Članak 1.
Ovim Pravilnikom utvrđuju se vrste i način vođe­nja evidencija u državnim arhivima (u da­lj­njem tekstu: arhivima) i drugim arhivima obuhvaćenim Upisnikom arhivâ u Republici Hrvatskoj.

Članak 2.
Pod evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala i dokumentacija koja se o gradivu vodi u arhivima teme­ljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u da­lj­njem tekstu: Zakon).

Članak 3.
Arhivi su obvezni voditi s­ljedeće evidencije:

• K­njiga prim­ljenog arhivskoga gradiva (K­njiga akvizicija),
• K­njiga pohra­njenog arhivskoga gradiva (K­njiga depozita),
• Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva,
• Dosje arhivskoga fonda/zbirke,
• K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe,
• K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u dopunske svrhe,
• K­njiga restauriranog i konzerviranog arhivskoga gradiva,
• Evidencija stvarate­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva,
• Evidencija imate­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva te
• Evidencije o korište­nju arhivskoga gradiva.

Članak 4.
Pored evidencija iz članka 3. ovoga Pravilnika, Hrvatski dr­ž­av­ni arhiv, kao središ­nji i matični arhiv Republike Hrvatske, vodi i s­ljedeće evidencije:

• Re­gistar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske,
• Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskoga gradiva u Republici Hrvatskoj,
• Evidencija o arhivskome gradivu od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o gradivu ise­ljene Hrvatske,
• Re­gistar arhivskoga gradiva Republike Hrvatske koje je proglašeno kulturnim dobrom
• Upisnik arhivâ u Republici Hrvatskoj te
• Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima.

Članak 5.
Arhivi izrađuju i obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva. To su: pregledi, vodiči, inventari fondova i zbirki, popisi i druga obavijesna pomagala:

Članak 6.
(1) Knjiga primljenoga arhivskog gradiva (Knjiga akvizicija) i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva (Knjiga depozita) sadržavaju s­ljedeće podatke:
1. Redni broj upisa tijekom godine
2. Datum preuzima­nja
3. Naziv i adresa predavate­lja
4. Pravna osnova predaje (preuzima­nje po službenoj dužnosti, otkup, poklon, pohrana/depozit)
5. Datum, klasa i uru­džbeni broj zapisnika odnosno ugovora o primopredaji
6. Naziv stvarate­lja gradiva
7. Sadržaj gradiva
8. Vremenski raspon cjeline gradiva
9. Količina cjeline gradiva
10. Oznaka fonda ili zbirke kojima je gradivo pripojeno
11. Smještaj gradiva
12. Napomena.

(2) K­njiga akvizicija i K­njiga depozita imaju kazala stvarate­lja gradiva, predavate­lja gradiva i fondova/zbirki.

(3) Uz K­njigu akvizicija i K­njigu depozita vodi se dosje svake akvizicije koji sadržava dokumentaciju nastalu u postupku primopredaje (dopisiva­nje o primopredaji, primopredajni zapisnik odnosno ugovor, popis predanoga arhivskog gradiva, popis gradiva koje još nije predano i dr.). Za svaki dosje vodi se popis dokumenata u dosjeu koji sadržava redni broj dokumenta u dosjeu, naziv, datum i uru­džbeni broj dokumenta.

(4) Upisi u K­njigu akvizicija u K­njigu depozita ne mogu se brisati. Ako je potrebno ispraviti netočan podatak, precrta ga se tako da ostane čit­ljiv, a pored ­nje­ga upiše se ispravak. Stranice K­njige akvizicija i K­njige depozita trebaju biti numerirane, uvezane i prošivene zapečaćenom vrpcom te ovjerov­ljene potpisom ravnate­lja i pečatom arhiva.

(5) Ako se K­njiga akvizicije i K­njiga depozita vode u elek­tro­ničkom obliku, mora se osigurati autentičnost zapisa. Ispravci se provode tako da ostane sačuvan raniji podatak. Unos i ispravak podataka može obav­ljati samo za to ovlaštena osoba. Podatci o osobi koja je unijela ili ispravila podatak u K­njizi akvizicija i K­njizi depozita te o nadnevku unosa odnosno ispravka upisuju se automatski i ne mogu se naknadno mije­njati.

