.

Uz predsjednicu Društva Deanu Kovačec, radno predsjedništvo su činili podpredsjednik Ladislav Dobrica i tajnica Društva Ivana Prgin.

Predsjednica je predložila sljedeći dnevni red:
1.    Izbor zapisničara i ovjerovitelja zapisnika
2.    Izvještaj o radu Društva u protekloj godini
3.    Izvještaj Nadzornog odbora
4.    Plan rada Društva za 2011. godinu
5.    Opća deklaracija o arhivima Međunarodnog arhivskog vijeća
6.    Razno

Predloženi dnevni red je prihvaćen.

AD 1
Za zapisničara je izabrana Ivana Prgin, a za ovjerovitelje Katarina Horvat i Mihaela Topolovec.

AD 2 i 3
Predsjednica je prisutne izvjestila o radu Društva u razdoblju od prošle skupštine, održane 23. listopada 2009:

• Predsjedništvo je održalo tri sjednice
• organizirano je u Slavonskom Brodu 44. savjetovanje Hrvatskog arhivističkog društva pod nazivom "Kako poboljšati sustav zaštite?". Zahvaljeno je domaćinima na suradnji u organizaciji savjetovanja.
• povodom Međunarodnog dana arhiva Društvo je bilo inicijator njegovog obilježavanja s temom "Zemljišno vlasništvo"
• obavljeni su preliminarni razgovori u vezi organizacije 45. Savjetovanja.
• Društvo je s kolegama iz Slovenije, Odsjekom za informacijske znanosti Filozofskog fakulteta u Zagrebu i Fakultetom humanističkih znanosti Univerziteta na Primorskem nastavilo rad u projektu "Heritage live – oživjeti i doživjeti živu kulturnu baštinu". U izvještajnom razdoblju su potpisani projektni ugovori, predani prvi izvještaji, a u rujnu je u Otočcu ob Krki održana konferencija.
• informiranje članstva i šire javnosti o radu Društva provodilo se putem web stranice. Sukladno zaključcima prošlogodišnje skupštine ustrojena je evidencija članova, te je svim članovima elektroničkim putem dostavljen aktualan popis članova Društva. Na isti način članstvo je obaviješteno o održavanju godišnje skupštine.
• u pripremi je Zbornik radova s prošlogodišnjeg Kongresa koji će izaći iz tiska do kraja godine.
• predstavnici Društva su sudjelovali na sljedećim međunarodnim skupovima: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja održanom u ožujku u Radencima, 8. europskoj konferenciji o digitalnim arhivima održanoj u Ženevi u travnju, Međunarodnoj konfereciji mađarskih arhivista održanoj u Debrecenu u kolovozu, 42. zasjedanju CITRA-e održanom u Oslu u rujnu, te Međunarodnoj konferenciji Federacije rumunjskih arhivista održanoj u Bukureštu u listopadu. Na konferencijama održanim u Debrecenu i Otočcu potpisane su deklaracije o suradnji sa arhivističkim društvima i to: u Debrecenu s društvima Mađarske, Poljske, Slovačke, Ukrajine, Češke i Rumunjske, a u Otočcu su se postojećoj deklaraciji o suradnji potpisanoj 2008. između Hrvatske i Slovenije, pridružila strukovna udruženja Bosne i Hercegovine i Vojvodine.
• u studenom će se održati 13. seminar "Arhivi, knjižnice, muzeji".
• U protekloj godini Društvo je u Hrvatskom arhivskom vijeću zastupala predsjednica. Vijeće se sastalo tri puta. Jedna od važnijih rasprava vodila se oko izrade novog pravilnika o stručnim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima njihovog stjecanja. Tijekom javne rasprave Društvo je proslijedilo Ministarstvu kulture svoje primjedbe, no nažalost do danas nije dobiven nikakav odgovor. Hrvoje Stančić također je dodao kako nikakvog odgovora od Ministarstva nije bilo niti na primjedbe upućene od strane Fakulteta.

Darko Rubčić je u ime Nadzornog odbora podnio izvještaj o poslovanju Društva, te je pohvalio njegov rad.
Prisutni su jednoglasno prihvatili izvješća predsjednice i Nadzornog odbora.

AD 4
Predsjednica je predstavila Program rada za 2011. godinu.

