Članak 3.
Arhivi trebaju imati primjeren prostor za smještaj gradiva, rad­ni prostor i prostor za korištenje gradiva, te trajan izvor sredstava za održavanje tih prostorija i opreme u njima.

1. Prostor za smještaj gradiva

Članak 4.
Primjerenim prostorom za smještaj gradiva smatraju se ob­jekti koji su:

• čvrste konstrukcije, građeni od nezapaljivih ili teško zapaljivih materijala,
• udaljeni od proizvodnih i energetskih postrojenja, opreme i vodova, skladišta i objekata kod kojih postoji povećana opasnost od požara, urušavanja, eksplozija, ispuštanja povećanih koncentracija štetnih tvari, ili koji mogu biti cilj djelovanja u ratu,
• smješteni unutar izgrađenog stambenog ili poslovnog područja, prometno povezani i lako dostupni vatrogasnim vozilima,
• zaštićeni od prodora podzemnih i nadzemnih voda,
• opremljeni vatrodojavnim i protupožarnim sustavom i opre­mom,
• zaštićeni od pristupa neovlaštenih osoba.

Prostorije u kojima je smješteno gradivo (u daljnjem tekstu: spremišta) trebaju biti:

• odvojene od ostalih prostorija u objektu i zaštićene od pristupa neovlaštenih osoba,
• osigurane protuprovalnim i protupožarnim vratima, opremljene vatrodojavnim sustavom i opremom za gašenje požara,
• suhe, zračne i zaštićene od izravnog prodiranja sunčeve svjetlosti,
• zaštićene od prodora podzemnih i nadzemnih voda,
• komunikacijski povezane s barem dva izlaza iz objekta,
• udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka.

Članak 5.
Spremišta trebaju biti opremljena metalnim policama, ormarima ili drugim sustavima koji su namijenjeni za odlaganje gradiva i primjereni vrsti i obliku gradiva. Police, odnosno ormari trebaju biti odmaknuti od zidova tako da se omogući cirkulacija zraka, dovoljno čvrsti i stabilni za puno opterećenje gradivom i dovoljno međusobno razmaknuti za neometan prolaz i rukovanje gradivom. Najdonja pregrada na polici treba biti odmaknuta najmanje 15 cm od poda. Čitavom širinom ili dužinom spremišta treba biti ostavljen prolaz širine od najmanje 120 cm. U spremištu se ne smiju nalaziti instalacije, oprema ili druge stvari, osim opreme koja je namijenjena za smještaj i zaštitu gradiva i pripadajućih instalacija.

Članak 6.
Arhivsko gradivo na papiru čuva se u spremištima u kojima relativna vlažnost zraka ne odstupa bitno od 45 – 55% pri temperaturi od 16 – 20o C.
Arhivsko gradivo na drugim medijima čuva se u spremištima u kojima relativna vlažnost i temperatura ne prelaze vrijednosti koje preporučuje Hrvatski državni arhiv ili proizvođač medija. Spremišta trebaju biti opremljena uređajima za mjerenje tempe­ra­ture i relativne vlage.

Članak 7.
Spremišta se trebaju održavati čistim, urednim i prohodnim. U njima se ne smije gradivo držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena za njegovo odlaganje. Gradivo se ne smije držati izvan kutija ili drugih tehničkih jedinica u koje pripada ili na mjestima gdje je otežan pristup i rukovanje gradivom. U spremištu ne smiju bez nadzora boraviti ili njima prolaziti osobe koje nisu ovlaštene za rukovanje gradivom u njemu. U spremištima se ne smiju obavljati drugi poslovi osim odlaganja, razmještanja i označavanja tehničkih jedinica gradiva, nadzora i reguliranja uvjeta u spremištu, čišćenja i održavanja spremišta i opreme u njemu. Pri izvođenju radova u spremištu ili njihovoj blizini, čišćenju i održavanju spremišta i opreme u njemu, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu biti štetni za arhivsko gradivo (upotreba otvorenog plamena, korištenje agresivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari, stvaranje prašine i vibracija, pretjerano vlaženje), ako gradivo nije prethodno izmješteno na mjesto sigurno od posljedica primjene tih sredstava i postupaka.