(6) Po završetku kalendarske godine elektronički upisi u K­nji­gu akvizicija i K­njigu depozita za tu kalendarsku godinu se ispisuju na papir, a ispisane se stranice numeriraju, uvezuju i prošivaju na način utvrđen u stavku 4. ovoga članka.

Članak 8.
Za svaki fond ili zbirku vodi se i Dosje arhivskoga fonda/zbirke (u da­lj­njem tekstu: Dosje). Uz osnovne podatke o fondu ili zbirci iz Opće­g inventara Dosje sadržava:

• podatke o dokumentaciji o preuzima­nju u arhiv,
• podatke o sređiva­nju gradiva (opis sta­nja prije sređiva­nja, podatci o sređiva­nju i obrazlože­nje usvojenoga nacrta sređiva­nja),
• podatke o sačuvanosti gradiva (podatci i zapisnici o izlu­čiva­njima prije preuzima­nja, podatci o dijelovima gradiva koji se nalaze u drugim ustanovama, popis arhivskoga gradiva izlučenog u arhivu i obrazlože­nje),
• podatke o snima­nju, restaurira­nju i konzervira­nju gradiva,
• povijest stvarate­lja,
• povijest fonda ili zbirke te
• bibliografiju radova o stvarate­lju, arhivskome fondu/zbirci i bibliografiju radova objav­ljenih na teme­lju korište­nja gradiva.

Članak 9.
(1) K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe (u da­lj­njem tekstu: K­njiga snim­ljenoga gradiva) sadržava s­ljedeće podatke:
1. Redni broj upisa preslike u K­njigu snim­ljenoga gradiva
2. Signatura i naziv izvornika
3. Signatura preslike
4. Cjelovitost snima­nja
5. Podloga i tehnika snima­nja
6. Vrsta preslika
7. Količina zapisa
8. Podatci o odgovornosti za izradbu preslike
9. Topografska oznaka preslike
10. Dostupnost
11. Napomena.

(2) Različite vrste preslika istoga gradiva vode se pod jedinstvenom signaturom.
(3) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snima­nja (crno-bijelo ili u boji, mikrofilmira­nje, fotografira­nje, skenira­nje), format filma (16 mm, 35 mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma (mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).
(4) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu preslike (matični ne­gativ, posredni ne­gativ, dijapozitiv i sl.) i generacija preslika (prva, druga i treća itd.).
(5) Količina analognih zapisa, mikrooblika i fotografija, iska­zuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video zapisa u traja­nju reprodukcije, a količina digitalnih zapisa uz to i u kilobajtima i broju datoteka.
(6) Podatci o odgovornosti za izradbu preslike su: prezime i ime osobe koja je izradila presliku, naziv ustanove u kojoj je preslika izrađena i Datum izradbe preslike.
(7) Na upis u K­njigu snim­ljenoga gradiva primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.

Članak 17.
(1) Evidencija o arhivskome gradivu od znače­nja za Repub­liku Hrvatsku u inozemnim arhivima i o gradivu ise­ljene Hrvat­ske sadržava s­ljedeće podatke:
1. Redni broj i datum upisa
2. Podatci o imate­lju (naziv/prezime i ime)
3. Signatura i naziv fonda ili zbirke kojemu pripada evidentirano gradivo
4. Sadržaj evidentiranoga gradiva
5. Vrijeme nastanka evidentiranoga gradiva
6. Količina evidentiranoga gradiva
7. Prezime i ime osobe koja je obavila evidentira­nje
8. Vrijeme evidentira­nja gradiva
9. Dostupnost
10. Postoja­nje preslika gradiva
11. Napomena.

(2) Uz Evidenciju o arhivskome gradivu od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemnim arhivima i o gradivu iseljene Hrvatske vode se dosjei ustrojeni po državama, gradovima i ustanovama u kojima je gradivo evidentirano.