AD 5
Ivana Prgin je predstavila Opću deklaraciju o arhivima Međunarodnog arhivskog vijeća. Njena izrada je dogovorena na godišnjoj skupštini Međunarodnog arhivskog vijeća održanoj 2007., u Québecu, a povjerena je Sekciji strukovnih udruženja koja ju je izradila prema modelu Deklaracije o arhivima koju je donijelo Udruženje arhivista Québeca. Konačan tekst Deklaracije usvojen je na godišnjoj skupštini održanoj u Oslu u rujnu ove godine. Deklaracija je time postala nositelj promocije značaja arhivskog gradiva i arhivske struke, ističući jedinstveni karakter i važnost arhivskog gradiva te ulogu arhivista kao i odgovornost svih građana u upravljanju arhivskim gradivom. Društvo je Sekciji strukovnih udruženja dostavilo hrvatski prijevod Deklaracije koji je objavljen na mrežnim stranicama Vijeća

AD 6
Ivan Penava je predložio da se poradi na organiziranju rada sekcija Društva. Predsjednica je potom podsjetila prisutne da je ta želja prisutna već dugo vremena no, zbog slabog interesa članstva, nikada nije doživjela većih pomaka izuzev u slučaju Sekcije vanjske službe. Silvija Babić je predložila da sekcije Društva svoj rad usmjere na područja koja nisu obuhvaćena radnim skupinama ustrojenim u okviru Savjetodavne arhivske službe.
Ivan Medved je zamolio Darka Rubčića, kao voditelja Radne skupine za organizaciju rada arhiva, za pomoć pri popularizaciji rada Društva kod ravnatelja državnih arhiva kao i njihovom učlanjanju u Društvo. Također, zahvalio je Društvu na povjerenju koje mu je ukazano organiziranjem savjetovanja u Slavonskom Brodu.

Nakon što je iscrpljen dnevni red skupština je završena u 18h40.

U Slavonskom Brodu, 21. listopada 2010.

Zapisničar: Ivana Prgin    Ovjerovitelji: Katarina Horvat, Mihaela Topolovec

Prilog Ad 6
OPĆA DEKLARACIJA O ARHIVIMA

U tom smislu, mi prepoznajemo

• jedinstveni karakter arhiva kao vjerodostojnih svjedoka upravnih, kulturnih i intelektualnih aktivnosti te kao odraz razvoja društava;
• suštinsku    važnost    arhiva   u    podržavanju    uspješnog,    odgovornog    i transparentnog poslovanja, zaštiti prava građana, oblikovanju individualnog i kolektivnog pamćenja, razumijevanju  prošlosti i dokumentiranju sadašnjosti u svrhu uspješnijeg provođenja budućih aktivnosti;
• raznolikost arhiva u dokumentiranju svih područja ljudske djelatnosti;
• mnoštvo nosača na kojima arhivsko gradivo nastaje i čuva se, uključujući papir, elektroničke zapise, audiovizualne i druge oblike;
• ulogu arhivista, obrazovanih stručnjaka koji se trajno usavršavaju, te služe svojim društvima prateći nastanak zapisa, obrađujući ih i čuvajući te čineći ih dostupnima za korištenje;
• odgovornost svih - građana, javne uprave, vlasnika i imatelja javnog ili privatnog arhivskog gradiva, arhivista i ostalih informacijskih stručnjaka - u upravljanju arhivskim gradivom. Stoga se obvezujemo djelovati zajedno kako bi •    svaka   zemlja   imala   prihvaćeno   i   razrađeno   arhivsko   zakonodavstvo   i odgovarajuću nacionalnu arhivsku politiku;
• upravljanje arhivskim gradivom bilo vrednovano i u potpunosti provođeno od strane svih tijela, javnih ili privatnih, koja stvaraju i koriste arhivsko gradivo u obavljanju svoje djelatnosti;
• bila  osigurana  potrebna  sredstva  za  odgovarajuće  upravljanje   arhivima, uključujući zapošljavanje osposobljenih stručnjaka;
• arhivsko gradivo bilo obrađivano i čuvano u uvjetima i na način koji će osigurati njegovu autentičnost, cjelovitost i razumljivost;
• arhivsko gradivo bilo dostupno svima, poštujući pritom odgovarajuće propise i prava pojedinaca, stvaratelja gradiva, vlasnika i korisnika;
• korištenje arhivskog gradiva pridonijelo promicanju odgovornih građana.

Prihvatila Opća skupština Međunarodnog arhivskog vijeća Oslo, Norveška rujan, 2010.