2. Radni prostor i oprema

Članak 8.
Arhiv treba raspolagati primjerenim radnim prostorom za preuzimanje i obradu gradiva i rad stručnog, administrativnog i pomoćnog osoblja. Arhiv treba raspolagati barem sljedećim radnim prostorijama:

• prostorija ili prostorije za preuzimanje gradiva i tehničku obradu prilikom preuzimanja, dovoljnog kapaciteta za prijam i obradu gradiva koje je arhiv dužan preuzeti,
• prostorija za čišćenje i isprašivanje gradiva,
• prostorija ili prostorije za fizičko sređivanje gradiva, dovoljnog kapaciteta za redoviti rad arhiva,
• uredska prostorija ili prostorije za rad stručnih djelatnika, dovoljnog kapaciteta za smještaj i neometan rad svih stručnih djelatnika,
• prostorije za upravu i administrativno osoblje,
• pisarnicu, odnosno prostoriju za prijam stranaka,
• pismohranu,
• sanitarni čvor,
• spremište potrošnog materijala.

Članak 9.
Radne prostorije arhiva trebaju biti zaštićene od pristupa neovlaštenih osoba, u radno i izvan radnog vremena, opremljene vatrodojavnim sustavom i opremom za gašenje požara. Radne prostorije trebaju biti opremljene radnim stolovima, ormarima i drugom uredskom opremom koja odgovara namjeni pojedine prostorije. U prostorijama u koje se u okviru radnog procesa unosi arhivsko gradivo treba se nalaziti ormar koji se može zaključati.
U radnim prostorijama treba biti postavljena računalna i komunikacijska mreža i oprema nužna za rad. Arhivi koji obavljaju nadzor nad stvarateljima izvan sjedišta arhiva, te imaju spremišta na više lokacija ili izvan objekta u kojem su radne i korisničke prostorije, trebaju raspolagati prije­voznim sredstvom.

Članak 10.
Arhivi koji obavljaju restauraciju i konzervaciju gradiva trebaju imati uređen i opremljen laboratorij za restauraciju i konzervaciju, s vlastitim spremištem repromaterijala i priručnim spre­mištem ili ormarom za sigurnu pohranu gradiva koje je primljeno na obradu. Prostorije laboratorija ne mogu se koristiti i za druge namjene. Arhivi koji obavljaju zaštitno ili sigurnosno snimanje gradiva trebaju imati prostoriju koja je primjereno uređena i opremljena, ovisno o tehnologiji snimanja s vlastitim spremištem repromaterijala i priručnim spremištem ili ormarom za sigurnu pohranu gradiva koje je primljeno na obradu. Prostorije u kojima se odvija snimanje ne mogu se koristiti i za druge namjene. Oprema laboratorija za konzervaciju i restauraciju, odnosno laboratorija za snimanje gradiva treba biti takova da omogućuje neometano i redovito odvijanje cjelokupnog predviđenog tehno­loškog procesa. Ne može se koristiti neispravna oprema ili opre­ma i postupci koji mogu oštetiti ili uništiti gradivo.

3. Prostor za korištenje gradiva

Članak 11.
Svaki arhiv mora imati čitaonicu, prostoriju za prijam, registraciju i savjetovanje korisnika i garderobu za korisnike. Na ulazu u objekt koji je otvoren za korisnike i posjetitelje arhiv je dužan osigurati dežurstvo radi nadzora ulaska i informiranja posjetitelja odnosno ugraditi odgovarajuću opremu.