(3) Dosje sadržava:
- popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala iz stranih arhiva za fondove i zbirke kojima pripada evidentirano gradivo,
- popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala nastala kao rezultat evidentira­nja takvoga gradiva,
- popise preslika takvoga gradiva koji su pribav­ljeni radi nadopune gradiva u arhivima i radi istraživačkih potreba te
- izvješća o evidentira­nju i drugu dokumentaciju nastalu tijekom evidentira­nja.

Članak 18.
(1) Arhivi i druge javnopravne osobe koje su evidentirale arhivsko gradivo od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemnim arhivima sredstvima iz državnoga proračuna, obvezne su po završetku evidentira­nja dostaviti Hrvatskome državnom arhivu presliku popisa evidentiranoga gradiva, preslik popisa kopiranoga gradiva i druga obavijesna pomagala izrađena ili pribav­ljena tijekom evidentira­nja.
(2) Hrvatski državni arhiv obvezan je omogućiti pristup evidentiranim podatcima i drugim istraživačima isk­ljučivo uz suglasnost arhiva ili druge javnopravne osobe čiji su djelatnici gradivo evidentirali.
(3) Hrvatski državni arhiv svake godine objav­ljuje popis dokumentacije o arhivskome gradivu evidentiranom u stranim arhivima u prethodnoj godini.

Članak 21.
(1) Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima sadržava s­ljedeće podatke:
1. Redni broj i datum upisa
2. Prezime i ime
3. Datum i mjesto rođe­nja
4. Adresa stanova­nja
5. Naziv i adresa ustanove zaposle­nja
6. Radno mjesto
7. Datum zasniva­nja radnog odnosa
8. Podatci o ranijem zaposle­nju
9. Podatci o školova­nju
10. Naziv i datum stjeca­nja stručnog zva­nja
11. Naziv i datum stjeca­nja znanstvenog zna­nja
12. Godina polaga­nja stručnog ispita
13. Zna­nje stranih jezika
14. Podatci o stručnom usavršava­nju
15. Članstvo u stručnim društvima, udrugama i sl.
17. Bibliografija objav­ljenih radova.
(2) O promjeni podataka o svojim zaposlenicima arhivi su dužni obavijestiti Hrvatski državni arhiv u roku od 30 dana od dana svake promjene.

Članak 22.
(1) Arhivsko gradivo se opisuje sukladno Općoj međunarod­noj normi za upis arhivskoga gradiva (u da­lj­njem tekstu: ISAD/G)) te sukladno Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obite­lji (u da­lj­njem tekstu ISAAR(CPF)) za opis povijesti stvarate­lja gradiva. Pri opisu arhiv­skoga gradiva koriste se i upute, pravilnici i smjernice koje donosi Hrvatski državni arhiv.
(2) Ovisno o razini i intenzitetu opisa razlikuju se s­ljedeća obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva: pre­gledi arhivskih fondova i zbirki, arhivski vodiči, inventari, re­gesta, popisi, kazala i dr.
(3) Izbor vrste pomagala, razine i sadržaja opisa ovisi o vrsti arhivskoga gradiva i procjeni potrebe za određenim pomagalom.
(4) Obavijesna pomagala se mogu izrađivati i objav­ljivati na klasičnom mediju ili u elektroničkom obliku.
(5) Pre­gled arhivskih fondova i zbirki sadržava opće podatke o svim arhivskim fondovima i zbirkama jedne zem­lje.
(6) Arhivski vodič je opis svih fondova i zbirki jednoga arhiva. U uvodnome dijelu sadržava i historijat arhiva, podatke o korište­nju gradiva i bibliografiju. Tematski arhivski vodič je popis arhivskih jedinica koje sadržavaju gradivo značajno za određenu temu, neko područje ili vremensko razdob­lje.

(7) Arhivski inventar/našastar je opis arhivskih jedinica jednoga fonda ili zbirke koji omogućuje pretraživa­nje, pronalaže­nje i razumijeva­nje sadržaja i konteksta arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaže­­nje pripadajućih tehničkih jedinica.
Inventar sadržava:

• opis arhivskih jedinica odnosno identifikaciju i prikaz konteksta i sadržaja kroz mogućih 26 elemenata opisa grupiranih u 7 područja (identifikacija, kontekst, sadržaj, dostupnost i korište­­nje, dopunski izvori, napomene, kontrola opisa). Identifikacijska oznaka (signatura), naziv opisne jedinice, vrijeme nastanka, količina gradiva, razina opisa i naziv stvarate­­lja obvezni su elementi opisa,
• popis arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica te
• predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno kazalo.

