Članak 3.

Sjednicu Skupštine saziva se na način predviđen Statutom i predsjedava joj predsjednik HAD-a. Uz predsjednika radno predsjedništvo Skupštine čine potpredsjednik i tajnik HAD-a. Skupštinom može predsjedavati i jedan od potpredsjednika ukoliko ga za to ovlasti predsjednik. Radno predsjedništvo, a za potrebe utvrđivanja kvoruma i brojenja glasova može oformiti i verifikacijsku komisiju od tri člana. Formiranje verifikacijske komisije je obavezno u slučajevima izbora tijela Društva.

Članak 4.

Na Skupštini HAD-a pravo sudjelovanja imaju članovi HAD-a koji su upisani u registar članova HAD-a te pod uvjetom da redovito plaćaju članarinu. Sudionike Skupštine HAD-a čine osobe iz stavka 1. ovog članka i to fizičke osobe koje na Skupštini sudjeluju neposredno i pravne osobe koje sudjeluju putem svojih ovlaštenih i imenovanih predstavnika. Ovlaštenim predstavnikom pravne osobe smatra se osoba ovlaštena za zastupanje te pravne osobe.

Članak 5.

Svaki sudionik Skupštine može drugog sudionika Skupštine pisanom specijalnom punomoći ovlastiti da u njegovo ime glasuje na Skupštini.

Članak 6.

Skupština svoje odluke donosi natpolovičnom većinom prisutnih članova, odnosno njihovih opunomoćenika, ukoliko je na sjednici Skupštine Društva nazočan jedan član više od polovice ukupnog broja članova, odnosno opunomoćenika i ukoliko Statutom nije propisana neka druga većina potrebna za donošenje odluke. Ako nije nazočan jedan član više od polovice ukupnog broja članova, odnosno opunomoćenika, čeka se pola sata od predviđenog početka sjednice. Nakon toga kvorumom se smatra nazočni broj članova, ako on nadilazi trećinu ukupnog redovnog članstva. Glasovanje na Skupštini u pravilu je javno, ako se prilikom utvrđivanja dnevnog reda ne odluči drugačije. Tajno glasovanje provodi se prilikom izbora predsjednika Društva, članova Predsjedništva i Nadzornog odbora. Poslovnik Skupština donosi natpolovičnom većinom glasova prisutnih članova. Izvanredna skupština može se sazvati i elektronskim putem tako da se odluke donose elektronskim glasovanjem. Za utvrđivanje rezultata elektronskog glasovanja Predsjedništvo predlaže tročlano povjerenstvo o kojem ista skupština odlučuje elektronskim glasovanjem uz izbor zapisničara i ovjerovitelja zapisnika. Kod tajnog glasovanja, Povjerenstvo je obvezno čuvati službenu tajnu.

Članak 7.

Rad Skupštine je javan. U radu Skupštine mogu uz prethodno odobrenje radnog predsjedništva sudjelovati i gosti, ali bez prava odlučivanja.

Članak 8.

Na Skupštini HAD-a predsjedavajući Skupštine javno utvrđuje broj prisutnih članova odnosno sudionika Skupštine i postojanje kvoruma. Nakon utvrđivanja kvoruma predsjedavajući razlaže predloženi dnevni red, a koji nakon rasprave glasovanjem usvaja Skupština. Predsjedavajući upravlja radom Skupštine i brine se o redu na Skupštini. Rasprava o pojedinim točkama dnevnom reda provodi se u pravilu na način da o pojedinoj točci dnevnog reda prvo razlaže predlagatelj, zatim se provodi rasprava, a naposljetku glasovanje. Sudionici Skupštine i gosti koji žele sudjelovati u raspravi prijavljuju se predsjedavajućem. O redoslijedu sudjelovanja u raspravi odlučuje predsjedavajući, a u slučaju spora radno predsjedništvo. Izlaganje sudionika u raspravi u pravilu traje do tri minute. Radno predsjedništvo taj rok može ovisno o okolnostima slučaja i broju prijavljenih sudionika produljiti ili skratiti.

Članak 9.

O radu Skupštine se vodi zapisnik. Zapisnik potpisuje zapisničar i ovjerovitelj zapisnika. Predsjedavajući Skupštine može predložiti više od jednog zapisničara i ovjerovitelja zapisnika.

Članak 10.

Troškove organiziranja i održavanja Skupštine snosi Društvo. Troškove sudjelovanja na Skupštini snosi svaki sudionik Skupštine osobno.

Članak 11.