Članak 12.
Čitaonica i prostorija za prijam trebaju biti smještene tako da im se pristupa bez prolaska kroz dio objekta u kojem su spre­mišne prostorije ili radne prostorije. Čitaonica treba biti opremljena stolovima i stolicama za korisnike i primjerenom rasvjetom. U čitaonici ili njezinoj nepo­sred­noj blizini trebaju se nalaziti police s obavijesnim poma­galima i priručnom literaturom. Na prikladnom mjestu treba se nalaziti radno mjesto za dežurnog djelatnika u čitaonici s kojeg on ima pregled nad prostorijom i korisnicima, tako da je uočljiv i dostupan te da ne ometa korisnike. U čitaonici treba osigurati dovoljno mjesta za sve korisnike. Čitaonica ne smije imati manje od pet radnih mjesta. Garderoba za korisnike treba se nalaziti u neposrednoj blizini čitaonice ili u prostoru kojim se korisnici kreću od ulaska u zgradu do čitaonice. Uz čitaonicu treba osigurati i prostor za boravak korisnika u vrijeme stanke u radu.

Članak 13.
U čitaonici i prostoriji za prijam i registraciju korisnika treba osigurati stalno dežurstvo stručnog djelatnika. Čitaonica i prostorija za prijam i registraciju korisnika trebaju biti otvorene svakoga radnog dana, u pravilu u uredovno radno vrijeme. Osim u iznimnim slučajevima, čitaonica ne smije biti otvorena kraće od sedam sati dnevno.

Članak 14.
Arhiv koji čuva gradivo za čije su korištenje potrebna teh­nička pomagala ili uređaji (audio-vizualni zapisi, film i mikrofilm, elektronički zapisi) dužan je u čitaonici ili posebnoj prostoriji korisnicima osigurati radno mjesto s potrebnim uređajem u ispravnom stanju. Gradivo iz stavka 1. ovoga članka može se iznimno koristiti i u radnoj prostoriji u kojoj se nalazi potrebni uređaj, ako je u toj prostoriji osigurano dežurstvo djelatnika arhiva za vrijeme dok korisnik boravi u prostoriji.

Članak 15.
Državni arhivi i arhivi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave trebaju imati prostor za postavljanje manjih iz­ložbi arhivskog gradiva i dvoranu za predavanja i prijam grupa posjetitelja.

Članak 22.
Prilikom osnivanju arhiva osnivač je dužan izraditi studiju opravdanosti i izvedivosti u kojoj treba utvrditi postojanje minimalnih uvjeta za rad arhiva. U studiju iz stavka 1. ovoga članka treba:

• utvrditi izvor, vrstu i količinu gradiva koje će se pohraniti u arhiv, te dinamiku preuzimanja,
• izraditi procjenu potrebnoga spremišnog, radnog i koris­ničkog prostora i pripadajuće opreme,
• utvrditi broj i strukturu potrebnoga stručnog, administrativ­nog i pomoćnog osoblja,
• izraditi procjenu sredstava za osnivanje arhiva i redovni rad po osnivanju,
• utvrditi izvor sredstava za osiguranje potrebnog prostora, opreme i osoblja, te trajni izvor sredstava za rad arhiva,
• utvrditi da su osigurani uvjeti za osnivanje arhiva, sukladno odredbama Zakona i drugih propisa,
• utvrditi da su osigurani uvjeti smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broja i strukture stručnog osoblja, sukladni odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 23.
Prilikom promjene nadležnosti ili djelatnosti arhiv je dužan izraditi studiju o utjecaju koji ta promjena ima na uvjete i sredstva za rad arhiva. U studiji iz stavka 1. ovoga članka obvezno se navodi: osnova i razlog za promjenu nadležnosti, odnosno djelatnosti, način i rokovi preuzimanja poslova i razgraničenja djelatnosti s drugim arhivima ili ustanovama, vrsta i količina sredstava i opreme te vrsta i broj stručnih i ostalih djelatnika koje je potrebno osigurati za obavljanje pojedinih poslova, izvor sredstava i procjena ukupnih troškova koji proizlaze iz promjene nadležnosti, odnosno djelatnosti.