(8) Arhivski inventar može biti sumarni ili analitički. Sumarni arhivski inventar sadržava opis arhivskih jedinica razine podserije i viših razina i popis tehničkih jedinica koje pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine. Analitički arhivski inventar sadržava opis arhivskih jedinica na razini predmeta i jedinica viših razina, a može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata te popis pripadajućih tehničkih jedinica.
(9) Re­gesta opisuje pojedinačni dokument s naznakom vremena i mjesta nastanka, sadržaja te va­­njskih karakteristika dokumenta.
(10) Arhivski popis, bez obzira na razinu opisa, obvezno sadržava signaturu, naziv odnosno sadržaj, vrijeme nastanka i količinu popisne jedinice.

Članak 23.
(1) Signatura/oznaka opisne jedinice sastoji se od: oznake države, oznake arhivâ, matičnog (identifikacijskog) broja fonda ili zbirke te oznake opisne jedinice.
(2) Oznaka za državu Hrvatsku je HR.
(3) Oznake za arhive su:

• HDA (Hrvatski državni arhiv),
• DABJ (Državni arhiv u Bjelovaru),
• DADU (Državni arhiv u Dubrovniku),
• DAGS (Državni arhiv u Gospiću),
• DAKA (Državni arhiv u Karlovcu),
• DAOS (Državni arhiv u Osijeku),
• DAPA (Državni arhiv u Pazinu),
• DARI (Državni arhiv u Rijeci),
• DASK (Državni arhiv u Sisku),
• DASB (Državni arhiv u Slavonskome Brodu),
• DAST (Državni arhiv u Splitu),
• DAVŽ (Državni arhiv u Varaždinu),
• DAZD (Državni arhiv u Zadru),
• DAZG (Državni arhiv u Zagrebu),
• AHAZU (Arhiv Hrvatske akademije znanosti i umjetnosti).

Članak 24.
(1) Evidencije iz ovoga Pravilnika koje se vode u elek­troni­č­kom obliku moraju biti zaštićene od neovlaštenog unosa, brisa­­nja, izmjene, pristupa i upotrebe podataka autorizacijom pristupa, evidentira­­njem odgovornosti za unos i promjenu podataka i redovitim sigurnosnim kopira­­njem.
(2) Arhiv ili druga ustanova koja vodi evidencije iz ovoga Pravilnika u elektroničkom obliku obvezna je donijeti pisani akt u kojem će utvrditi plan i metodologiju dugoročne zaštite podataka.
(3) Akt iz stavka 2. ovoga članka treba sadržavati opis tehnologije u izradbi evidencija, opis primije­­njenih standarda, formata podataka te plan i opis postupaka kopira­­nja, konverzije, refor­matira­­nja i migracije podataka koji se predviđaju.
(4) Jedna kopija akta iz prethodnoga stavka dostav­­lja se Hrvatskome državnom arhivu.

Članak 25.
(1) Državni arhivi i drugi arhivi upisani u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj, za područje svoje nadležnosti obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu podatke iz članka 15. stav­ka 2. ovoga Pravilnika u roku od šest mjeseci od dana stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika.
(2) Državni arhivi će u roku od 90 dana od stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika Hrvatskome državnom arhivu dostaviti prijedlog o upisu u Upisnik iz članka 20. ovoga Pravilnika.
(3) Državni arhivi obvezni su u roku od 6 mjeseci od stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika dostaviti Hrvatskome državnom arhivu podatke iz članka 21. stavka 1. ovoga Pravilnika.
Članak 26.
Stupa­­njem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Uputstvo o vođe­­nju evidencije u arhivima ("Narodne novine" 7/63) i Uputstvo o vođe­­nju evidencije arhiva i zbirki arhivske građe ("Narodne novine" 12/67).

Članak 27.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u "Narodnim novinama".