Izbor Predsjednika i Predsjedništva Redovni izbori za Predsjednika i Predsjedništvo HAD-a vrše se svake četiri godine na redovnoj Skupštini Društva. Kandidati za predsjednika moraju najmanje mjesec dana prije izbora istaknuti svoju kandidaturu koju će potkrijepiti s 15 potpisa članova Društva. Kandidati za predsjedništvo moraju najmanje mjesec dana prije izbora istaknuti svoju kandidaturu koju će potkrijepiti s 10 potpisa članova Društva. Na temelju iznesenih kandidatura Predsjedništvo u odlasku sastavlja jednu abecednu listu kandidata za predsjednika, a jednu za predsjedništvo. Na izbornoj Skupštini se bira Izborna komisija koja mora imati najmanje tri člana i njeni članovi ne smiju biti kandidati za jedno od biranih tijela. Zatim se pristupa glasovanju. Nakon toga Izborna komisija utvrđuje rang listu kandidata za predsjednika i rang listu kandidata za predsjedništvo od onog kandidata s najvećim brojem glasova do onog kandidata s najmanjim brojem glasova. U koliko jedan ili više kandidata imaju jednak broj glasova, pa se ne može utvrditi koji će od njih biti izabran, glasovanje će se ponoviti samo za te kandidate, pa će se temeljem rezultata tog drugog kruga glasovanja odrediti njihov međusobni redoslijed. Predsjednik je osoba koja ima najveći broj glasova na rang listi za predsjednika. U predsjedništvo je izabran onaj broj kandidata koliko ih se bira počevši od onog koji je dobio najveći broj glasova pa na niže. U koliko se na način određen stavkom 7. 8. i 9. ovog članka niti u drugom krugu glasovanja ne može odrediti redoslijed kandidata, cijelo glasovanje se poništava i ponavlja se postupak kandidature i izbora predsjednika ili članova predsjedništva po proceduri iz ovog članka.

Članak 12.

Rad Predsjedništva

Predsjedništvo se sastaje prema potrebi, a najmanje dva puta godišnje. Sjednicu Predsjedništva saziva predsjednik ili u slučaju njegove privremene spriječenosti potpredsjednik. Predsjedništvo može pravovaljano odlučivati ako je na sjednici nazočno više od polovice njegovih članova. Odluke su pravovaljane ako za njih glasuje natpolovična većina ukupnog broja članova Predsjedništva.

Članak 13.

Pored Statutom određenih poslova Predsjedništvo

• organizira ili suorganizira predavanja, seminare i savjetovanja i druge oblike stručnog rada,
• odlučuje o osnivanju sekcija,
• odlučuje o uplati članarine,
• prima nove članove i odlučuje o prestanku članstva,
• vodi suradnju sa srodnim društvima u zemlji i inozemstvu,
• odlučuje o počasnim članovima Društva i predlaže Skupštini potporne Članove

Članak 14.

Tajnik Društva skrbi o pripremi materijala za sjednice Skupštine i Predsjedništva,

• usklađuje rad sekcija Društva,
• vodi administraciju Društva i dokumentaciju o sjednicama Skupštine, Predsjedništva i Nadzornog odbora,
• brine o ispravnosti i pravovremenosti provedbe kandidacijskog postupka za izbor predsjednika Društva, odnosno članova Predsjedništva i Nadzornog odbora,
• vodi evidenciju članova.

Članak 15.

Izbor Nadzornog odbora

Pravo predlaganja članova za Nadzorni odbor ima svaki član Skupštine koji može predložiti najviše onaj broj kandidata koliko ih se bira u nadzorni odbor. Svaki predloženi kandidat treba se suglasiti s kandidaturom. Na temelju iznesenih prijedloga Izborna komisija sastavlja abecednu listu kandidata za Nadzorni odbor. Zatim se pristupa glasovanju za svakog kandidata na listi. Nakon toga Izborna komisija utvrđuje rang listu kandidata za Nadzorni odbor od onog kandidata s najvećim brojem glasova do onog kandidata s najmanjim brojem glasova. U koliko jedan ili više kandidata imaju jednak broj glasova, pa se ne može utvrditi koji će od njih biti izabran, glasovanje će se ponoviti samo za te kandidate, pa će se temeljem rezultata tog drugog kruga glasovanja odrediti njihov međusobni redoslijed. U Nadzorni odbor je izabran onaj broj kandidata koliko ih se bira počevši od onog koji je dobio najveći broj glasova pa na niže. U koliko se na način određen stavkom 6. i 7. ovog članka niti u drugom krugu glasovanja ne može odrediti redoslijed kandidata, cijelo glasovanje se poništava i ponavlja se postupak kandidature i izbora za članove Nadzornog odbora po proceduri iz ovog članka. Članovi nadzornog odbora mogu biti izabrani i konsenzusom Skupštine mimo odredbi stavaka 3. do 8. ovog članka.

Članak 18.

Društvo svojim članovima može dodijeliti godišnje Nagrade za iznimne rezultate u ostvarivanju ciljeva Društva ili unapređenju arhivske službe i arhivistike. Nagrade dodjeljuje Skupština Društva.

Članak 19.

Skupština na prijedlog Predsjedništva može dodijeliti priznanje pojedincu ili organizaciji koji nisu članovi Društva ukoliko su materijalno ili na drugi način pomogli ostvarivanje ciljeva Društva.

Članak 20.

Kriteriji za dodjelu, te oblik i sadržaj nagrada i priznanja pobliže se uređuju Pravilnikom o dodjeli nagrada i priznanja kojeg donosi Skupština Društva.

Članak 21.

Obvezujuća objašnjenja i tumačenja u svezi s ovim Poslovnikom daje Skupština HAD-a.